Бизнесс планирование

Теория ограничений (Theory Of Construction — TOC) Э.Голдрата

«Теория ограничений», разработанная в начале 80-х годов ХХ века израильским физиком Элиа М. Голдраттом (Eliyahu M. Goldratt, Theory of constraints — TOC), с успехом применяется многими ведущими компаниями мира; в последнее время она осваивается и отечественными менеджерами.
Организацию Э. М. Голдратт рассматривает как целостную систему, в которой существует максимум одно-два ограничения, предопределяющие возможности целого — бизнеса. Системный подход позволяет не только выявить ограничения, но и управлять ими. Согласно ТОС любая компания может получать неограниченный доход, повысив свою эффективность практически без дополнительных инвестиций благодаря выявлению и грамотному управлению ограничением.
Данный подход реализации процессного управления можно рассматривать лишь в качестве инструмента оптимизации бизнес-процессов. Подход отличается чрезмерной пафосностью и изложен Э.Голдратом в виде 3 производственных романов: Цель 1, Цель 2 и Цель 3.
В этом и основная суть теории ограничений — в любой компании есть только одно звено или участок, которое в настоящее время сдерживает рост ее эффективности. Нет смысла улучшать не узкое место. Все равно эффекта не удастся достичь из-за влияния текущего узкого места.
Когда одно узкое место расширяется — проявляется следующее слабое звено — и т.д.
Стоит отметить подходы:

        Технология графического описания и регламентации бизнес-процессов, предложенная группой консалтинговых компаний QUALIGRAM. Предлагается оригинальный графический стандарт описания бизнес-процессов, а также методология его использования. На сайте группы компаний предлагаются программные продукты для его реализации.

        Методология реинжиниринга бизнес-процессов по М.Робсону .По сути, предлагает ряд очевидных и логичных принципов отбора и совершенствования бизнес-процессов, например их важность, эффективность и т.п.

        Подборка инструментов для совершенствования бизнес-процессов от Б.Андерсена.

        Подход к документированию и оптимизации бизнес-процессов, предложенный Д.Харрингтоном. Основываясь на простом описании бизнес-процессов в виде блок-схем, он предлагает ряд принципов их совершенствования.

        Методики, предлагаемые консалтинговыми компаниями «Инталев», «Современные технологии управления», «БИГ», «Бетек» (методики представлены на сайтах данных компаний).

2. Покажите возможности использования карты потоков создания ценности и диаграммы Дж.Харрингтона  для анализа процессов.

      Карта потока ценности — это метод визуализации и анализа потока на всем его протяжении. На многих промышленных производствах трудно увидеть поток от начала и до конца. Существует пять основных этапов перехода к бережливому производству: выявление потока ценности, понимание ценности, создание потока, вытягивание, совершенствование. Карты потоков ценности применяют преимущественно на втором и третьем из перечисленных этапов — для понимания ценности и потоков. Без управления работами, добавляющими с помощью потока ценность, крайне сложно, если вообще возможно, предпринять дальнейшие шаги к созданию истинной вытягивающей (работающей только по заказам) системы. Умение выявлять ключевые потоки ценности и анализировать их от начала и до конца играет ведущую роль в совершенствовании любых производственных потоков. Карты потока ценности можно также использовать для демонстрации проблем, запуска каких-то решений и представления информации, нужной для полной реорганизации производства.

        Подход к документированию и оптимизации бизнес-процессов, предложенный Д.Харрингтоном основывается на простом описании бизнес-процессов в виде блок-схем, он предлагает ряд принципов их совершенствования.

Схема движения форм (иногда ее также называют схемой потока форм) помогает разобраться в использовании и маршруте движения форм административного бизнес-процесса. показывает поток форм в соответствии со структурными единицами или отделами.

Концепция формы в схеме управления формами должна пониматься широко; в схемах также могут быть представлены картотеки, реестры, книги, компьютерные распечатки или информация на экране.

Схема движения форм принадлежит к категории ограниченных схем: при использовании схемы размещение и символы определены в общих чертах заранее. Схема построена таким образом, что поток форм представляется символами, при помощи которых формы для каждого сотрудника или отдела сгруппированы в независимые колонки. Действия представлены при помощи символа с формой, на которой они сконцентрированы.

Схема движения форм особенно подходит для быстрого получения представления об административных бизнес-процессах. Это также является одной из причин, по которой эта методика доказала свою особую пригодность (например, для действий бухгалтера с управленческими функциями). Многие бухгалтерские службы используют варианты методики схемы движения форм как стандарты документирования для контрольных файлов.

Учитывая важность этих методик документирования, имеет смысл также выяснить, какие факторы могут (или не могут) быть представлены с помощью этой методики. Акцент в этих схемах делается на поток форм, общее представление мероприятий для каждой формы и распределение форм и действий между отделами. Последний фактор может оказаться особенно важным при анализе существующего в компании разделения задач и функционального разделения.

Для примера на Рисунке 2 приведена схема движения форм. Схема затрагивает простой административный бизнес-процесс продаж, доставки товаров и выписки счета в компании. Входящие заказы на продажу после сверки со списками поставок и отчетом по кредитам, проводимой отделом продаж, заносятся в форму заказа. Затем выполняется доставка товаров на товарный склад и выписка счета администрацией. Также обновляется информация в отделах складирования, дебиторской задолженности и в бухгалтерской книге.

Ряд факторов не может быть адекватно представлен при помощи схемы обращения форм.

Действительно, действие может быть представлено для любой формы, но это ограничено упоминающимися связями с другими действиями, такими как сравнение, контроль или утверждение. В общем, методика не позволяет развивать дальнейшее определение деталей (может быть указано, что счет сверяется с формой заказа, но не указывается, какие части этих форм сравниваются).

Хотя необходимо, чтобы схема читалась слева направо и сверху вниз, последовательность действий не всегда отражается в схеме. Также в целом схема не отражает такие факторы, как время, периодичность, интенсивность, пространственное местоположение и применяемая методика. В этой форме схема потока форм нацелена на представление детального описания маршрута форм и основных действий, и то и другое схематически изображается для каждого отдела. Возможности контроля за завершенностью окончательной схемы для схемы движения форм ограничены.

Рисунок 2 Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам

На практике, существует ряд вариантов схемы движения форм, которые направлены на устранение недостатков. Для представления в схеме большего объема информации о действиях часто справа резервируется широкая колонка для описания хронологической последовательности действий. Вариант применим, если количество отделов, вовлеченных в процесс, не так велико, чтобы вся ширина страницы была занята этой колонкой. В схеме связь между самой схемой и текстовой колонкой обозначается, к примеру, при помощи кружка с номером внутри.

На Рисунке 3 повторяется процесс выписки счета продажи и добавлена колонка с пояснениями. В обоих схемах стандартные символы схемы движения форм замещены символами из известных методик изображения блок-схем. С помощью этих символов административный бизнес-процесс разделен между колонками, соответствующими отделам, представленным в схемах процесса, в которых указан поток форм и действий. Этот последний вариант на практике доказал свою пользу не только при проведении анализа процессов, но и как средство информирования других. Результативнее ограничивать число символов, используемых этим вариантом схемы движения форм. Достаточным оказывается количество символов, используемых в детальных схемах процесса.

Рисунок 3 Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам

Рисунок 4 представляет пример комбинации схемы движения форм и детальной схемы процесса; она описывает тот же административный бизнес-процесс, что и на Рисунках 2 и 3. Большая стрелка изображена в левом верхнем углу, которая указывает, откуда надо начинать читать схему. В нижнем правом углу формы маленький черный уголок указывает на то, что форма была подготовлена в вовлеченном отделе (черный уголок также принадлежит к стандартным символам схемы обращения форм). Как и на Рисунке 3 приведено несколько ссылок на пояснения.

Как и на Рисунках 2 и 3., Рисунок 4 дает хорошую основу для дальнейшего анализа описанных административных бизнес-процессов. В зависимости от целей анализа, может быть задан ряд вопросов, таких как

            Как может администрации отдела продаж быть и курсе операций с дебиторской задолженностью и состоянием запасов сырья и материалов в результате продаж, о которых после 15 часов было доложено администрации и не зарегистрировано в дебиторской задолженности и балансе счетов сырья и материалов па следующий день?

            Достаточен ли технический контроль функциональных подразделений, действующих в рамках отдела административного управления?

            Возможно ли контролировать действия торгового персонала (минимальные и максимальные затраты, оценка кредитоспособности)?

            Какие действия следует рассматривать на предмет компьютеризации?

Рисунок 4 Схема обращения форм в комбинации с детальной схемой процесса: процесс выписки счетов на реализацию.

Рисунок 5 Определения символов, связанных со схемой обращения форм.

Рисунок 5 Продолжение

На рисунке 5 представлены символы, которые могут использоваться в типичной схеме движения форм. Эти символы не очень подходят для представления автоматизированных инструментов, компьютерной обработки и компьютерных файлов. Среди них нет символа решения. В зависимости от ситуации в компании, возможно, потребуется использовать уникальный список символов.

Надо стремиться к тому, чтобы схема была составлена сверху вниз и слева направо. Поскольку это не всегда возможно, избегать пересечения и обратного направления линий.

Составление схемы движения форм продвигается не слишком быстро. Построение хорошей схемы сложного административного бизнес-процесса обычно требует нескольких попыток

Список использованных источников

1.      Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с «AIIFusion Process Modeler». М: Диалог-МИФИ, 2004.

2.      Черемных С.В. и др. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. М: Финансы и статистика, 2008.

3.      Деминг Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М: Альпина Паблишерз, 2009 г.

4.      Детмер У. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию. М: Альпина Бизнес Букс, Альпина Паблишерз, 2007.

5.      Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. М: Стандарты и качество, 2007.

6.      Харрингтон Д. и др. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. М: Азбука, 2002.

7.      Елиферов В.Г. Бизнес процессы, Москва ИНФРО М:2004

14