Вопросы
интервью подразделяются на два типа:
- Общие вопросы
– вопросы, которые задаются всем руководителям
подразделений, независимо от их специализации;
- Специальные
вопросы – вопросы, которые относятся
к конкретной предметной области и задаются
только специалистам в этой области.
К числу
общих вопросов относятся:
- Основные
функции подразделения;
- Степень полномочий
и ответственности за результаты деятельности
подразделения;
- Наличие показателей
деятельности подразделения, их взаимосвязь
с системой санкций и поощрений;
- Документооборот
подразделения. Входящие и исходящие документы
подразделения;
Примерный
перечень специальных вопросов в разрезе
подсистем управления и специалистов
приведены в нижеследующих разделах.
Руководители
предприятия
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Генеральный
директор |
- Стратегические
цели предприятия. Порядок принятия, пересмотра
и уточнения;
- Степень делегирования
управления на нижестоящие уровни. Возможность
делегирования управления на более низкие
уровни;
- Удовлетворенность
существующей системой. Ее недостатки
и положительные стороны;
|
Управление
производственной деятельностью
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Производственная
служба |
- Тип производства,
производимая продукция, основные этапы
производственного процесса, длительность
производственного цикла;
- Основные
производственные подразделения, выполняемые
функции, территориальное расположение;
|
| Отдел
главного технолога |
- Разработка
технологического процесса, маршрутно-материальных
спецификаций;
- Материальные
и трудовые нормативы;
- Порядок классификации
продукции, узлов, деталей, услуг;
|
Управление
снабжением
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Отдел
снабжения |
- Последовательность,
сроки и периодичность действий в ходе
закупки.
- Классификация
сырья и материалов, порядок определения
объема закупок;
|
| Склад |
- Порядок контроля
движения и состояния запасов материалов,
нормативы запасов материалов
- Порядок отпуска
ТМЦ со склада. По какой стоимости производится
списание ТМЦ со склада, какими документами
сопровождается;
|
Управление
коммерческой деятельностью
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Коммерческий
директор |
- Наличие видов
бизнеса, имеющих принципиальные различия;
- Распределение
функций и ответственности между сотрудниками
(отделами) в области продаж;
|
| Отдел
маркетинга |
- Виды реализуемой
продукции, их структура, сегментация
рынка по территориальному, продуктовому,
клиентскому принципу;
|
Управление
персоналом
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Отдел
персонала |
- Категории
работников предприятия, положения об
отделах, должностные инструкции, порядок
привлечение дополнительной рабочей силы;
|
Управление
финансами
| Должность |
Примерный перечень
вопросов |
| Финансовый
директор |
- Организация
планирования и учета на предприятии;
- Аналитические
процедуры в области управления финансами;
- Распределение
функций и ответственности между сотрудниками
(отделами) в области управления финансами;
|
| Финансовый
отдел |
- Организация
управления финансами, состав участников,
распределение ответственности;
- Порядок контроля
за денежным оборотом, участники, ответственные
лица;
- Регламентирующие
и нормативные документы в области управления
финансами;
|
| Бухгалтерия |
- Организация
бухгалтерского учета, состав участников,
распределение ответственности;
- Внутренние
документы, регламентирующие ведение
учета;
|
1.2.2. Анализ
нормативных и отчетных
документов предприятия
В ходе
проведения интервью со специалистами
подразделений необходимо получить
и проанализировать нормативные документы,
регламентирующие деятельность предприятия.
К числу основных документов, которые
необходимо проанализировать для целей
диагностики системы управления относятся:
- Положение
об организационной структуре;
- Положения
об отделах (подразделениях);
- Должностные
инструкции специалистов;
- Положение
о документообороте;
На основе
полученных документов составляется представление
о видах деятельности предприятия,
методах планирования и учета, основных
подразделениях, состояния системы управления,
стратегических целях предприятия.
1.2.3.
Уточнение и сбор дополнительных
материалов
Процесс
проведения диагностики носит итеративный
характер, поэтому в ходе обследования
необходимо производить уточнение
и корректировку процесса обследования.
На данной стадии диагностики осуществляется:
- обобщение
материалов, полученных в ходе интервью
и изучения внутренних документов Заказчика;
- анализ и
оценка корректности и полноты полученных
материалов, уточнение, полученной информации;
- проведение
повторного интервью с отдельными специалистами
и запрос дополнительных материалов.
Завершается
диагностика подготовкой отчета,
описывающего состояние системы управления,
производственно-хозяйственной деятельности
предприятия, основные проблемы, выявленные
в ходе обследования и рекомендации по
устранению проблем, а также разработка
общей концепции системы управления организацией.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как
видно из данной работы, диагностика
системы управления предприятием является
начальным элементом процесса реорганизации
системы управления предприятием, призванным
дать направление реорганизации предприятия
в целях оптимизации системы управления
предприятия.
В
процессе проведения диагностики выявляются
все сильные и слабые стороны
существующей системы управления, уточняются
требования руководства организации к
перспективной системе управления, формируется
видение о том, каковы ситуация на данный
момент времени и какие шаги предполагается
предпринять для того, чтобы улучшить
управление организацией.
По
итогам проведения диагностики у
руководства организации появляется
четкое представление о том, что
представляет собой система управления
предприятием, какие управленческие функции
на предприятии работают не в полной мере,
чего недостает для наиболее успешного
развития организации в существующих
условиях.
Основным
итогом проведения диагностики системы
управления является не только и не
столько выявление существующих
проблем предприятия и путей
их решения, а оценка необходимости
проведения реорганизационных мероприятий
с точки зрения предполагаемого эффекта
от таких реорганизаций.
ЛИТЕРАТУРА
- Глущенков
В.В. Исследование систем управления. М.:
Крылья, 2000.
- Игнатьева
А.В., Максимцов М.М. Системы управления.
М.: Дело, 1999.
- Кормишова
О.В. Исследование систем управления. М.:
МНЭПУ, 2001.
ЭЛЕКТРОННЫЕ
РЕСУРСЫ
- 4. Группа
компаний «MSI ФДП-Аваль» [Электронный ресурс].
– Электрон. дан. – М., 1993-2010. – Режим доступа:
- http://www.msi-aval.ru/
- Бубнов С.
А. Диагностика системы управления /
С. А. Бубнов // Менеджмент качества [Электронный
ресурс]. – 2002-2009. – Режим доступа:
http://quality.eup.ru/SERTIFIC/diagnoz.htm
Приложение
№1 Анкета заказчика
АНКЕТА
ЗАКАЗЧИКА
Вид деятельности предприятия
- производство
- добыча и
переработка полезных ископаемых
- торговля
- строительство
- оказание
услуг
- другое (указать)_________________________________________________________
Организационная структура
предприятия
- линейно-функциональная
(нет обособленных подразделений, службы
предприятия подчиняются вышестоящему
руководителю, но при этом другие службы
могут контролировать, консультировать
и т.д.)
- дивизионная
(несколько обособленных достаточно самостоятельных
подразделений во главе с управляющей
компанией)
- матричная
(работа разбивается на проекты для выполнения
которых назначается руководитель проекта
и набираются сотрудники разных подразделений)
Географическое распределение
- предприятие
имеет представительства, филиалы в регионах,
отличных от региона расположения головного
офиса
- предприятие
имеет представительства, филиалы за рубежом
- предприятие
не имеет организационных единиц, расположенных
в регионах отличных от расположения головного
офиса
Стадия развития предприятия
- растущее
предприятие
- стабильная
деятельность
- спад деятельности
Количество сотрудников
предприятия__________________________________
Виды планирования,
применяемые на предприятии
- комплексное
бюджетирование всех видов деятельности
предприятия
- бюджетирование
отдельных видов деятельности, подразделений
предприятия
- только планирование
отдельных видов хозяйственной деятельности
(указать)_______________________________________________________________
- другое (указать)_________________________________________________________
Какое программное
обеспечение используется для планирования
и учета
- комплексная
ERP-система
- автоматизация
отдельных управленческих подсистем -
бухучет, логистика и т.д. (указать управленческую
подсистему и используемое программное
обеспечение) ________________________________________________________________________
- процесс планирования
и учета не автоматизирован
Пожелание к автоматизации
бюджетирования
- специальное
программное обеспечение для бюджетирования
- бюджетирование
средствами уже используемого программного
обеспечения
- автоматизация
не требуется
Дополнительная
информация о предприятии
Фактический адрес________________________________________________________
ФИО руководителя проекта
со стороны Заказчика__________________________________________________________________
Контактный телефон______________________________________________________
Адрес Интернет сайта____________________________________________________