Делегирование полномочий. Принципы делегирования полномочий

Делегирование полномочий. Принципы делегирования полномочий 

     В динамичных условиях ведения бизнеса  нельзя обойтись без делегирования  полномочий другим сотрудникам.

     Раньше  или позже наступает такой  момент, когда все способы оптимизации  своего времени исчерпаны, процесс  уходит из под контроля - вам срочно необходимо делегировать часть своих функций и полномочий!

       Для оптимального решения этой  задачи выработано десять принципов  делегирования. 

1. Чёткая конечная  цель

     Менеджеры должны ясно установить результаты, которых  они ожидают от подчиненного, наделяемого  полномочиями. Ясное представление  о том, чего нужно достичь и  почему это важно, является необходимой  предпосылкой делегирования с одновременным  наделением правами.

     Мы  не можем работать, учиться или  выполнять какие-то иные действия, пока не осознаем целей и следствий  своей деятельности.

     Чтобы убедиться, что результат, которого ожидает менеджер, не противоречит желаниям других сотрудников, его следует  связать с личными выгодами сотрудников  и с миссией организации, обратить внимание на смысл и значение задания (например, оказание услуги, обучение, развитие). 

2. Делегирование полномочий  должно быть всесторонним

     В дополнение к желаемым конечным результатам, менеджеру нужно четко определить условия, в которых должно выполняться  задание. Любая организация обладает правилами и процедурами и  определенным количеством ресурсов; всегда существуют некие пределы, ограничивающие возможности исполнителя. Все это  необходимо объяснить при делегировании  полномочий. В частности, менеджер должен установить четкие предельные сроки  и график отчетности. Когда должна быть выполнена работа, кто отвечает за ее результаты и принимает отчеты?

     Помимо  прочего, менеджер должен четко задать и рамки, в которых сотрудник  может проявлять свою инициативу. Никакая другая ошибка при делегировании  полномочий не приносит больших неприятностей, чем неверное определение этих рамок.

     Существует, по меньшей мере, пять возможных  уровней проявления инициативы, каждый из которых соответствует определенному  спектру прав подчиненного. Уровни проявления инициативы различаются  в зависимости от степени контроля сроков и объема выполнения задания:

     Ждите указаний, что делать. Вы предпринимаете определенные действия только после  того, как получите соответствующую  команду. Эта форма делегирования  в наименьшей степени связана  с предоставлением прав, поскольку  не позволяет подчиненному проявлять  собственную инициативу. В этом случае отпадает необходимость в контроле сроков (когда выполнено) или объема сделанной работы (что сделано).

     Спросите, что делать. Подчиненным предоставляется  некоторая свобода при решении  вопроса о сроках выполнения задания, но не о его содержании. Подчиненные  могут формулировать свои идеи по поводу того, как лучше выполнить задание, однако, поскольку они не могут приступить к действию без санкции менеджера, сфера их полномочий крайне ограничена.

     Получить  рекомендации, затем приступить к  действиям. Этот вариант дает подчиненным  больше прав, поскольку в этом случае они получают некоторую свободу  в установлении сроков и содержания делегированного им задания.

       Выполнять задание и немедленно  докладывать о результатах. Подчиненным  предоставляется право руководствоваться  собственной инициативой, но от  них требуется докладывать о  своих действиях менеджеру, чтобы  он мог удостовериться, что принятые  ими решения правильны и не  противоречат другим задачам  организации.

  Приступить к делу, а докладывать только в плановом порядке. Подчиненные сами контролируют как сроки, так и объем и содержание порученного задания. Отчеты предоставляются только в плановом порядке, чтобы согласовать действия сотрудников. Если сотрудник обладает соответствующими способностями, информацией и опытом, то возможность действовать самостоятельно стимулирует сотрудника к работе и влечет за собой ощущение удовлетворенности трудом.

     Менеджер  должен ясно понимать, какого уровня проявления инициативы он ожидает от подчиненных. 

3. Предложите сотруднику  принять участие  в рассмотрении  вопроса о делегировании  полномочий

     Обычно  менеджеры не в состоянии предоставить подчиненным возможность полного  выбора, но могут позволить им решать, когда работа должны быть выполнена, каков уровень ответственности, когда следует приступить к работе, как ее выполнить, какие ресурсы  задействовать. Все это расширяет  сферу влияния сотрудников. Такое  соучастие сотрудников в процессе принятия решения не должно носить манипулятивного характера, то есть не должно сводиться к доведению до них заранее принятых решений. Скорее, менеджерам следует обеспечить соучастие сотрудников, если этого требует задание, и если результатом выполнения работы может быть личностное развитие сотрудников.

     Подчиненному  следует не только дать возможность  получить всю интересующую его информацию о задании, но и позволить ему  свободно высказывать свои соображения  относительно параметров работы. Если подчиненные будут ждать от менеджера  ответов на все вопросы или  постоянной опеки, это может привести к их чрезмерной зависимости. С другой стороны, доступность менеджера, с  которым всегда можно обменяться мнениями или проконсультироваться, способствует укреплению двусторонней коммуникации и установлению климата  доверия. 

4. Установите паритет  между правами  и ответственностью

     Самый известный и общий принцип  делегирования полномочий. Для того чтобы подчиненным сопутствовал успех, их следует обеспечить всеми  правами, необходимыми для выполнения порученного им задания.

     Менеджер  ни в коем случае не должен наделять подчиненных избыточными правами, то есть давать им излишние власть, свободу, ресурсы и информацию. Подобное несоответствие ведет к снижению уровня ответственности, злоупотреблению полномочиями. Менеджер может возложить на подчиненных  первичную ответственность, то есть, ответственность за краткосрочные (промежуточные) результаты. Они будут нести эту ответственность перед менеджером, делегировавшим им соответствующие полномочия. 

5. Работайте в пределах  существующей организационной  структуры

     Другим  важным принципом делегирования  с одновременным предоставлением  прав является передача полномочий на самый нижний организационный уровень, на котором может быть выполнено  данное задание.

       К решению задачи следует привлекать  лиц, принимающих непосредственное  участие в работе и в принятии  решений. Они, как правило, обладают  самой точной и самой полной  информацией о предмете. Это приводит  к снижению трудовых издержек  и издержек, связанных со сбором  информации, и нередко к росту  эффективности (лучшему пониманию  сути проблем) В то время  как менеджеры рассматривают  проблему в более широком контексте,  нижестоящие сотрудники обладают  конкретными познаниями, необходимыми для реализации многих задач 

 6. Обеспечьте адекватную поддержку при выполнении заданий

     При делегировании полномочий подчиненным  менеджеры должны гарантировать  им всяческую поддержку. Для этого  им необходимо выступать с публичными сообщениями и объяснять, чего они  ждут от сотрудников.

     Помимо  прочего, им следует постоянно снабжать подчиненных информацией и ресурсами, нужными для решения поставленной задачи. Следует обеспечить доступ подчиненных к отчетам, сводкам  новостей, данным о потребителях, статьям, имеющим отношение к поставленной задаче. Эта поддержка не только способствует выполнению задания, но и  свидетельствует об интересе руководства  к работе и его заботе о подчиненных. Менеджер должен также научить подчиненных  самостоятельно добывать необходимые  ресурсы, поскольку один менеджер вряд ли сможет снабдить их всем необходимым. 

7. Обращайте особое  внимание на ответственность  за результаты  работы

     После делегирования полномочий и наделения  сотрудника правами менеджер должен отказаться от пристального контроля над процессом выполнения задания  подчиненным. Следует помнить, что  основной целью делегирования является успешное решение задачи, а не отработка  менеджером своих излюбленных методов  работы.

     Использование методов, ущемляющих интересы других сотрудников  или противоречащих принятым в организации  нормам, следует считать недопустимым. Главным образом, менеджер должен обращать особое внимание на результаты работы, а не то, каким образом подчиненный  ее выполнил. Менеджер должен четко  установить, каковы требования к результату. Без определения этих параметров менеджеру трудно осуществлять контроль над действиями сотрудника. 

8. Делегирование полномочий должно осуществляться последовательно

     Менеджеру нужно принимать решения о  делегировании полномочий заранее. Если менеджер обладает достаточным  количеством времени, он самостоятельно проделывает и ту работу, которую  можно и нужно бы передать подчиненным.Следует помнить, что делегировать нужно как приятные, так и неприятные задания. Иногда менеджеры приберегают для себя более интересные, а подчиненным передают скучные и неприятные задания.

     Если  подчиненные сочтут, что им поручается только «грязная работа», они вряд ли станут доводить ее до конца. С другой стороны, менеджер не должен бояться  поручать подчиненным трудные задачи. Последовательное делегирование означает, что менеджер делегирует полномочия постоянно, а не только тогда, когда  сам перегружен, и что делегируются и приятные, и неприятные задания. 

9. Избегайте возврата  делегированных полномочий

     В процессе обсуждений менеджерам приходится сталкиваться и с так называемым «возвратом делегирования», когда подчиненные, наделенные определенными полномочиями, пытаются вернуть эти полномочия. Менеджер должен пресекать такие попытки открыто и честно. Менеджерам, которым не удается совладать с ситуацией, приходится тратить время не на выполнение своей работы, а на решение задач своих подчиненных.Один из способов, позволяющих избежать возврата полномочий, состоит в том, чтобы объяснить сотрудникам: они должны сами воплощать в жизнь собственные решения.

     Нужно не обсуждать саму проблему или давать советы, а рассматривать предлагаемые подчиненным варианты ее решения  и их допустимость. Именно поэтому  необходимо четко задать рамки, в  которых сотрудник может и  должен проявлять свою инициативу (принцип 2). Эта тактика позволяет менеджеру  не только избежать возврата полномочий и выполнения работ, первичная ответственность  за которые лежит на других, но и  помогает обучить сотрудников самостоятельно решать проблемы. Возврат полномочий нисколько не способствует и расширению прав сотрудников, но, скорее, приводит к усилению их зависимости от менеджера. 

 10. Объясните сотрудникам, какие перспективы содержит в себе решение поставленной задачи

     Подчиненные должны осознавать последствия выполнения переданных им заданий. Они лучше  поймут поставленную задачу и проявят  большую инициативу, если будут знать, какая награда, какие перспективы  ожидают их в случае успеха, как  это повлияет на конечного потребителя  или на миссию организации и так  далее. В частности, менеджер должен помочь подчиненным осознать связь  между успешным выполнением задания  и финансовым вознаграждением, возможностью продвинуться по службе и повысить квалификацию, получить неформальное признание и так далее.

     Разъяснение последствий может способствовать и пониманию того, что делегирование  полномочий необходимо не только для  выполнения задания, но и для укрепления межличностных отношений. Успешное выполнение поставленных задач должно приводить и к таким результатам, как укрепление взаимоотношений  с другими сотрудниками организации, в команде или лично с менеджером. Поэтому нужно, чтобы в результате любого опыта делегирования полномочий укреплялись как межличностные  отношения, так и организация  в целом.