Документация в управлении предприятиями

Если  документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), названия, даты и номера утверждающего документа, в именительном падеже.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ  Роскомархива Украины

16.05.2001 № 40

Гриф  утверждения размещают справа вверху первого листа документа.

Заглавие  к тексту документа включает краткое содержание  документа и согласуется с наименованием вида  документа.  Заглавие может отвечать  на

вопросы:

    . о чем (о ком), например: Приказ  о создании аттестационной комиссии;

    . чего (кого), например: Должностная  инструкция секретаря - референта.

      К тексту документов, оформленных   на  бланках  формата  А5,  заглавие

можно не составлять.

      Текст  документа  составляют  на  украинском  или  русском   языке  в соответствии  с   законодательством  Украины   о  государственных языках.

Документы, которые посылают зарубежным адресатам, можно оформлять украинским или языком страны адресата или одним из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен сжато, грамотно, понятно, без повторов, которые не несут смысловой нагрузки.

      Текст документов оформляют в  виде анкеты, таблицы, связанного  текста или в виде соединения  этих структур.

 Графы  и строки  таблицы  должны  иметь  заголовки,  выраженные  именем существительным в именительном падеже.  Подзаголовки  граф  и  строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем  на  одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих  страницах печатаются только номера этих граф.

Если  части текста имеют разные смысловые аспекты, или текст документа содержит несколько решений, выводов и тому подобное, его нужно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, какие нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Отметку, о наличии дополнений размещают под текстом документа.

Подпись состоит из названия должности лица, который подписывает документ, личной подписи, инициалов и фамилии. Реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии дополнений.

Если  документ подписывают несколько (двое или больше) лиц, то их подписи располагают друг под другом в соответствии с подчиненностью должностных лиц.

Пример:

Директор                           Подпись      Ф.И.О.

Главный бухгалтер                Подпись      Ф.И.О.

Отпечатком  печати организации удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых ставят отпечаток печати, определяет организация на основании нормативно правовых актов.

Отметку о засвидетельствовании копии документа  пишут «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов и фамилии, дату засвидетельствования копии.

Пример:

Согласно  оригиналу

Секретарь       Подпись    Ф.И.О.

26.06.2001

      Согласование  документа  оформляется   визой,  включающей   подпись   и

должность визирующего документ, расшифровку  подписи  (инициалы,  фамилию)  и

дату  подписания.

Пример:

      Начальник юридического отдела

      Подпись                                А.С. Орлов

      25.01.2000

  При  наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

Пример:

      Замечания прилагаются

      Начальник юридического отдела

      Личная подпись                                А.С. Орлов

      25.01.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу.

      Отметку о выполнении документа и направлении его к делу ставят в левом углу внизу первого листа документа. Она содержит такие данные: ссылка на дату и номер документа о его выполнении или короткую справку о выполнении, слова «К делу», номер дела, в котором документ будет сохраняться, дату направления документа к делу, название должности и подпись исполнителя.

Пример:

К делу № 03-4

Ответ послан 13.05.2001 № 03-12/113

Должность  Инициалы, фамилия

14.05.2001 

Для документов, которые изготовляют на конторской печатной машинке или с помощью компьютерной техники размер шрифта 12—14 печатных пунктов.      Первую строку каждого абзаца текста следует печатать,  отступив  на  5

знаков  от границы левого поля. Название вида документа печатают большими буквами.

Текст  документа на бумаге формата А4 печатается через 1,5  междустрочных интервала.  Для документов формата А5 допускается печатание текста  через 1-1,5 междустрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф соглашения», выделяют один от другого 1,5-2 междустрочными интервалами.

Оформляя  документы на двух и больше страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц  проставляются  посередине  верхнего  поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии  не  менее 10 мм от верхнего края листа. 
 

       
 
 
 
 
 

3.         Характеристика конкретного предприятия.

Министерство охраны здоровья Украины ─ центральная детская поликлиника № 2 была открыта в  1970 году. Основными задачами данной поликлиники стали: обслуживание детского населения в возрасте от 0 до 18 лет. Руководством были определены следующие виды деятельности: лечебно-диагностическая, консультативная, профилактическая, образовательная, научно-исследовательская.

    Все подразделения поликлиники базируется в единственном здании, расположенном на Харьковском шоссе, 121. В 1996 г. был открыт Центр восстановительной и реабилитационной терапии, как одно из подразделений ЦДП.

       В состав ЦДП №2 входят следующие подразделения:

1. Лечебные отделения №1, 2, ведущие прием детского населения по лечебным и консультативным вопросам,
2. Профилактическое отделение, в состав которого входит кабинет здорового ребенка. Здесь наблюдаются дети в возрасте до  трех лет в эпикризные сроки. Далее в состав профилактического отделения входит прививочный кабинет, который обслуживает врач-консультант по профилактической работе и медсестра.
3. Отделение функциональной диагностики, в состав которого входят рентген кабинет, кабинет УЗИ,
4. Лабораторное отделение, дающее информацию для постановки диагноза,
5. Физиокабинет,
6. Кабинеты узких специалистов,
7. Центр реабилитационной терапии.

    Прием населения ведется по принципу участковости. В поликлинике имеется 24 участка, за которыми закреплено определенное число детей, согласно их прописке. Ежедневный прием составляет 6 часов в поликлинике. Далее выделяется 1 час для работы с документами, потом участковый врач обслуживает вызова своего участка. Направления к специалистам, на лабораторное обследование, на физиолечение также выдаются участковым педиатром. По необходимости используются в качестве дополнительных диагностических резервов крупные стационары, куда больные направляются на ФГДС, ЯМР, КТ, сложные биохимические исследования различных жидкостей организма.

    Лечебная  деятельность предполагает сбор анамнеза, осмотр, обследование, постановку диагноза и назначение лечения с последующим контролем результатов.

    Консультативная деятельность подразумевает прием  пациентов по различным вопросам, требующим мнения нескольких специалистов или специалиста более высокого уровня.

    Профилактическая  деятельность – проведение календарных  и по эпидемическим показаниям прививок,  лекции, призванные информировать граждан, как сохранить и поддержать здоровье.

    Образовательная деятельность: на базе ЦДП №2 располагается кафедра поликлинической педиатрии КМНУ, что позволяет обучать студентов, а также проводятся курсы повышения квалификации, где обучаются врачи курсанты.

    Научно-исследовательская  деятельность подразумевает проведение клинических исследований различных методов лечения, эффективности различных препаратов, разрешенных к использованию, а также особенностей протекания заболеваний на территории города Киева. Однако в последнее время, в связи с недостатком средств, данная деятельность практически не осуществляется.

    Руководящее звено поликлиники представлено главным врачом, заместителями главного врача по хозяйственной и лечебной части, заведующими отделениями. Главный врач решает административно-хозяйственные, организационные вопросы. Он разрешает спорные вопросы и конфликтные ситуации, возникающие в процессе работы поликлиники при невозможности решить их на более низших уровнях. Заместители главного врача отвечают соответственно за хозяйственную и лечебную часть. Обеспечивают заключение договоров на снабжение, поставку медикаментов и оборудования, направление врачей на специализацию и курсы повышения квалификации на очередную сертификацию. Заведующие отделениями более тесно работают с пациентами и врачами. Они ведут консультативный прием, разрешают конфликтные ситуации, набирают рабочие кадры, организуют всю лечебно-профилактическую работу своего отделения, организуют проверку соответствия проводимого лечения принятым стандартам, отраженным в клинико-статистических группах.

    До  недавнего времени поликлиника  финансировалась за счет государственного бюджета. Однако с января 2005 года она перешла на новую систему финансирования. Теперь средства будут поступать из фонда обязательного медицинского страхования за пролеченного больного. Учет прошедших случаев предполагается вести с помощью талонов амбулаторного пациента. Данная система уже несколько лет используется в терапевтической практике и показала свою эффективность. Однако она не учитывает специфику работы педиатрической службы. Т.к. наиболее активно обслуживаемый контингент – дети до 1 года, у которых, как правило, еще нет полисов, поликлиника будет терять деньги, хоть работа и будет выполняться. Кроме того, в летние месяцы посещаемость снижается, так как большинство детей уезжает на каникулы. Соответственно план приема выполняться не будет, за что предусматриваются штрафы. Таким образом, поликлиника будет лишаться некоторого объема денежных средств, в результате чего могут пострадать пациенты, так как качество помощи в эти условиях может снижаться.

    На  площади поликлиники сдаются в аренду места под аптеку и ларек детского питания, что приносит дополнительный доход.

    Полученные  средства идут на оплату труда работников, на закупку медикаментов, средств первой помощи, вакцин, другого расходного материала, закупку нового оборудования, обучение врачей, материально-технические нужды. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Организация работы с документами на предприятии.

       Сегодня уже многие пришли к мысли, что  культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

         Все документы, которые обращаются  в системе документооборота, в ЦДП №2 разделяют следующим образом: