Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

     Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

     Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

     Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

     Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

     Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

     2.2. Виды коммерческих деловых писем

 

     Запрос  и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

     Запрос  представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В  запросе обязательно указывается  наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

     Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

     Письмо-претензия (рекламация), ответ  на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

     Рекламация  содержит:

     - основания для предъявления претензий;

     - доказательства произошедшего ущерба;

     - конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию.

     Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она  переноситься в арбитраж.

     В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

     2.3. Электронные письма

 

     Электронная почта – совершенно особый вид  коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

     3.Структура деловых писем

     Обычно  служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

     1. Область заголовка. 

     В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

     В правой части заголовка размещаются  реквизиты адресата.

     Ниже  углового штампа размещается заголовок  к тексту документа. Языковая конструкция  заголовка может иметь вид:

     - предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;

     - по вопросу о + сущ. в предложном  падеже: «По вопросу о поставке  запчастей»;

     - касательно + сущ. в родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

     2. Собственно текст  письма.

     Основные  особенности оформления текста письма состоят в следующем.

     * Текст служебного письма, как  правило, должен касаться одного  вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут  рассматриваться в одном структурном  подразделении организации-адресата.

     * Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

     * Письма печатаются на стандартных  листах или бланках формата  А4 или А5; при оформлении письма  на двух и более страницах  вторая и последующие страницы  нумеруются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами.

     * Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

     * Если к тексту письма предусмотрено  приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

     3. Область подписи. 

     Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

     Если  исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и  его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с левой стороны. 

     4. Стандартные фразы  и выражения

     Начало  письма или факса может иметь  следующие варианты обращения:

     ·  Уважаемый Игорь Леонидович!

     ·  Господин Зорин!

     ·  Игорь Леонидович!

     ·  Уважаемый господин Зорин!

     ·  Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

     Затем уместны были бы слова благодарности:

     ·  Мы были рады получить Ваше письмо

     ·  Большое спасибо за факс от 04.06.00

     ·  Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

     Большинство писем продолджается далее словами:

     ·  В связи с ...

     ·  Согласно контракуту от ... N ...

     ·  В соответствии с ...

     Если  в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер  и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

     В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

     Отправка  груза, документа 

     ·  Отправляем Вам ...

     ·  Ставим Вас в известность ...

     ·  Высылаем Вам ...

     Напоминание

     ·  Напоминаем Вам ...

     ·  По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу

     Подтверждение

     ·  Концерн ... подтверждает получение ...

     ·  Подтверждаем, что партия ТНП получена ...

     Извещение

     ·  Сообщаем Вам, что ...

     ·  Ставим Вас в известность, что ...

     ·  Извещаем Вас, что ...

     Просьба

     ·  Пожалуйста сообщите ...

     ·  Просим оплатить в течение ... банковских дней ...

     ·  Мы будем благодарны, если Вы ...

     Гарантия 

     ·  Оплату гарантируем.

     ·  Качество продукции наша фирма гарантирует.

     Предложения

     ·  Мы рады предложить Вам ...

     ·  Предлагаем Вам ...

     ·  Мы можем рекомендовать ...

     ·  Мы уверены, что Вы заинтересуетесь ...

     Отказ

     ·  К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворрена по следующим причинам ...

     ·  К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ...

     ·  К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ...

     Предупреждение 

     ·  Фирма оставляет за собой право обратиться ... , если Вы ...

     ·  Задержка поставок может привести к ...

     ·  Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены ...

     Приглашение

     ·  Просим принять участие в  ...

     ·  Приглашаем Вас ...

     ·  Мы рады пригласить Вас ...

     Письма  можно закончить фразами:

     ·  Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

     ·  Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

     ·  Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

     ·  С уважением

     К сожалению, составители деловых  писем зачастую допускают массу  ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

           Структурные ошибки.

           Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

           Синтаксические  ошибки.

     -  Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении.

     - Нарушение специфики употребления  деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи  действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

     - Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.