Деловая беседа

ФГОУ  ВПО «Урал ГУФК»

БАШКИРСКИЙ  ИНСТИТУТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ (ФИЛИАЛ)

Факультет социально-культурного сервиса и  туризма

Кафедра: Философии, психологии и педагогики

Дисциплина: Деловой русский язык 
 
 

                   

Контрольная работа 
 
 
 
 
 

Выполнила: Никулина К.О.

Студентка 201 группы,

Факультет СКСиТ

Проверила:  
 
 

Уфа, 2010 
 

1.Введение 

      Деловая  беседа   –   это   разговор   преимущественно   между   двумя

собеседниками, соответственно её  участники  могут  и  должны  принимать  во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых  характеристик друг друга, то  есть  общение  носит  во  многом  межличностный  характер  и предполагает  разнообразные  способы  речевого  и   неречевого   воздействия  партнеров друг на друга.

      В теории управления беседа рассматривается как вид  делового  общения,

специально  организованный  предметный    разговор,    служащий    решению управленческих задач. В  отличие от деловых переговоров, которые  значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся  между  представителями разных организаций (или подразделений одной организации),  деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

    Понятие \"деловая беседа\" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

       Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые   имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

   Деловая беседа является наиболее  благоприятной, зачастую единственной

возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем,

чтобы он согласился и поддержал ее. Таким  образом, одна из главных задач

деловой беседы — убедить партнера принять  конкретные предложения. 

     2. Цели и задачи деловой беседы 

      К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых,   стремление   одного   собеседника   посредством   слова    оказать определенное влияние на другого человека  или  группы  к  действию,  с  тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения,  другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые  деловые  отношения  между участниками  беседы;  во-вторых,  необходимость   выработки   руководителями соответствующих  решений  на  основании  анализа   мнений   и   высказываний сотрудников.

      В сравнении с  другими   видами  речевой  коммуникации  деловая  беседа

обладает  преимуществами:   1)   быстрота   реагирования   на   высказывания

собеседников, способствующая достижению целей; 2)  повышение  компетентности руководителя  благодаря  учету,  критической  проверке  и   оценке   мнений, предложений,  идей,  возражений  и  критических  замечаний,  высказанных   в беседе;  3)  возможность  более  гибкого,  дифференцированного   подхода   к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения  беседы,  а также целей каждой из сторон.

      При проведении деловых  бесед   желательно  следовать  сформулированным  правилам: 1) четко определять цели  своего  сообщения;  2)  делать  сообщение понятным и доступным для восприятия разными  группами  работников,  находить конкретные иллюстрации общих понятий, развивать общую идею, используя  яркие примеры;  3)  делать  сообщения   по   возможности   краткими   и   сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание  сотрудников  лишь к  тем  проблемам,  которые  касаются  их  конкретно;  4)  в   разговоре   с сотрудниками  следовать  правилам  активного  слушания,  демонстрировать  им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

      В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие  двух её участников  нужно строить на  основе  следующих важных  принципов:  1)сознательная настройка на уровень собеседника, учет  содержания  выполняемых им задач, его полномочий и сферы  ответственности,  жизненного  и  трудового опыта,  интересов,  особенностей  его  мышления  и  речи;  2)   рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает  краткое  изложение собеседниками содержания информации по  обсуждаемой  теме,  ибо  пространное изложение и избыточная информация  осложняет усвоение самого  существенного; 3) простота, образность, четкость языка как условие доходчивости  информации

до собеседника. 
 

3. Виды  деловых бесед 

      1. Беседа при приёме на работу  носит  характер  «приёмного»  интервью,

основная  цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

      2. Беседа при увольнении с работы  имеет  две  разновидности:  ситуацию

незапланированного,  добровольного  ухода  сотрудника  и   ситуацию,   когда работника приходится увольнять или сокращать.

      3.  Проблемные  и  дисциплинарные  беседы,  вызваны   к   жизни   либо

возникновение сбоев в деятельности сотрудника и  необходимостью  критической  оценки его работы, либо фактами  нарушения дисциплины. В процессе  подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о  смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы,  стремясь  к  тому, чтобы в  ходе  беседы  подчиненный  принял  позицию  руководства.  При  этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме  «разноса» и провести её с конструктивными  результатами.  Для  этого  следует:1) получить необходимые сведения  о сотруднике  и его работе;  2)  построить беседу, соблюдая следующую очередность в  сообщении  информации:  сообщение,

содержащее  положительную информацию  о  деятельности  сотрудника;  сообщение  критического  характера;  сообщение  похвально-поучительного  характера;  3)быть конкретным и избегать неясностей  (например  таких  оборотов  как:  «Вы сделали не то, что  нужно»,  «Вы  не  выполнили  задания»);  4)  критиковать выполнение задания, а не личность. 
 

4. Проведение  беседы 

      Предполагает наличие ряда обязательных  этапов: подготовительный  этап, начало  беседы, обсуждение проблемы, принятие решения, завершение беседы.

1.  Подготовительный  этап.  В  период  подготовки  к  предстоящей  беседе

необходимо  продумать вопрос её целесообразности,  условия  и  время  её

проведения, подготовить необходимые материалы  и документы.  Готовясь      к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей:  с  одной  стороны,

излишней  уверенности  в  своём  умении   сразу,   без   подготовки   и

продумывания  деталей, провести  эффективный  разговор,  а  с  другой  –

своеобразной  перестраховки, стремления пунктуально продумать все  этапы

будущей  встречи,  учесть  малейшие  детали  собственного  поведения  и

поведения своего собеседника вплоть до использования  пауз и жестов.

2. Начало  беседы. Задачи,  которые  решаются  в  начале  беседы,  связаны,

прежде  всего,  с  установлением  контакта  с  собеседником,  созданием

 атмосферы  взаимопонимания, пробуждением интереса  к разговору. Именно от первых  фраз каждого участника встречи  зависит их дальнейшее отношение  к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

   Перечислим  ряд  методов,  использование   которых  эффективно  в  начале

беседы: 1) метод снятия напряженности: использование  теплых  слов,  личного обращения, комплиментов, шутки для установления  более  тесного  контакта с собеседником;  2)  метод «зацепки»:  использование   какого-либо   события, сравнения,   личного   впечатления,   анекдота   или   необычного   вопроса, позволяющих образно представить суть  проблемы,  обсуждению  которой должна быть посвящена беседа; 3) метод стимулирования игры воображения:  постановка в начале  беседы  множества вопросов  по  ряду  проблем,  которые   должны рассматриваться в ходе беседы; 4) метод «прямого подхода»:  непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения – краткое  сообщение  о  причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

3. Основная  часть. Эта часть беседы нацелена  на сбор и  оценку  информации     по  обсуждаемой  проблеме;  выявление  мотивов  и   целей   собеседника; передачу запланированной информации.  Успешному  проведению  этой  фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами  активного слушания и восприятия сведений и фактов.

4. Заключительная  часть беседы. Эта часть  служит  своеобразной  общей  её

оценкой.  Успешно  завершить  беседу  –   значит   достигнуть   заранее

намеченных  целей. Задачами этого этапа  являются:  достижение  основной

или запасной цели; обеспечение благоприятной  атмосферы в конце  беседы;

стимулирование  собеседника  к  выполнению   намеченной   деятельности;

поддержание  в   случае   необходимости   в   дальнейшем   контакта   с

собеседником. 
 

5. Структура деловой беседы 

Состоит из 5 фаз:

• Начало беседы.
• Передача информации.
• Аргументирование.
• Опровержение доводов собеседника.
• Принятие решений.

 

В отношении  любого выступления, любой беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых  сделает ваше выступление, если не совершенным, то по крайней мере корректным:

• Профессиональные знания.
• Ясность.
• Надежность.
• Постоянная направленность.
• Ритм.
• Повторение.
• Элемент внезапности.
• «Насыщенность» рассуждений.
• Рамки передачи информации.
• Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.

 

К перечисленным  правилам можно добавить следующие  основные черты живой речи:

• в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
• следует ограничиваться фактами и подробностями в беседе рассуждениями по теме;
• беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
• необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
• следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.

 

Фаза  I. Начало беседы 

Задачи:

• установление контакта с собеседником;
• создание приятной атмосферы для беседы;
• привлечение внимания;
• побуждение интереса к беседе;
• «перехват» инициативы.

 

Приемы  начала беседы: