Деловое общение

   координация  деятельности всех служб предприятия  и всех его сотрудников;

   принятие  решения.

   Кроме  того, что деловое совещание является  способом привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее  сложным вопросам, возникающим на  предприятии, оно может решать  важную учебно-воспитательную задачу.

      На совещании сотрудники учатся  работать в коллективе, комплексно  подходить к решению задач,  достигать компромиссы, приобретают  культуру общения.

      Для некоторых предприятий деловое  совещание – это единственная  возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание – возможность показать свой талант менеджера.

    Основные  задачи, которые можно решить  с помощью деловых совещаний:

   развитие  и укрепление политики предприятия, и поведение ее в жизни;

    интеграция  мероприятий всех отделов и  служб с учетом общих целей  фирмы;

    выявление  и расчет коллективных результатов;

    коллективное  решение проблем с учетом обучающего  эффекта.

    Классификация  деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой особый  вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков: вырабатывающие и принимающие решения;

 разъясняющие  и уточняющие задачи по реализации  ранее принятых решений;

 подводящие  итоги и дающие оценку принятым  ранее решениям;

 оперативные  (диспетчерские);

 по периодичности  (частоте) проведения: разовые, регулярные, периодические;

 по количеству  участников: узкий состав (до пяти  человек);

 расширенные (до двадцати человек); представительные (свыше двадцати человек); по степени стабильности состава участников совещания: с фиксированным составом; с приглашенными по списку, составленного для каждого совещания; комбинированные;

по принадлежности: общественных организаций; административные; научные и научно-технические; объединенные.

Планирование  совещаний.

    Проведение любого вида совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов.

1. Подготовка  совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято. Следующим элементом данного этапа является определение повестки дня. Здесь необходимо определить:

  содержание  обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

   условия,  которым должен отвечать конечный  результат совещания (они определяют  цели совещания). Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения; кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещание двух лиц и так далее.

     При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров – организаторов совещаний. Выделяют шесть групп ошибок: отсутствует главная тема совещания;

при наличии  нескольких тем совещания нет  обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;

 участникам  предварительно не разъяснена  суть обсуждаемой проблемы;

  в повестку  дня включены вопросы разного  объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание  может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, увеличивается;

  на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;

  не удается  придерживаться повестке дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочную темы или какую- либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

 Состав  участников. Менеджер должен очень  внимательно подойти к формированию  списка состава участников, подумать как о количественном, так и о качественном составе.

Количественный  состав. Оптимальным считается такое  количество участников совещания, которое  совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое «приглашение для массовости»).

 Качественный  состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

      Совещания лучше проводить во  второй половине дня, так как  из распространенной ныне теории  биоритмов известно, что у человека  в течении рабочего дня есть  два пика повышенной работоспособности:  первый – с 11 до 12 часов и  второй – между 16 и 18 часами. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня проводить его не целесообразно.

 Международная система качества:                                  стандарты ИСО серии 9000.

       Международные стандарты ИСО  серии 9000 – это система, включающая  следующие стандарты:                                                                                                         ИСО 9000 «Общее руководство качеством и стандарты по обеспечению качества. Руководящие указания по выбору и применению»;

ИСО 9001 «Система качества. Модель для обеспечения качества при проектировании или разработке, производстве, монтаже и обслуживании»;

ИСО 9002 «Система качества. Модель для обеспечения  качества при производстве и монтаже»;

ИСО 9003 «система качества. Модель для обеспечения качества при окончательном контроле и испытаниях»;

ИСО 9004 «Общее руководство  качеством и элементы системы  качества. Руководящие указания».

     Во  многих промышленно развитых  странах эти стандарты приняты  как национальные. Развиваются такие  направления, как оценка систем качества предприятия независимыми органами (третьей стороной) и сертификация систем. Учитывая прогрессивный характер международных стандартов ИСО серии 9000, их регулирующую роль при выходе на внешний рынок и установлении прямых хозяйственных связей, стандарты ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003 приняты Госстандартом России для прямого использования в виде:

ГОСТ 40.9001-88 «Система качества. Модель для обеспечения  качества при проектировании или  разработке, производстве, монтаже  и обслуживании»;

ГОСТ 40. 9003-88 «Система качества. Модель для обеспечения  качества при окончательном контроле и испытаниях».

   На основе  международных стандартов ИСО  9000 и ИСО 9004 и накопленного  отечественного опыта по разработке  и применению комплексных систем управления качеством продукции и других систем (Львовская, Краснодарская, Днепропетровская и другие) разработаны рекомендации по применению ГОСТ 40.9001, 40.9002 и 40.9003-88.

    Международные стандарты  применяются в  следующих ситуациях:

1. когда контрактом особо оговаривается, что требования к проектным работам и продукции сформулированы в виде эксплуатационных характеристик или указана необходимость их определения;
2. когда потребитель уверен в том, что поставляемая продукция соответствует установленным требованиям. Поставщик должен представить доказательства своих возможностей в области проектирования, разработки, производства, монтажа и обслуживания.

Поставщик товара должен разработать и поддерживать в рабочем состоянии документально  оформленную систему качества как средства, обеспечивающего соответствие продукции установленным требованиям. Это включает:

  подготовку  документально оформленных процедур  и инструкции, относящихся к системе  качества в соответствии с  требованиями стандарта;

  эффективное  применение документированных процедур и инструкций системы качества.

Особенности международных стандартов ИСО серии 9000;

          применение к управлению качеством продукции системного подхода;

          ориентация на потребителя;

           регламентирование требований по всем стадиям жизненного цикла продукции;

          управление качеством продукции  осуществляется по всем основным  функциям (кроме мотивации и регулирования);

          документальное (желательно количественное) оформление конкретных требований; рекомендательный характер.