Автор: Пользователь скрыл имя, 31 Марта 2013 в 22:01, реферат
2. Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
2. Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:
документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.
Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.
Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.
Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.
Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.
Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».
Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».
Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).
Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».
В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.
Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.
Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.Зазначені групи наказів об’єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:
Організаційно-розпорядча документація (клас 02)
Первинно-облікова документація (клас 03)
Облік особового складу (підклас 0301)
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005)
Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008).
3) ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов`язки та права на тривалий час.
Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи порівняно з розпорядчими і інформаційно-довідковими є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов`язковому виконанню. Водночас організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на основі організаційної документації.
1.1 Інструкція
І н с т р у к ц і я (від лат. instruction – настанова, упорядкування, зведення) - це правовий акт, який створюється органом державного управління або утверджується його керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час виконання службових обов’язків.
Це приписи керівного органу або керівної особи організаціям чи службовцям, які є обов’язковими для виконання. Інструкція розрахована на тривалий строк дії або одноразове виконання.
Розрізняють інструкції організаційні, посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі. Інструкції відомчі поширюються в системі одного відомства (міністерства) і є додатком до наказу. Міжвідомчі інструкції видаються спільно кількома організаціями різних систем, тому обов`язкові для їхніх організацій і систем.
Різновиди інструкцій – методичні рекомендації, рекомендації, правила. Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Відступи від дій, передбачених пунктами інструкцій, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни.
Інструкція оформляється
на бланку і має такі
14 – місце видання документа;
17 – гриф затвердження документа;
19 – заголовок до тексту документа;
21 – текст документа;
23 - підписи.
Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом „Загальні положення ”, у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: „необхідно ”, „повинен ”, „забороняється ”, „не дозволяється ”, „слід ”. Текст має бути точним, зрозумілим і коротким.
Інструкція набуває юридичної сили з моменту затвердження її керівником установи.
Окрему групу становлять посадові
інструкції, що регламентують організаційно-
1.1.1. Складання посадових інструкцій
Працівники підприємств, установ,організацій виконуючи доручену їм роботу мають керуватися посадовими інструкціями – належним чином оформленими та затвердженими документами, в яких чітко прописано порядок призначення на посаду та звільнення, підпорядкування за посадою, завдання та обов`язки, права та відповідальність, взаємодію з іншими працівниками. Нагадаємо, що всі назви посад у штатному розписі підприємства мають відповідати назвам посад, зазначених у національному класифікаторі України „Класифікатор професій ”.
Розроблення посадових інструкцій зазвичай доручають керівникам структурних підрозділів, працівникам служби персоналу. На підприємствах, які за своєю структурою не поділяються на підрозділи, не рідко складання посадових інструкцій є обов’язком секретаря, що оформлює кадрові документи. Посадова інструкція має складну структуру, в ній детальніше описано саме посадові завдання та обов`язки, встановлено відповідно до напряму діяльності підприємства та безпосередньо тієї роботи, яку виконуватиме працівник.
Посадова інструкція має такі розділи:
У розділі Загальні положення наводяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника; зазначається назва підрозділу, в якому він працює; встановлюється порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов`язків, безпосередня підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника і рівень освітньої підготовки, кваліфікація, фах, необхідний стаж роботи за фахом тощо; подається перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими працівник керується в роботі; визначається наявність підлеглих працівників на період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також порядок заміщення працівника, який обіймає посаду, зазначену в інструкції.
Розділ Завдання та обов’язки характеризує зміст діяльності працівника. Тут визначається обсяг роботи відповідно до Положення про структурний підрозділ. Обов`язки працівника можна відокремити з переліку обов`язків виконуваних у відповідному напрямі, або закріпити за працівником певні об`єкти управління, або доручити вирішувати відносно самостійні питання. Слід перелічити види робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Під час встановлення видів робіт необхідно визначити їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання та обов`язки працівника мають відповідати тим функціям, що покладені на структурний підрозділ і вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.
У розділі Права наведено делеговані працівникові повноваження за допомогою яких він має забезпечувати в процесі своєї діяльності викладання покладених на нього завдань та обов’язків. Вносити пропозиції з окремих питань, приймати рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов`язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів.
У розділі Відповідальність містяться показники оцінки роботи працівника і в межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник має відповідати за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і правил з охорони праці.
У розділі Повинен знати подано вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.
Розділ Кваліфікаційні вимоги містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.
У розділі Взаємовідносини (зв`язки) за посадою визначається взаємодія працівника за співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, з якими працівник має службові стосунки, встановлюються терміни отримання і надання інформації і порядок погодження та затвердження відповідних документів.
1.1.2. Оформлення і затвердження
посадових інструкцій
Слід зазначити, що в кодексі законів про працю України таке поняття, як посадова інструкція, безпосередньо не згадується. Однак у статті 29 йдеться про обов’язок власника або уповноваженого ним органу роз’яснити працівникові його права та обов’язки і поінформувати про розписку про умови праці. Найзручніше це зробити саме за допомогою посадових інструкцій.