- дата отправления  заказа;

- идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

- краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

- выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

2. Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком.

На данном этапе проверяется наличие договоров  на долгосрочное сотрудничество с выбранным  поставщиком. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

3. Оформление или продление договора с Поставщиком.

На данном этапе  в случае отсутствия договора с поставщиком  или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

4. Оформление заказа.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

- идентификационный номер заказа;

- дата отправления  заказа;

- идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

- краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

- выбранные условия поставки.

Оформленный заказ  согласуется, и в случае обнаружения  неточностей подготавливается и  оформляется заново. 

5. Отправка заказа выбранному Поставщику.

Подготовленный, оформленный  и согласованный соответствующим  образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

- традиционная почта;

- факсимильная связь;

- электронная почта;

- личной доставкой представителем.

6. Регистрация отправки заказа.

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей  регистрационной книге.

2. Выполнение обязательств по оплате заказа:
1. Получение инвойса в соответствии с заказом.

В соответствии с  отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором  определены условия выполнения процедуры  закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

- идентификационный номер инвойса;

- дата отправки инвойса;

- идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

- количество материала;

- условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

- идентификатор расчетной валюты.

Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

2. Согласование полученного инвойса.

В случае возникновения  вопросов по полученному инвойсу, они  согласовываются с поставщиком  и в случае необходимости могут  быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

3. Выполнение обязательств по оплате заказа.

На данном этапе  производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с  инвойсом и условиями договора.

4. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

 Как только  обязательства по оплате выполнены,  Заказчик с помощью выбранного  средства связи информирует об  этом поставщика, отправляя уведомление  о выполнении обязательств по  оплате согласно договору.

5. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке .

Поставщик, при получении уведомления о  выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны  сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при  подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

4. Контроль выполнения условий договора:
1. Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки.

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок  компании Заказчика контролирует местонахождение  и состояние груза (материала) в  процессе его доставки вплоть до конечного  пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения  заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель  фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

2. Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов  и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала  для возможного дальнейшего выставления  претензий Поставщику.

5. Поступление материала:
1. Организация приёма груза в установленном месте.

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном  договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

2. Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленным Поставщиком.

После получения  материала, специалистами Функционального  Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного  материала с заявленными Поставщиком  и регистрируются обнаруженные отклонения.

3. Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий  и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с  договором, осуществляется процедура  выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением  условий договора или отклонениями от них.

6. Оприходование материала.

После приёмки  груза Заказчиком производится процедура  оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах  Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие  данные:

- идентификатор материала;

- дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;

- количество;

- краткое описание материала;

- цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

7. Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных  в рамках этого бизнес - процесса.

 

Раздел  6. Правовые основы закупок

   Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

6.1. Основные элементы контракта

1. Предложение и  принятие предложения.

   Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

   В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные.

   Редкое применение устных контрактов связано прежде всего с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые  условия.

   Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право  заключать контракты.

   Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность.

   Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

   Штрафы — действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д.  Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от Поставщика, то в контракте следует установить соответствующее Условие — форс-мажор.

 

6.2. Условия контракта

   Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт.

   Четко выраженные условия — те, которые фактически отражены в контракте.

   Подразумеваемые условия — те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла.

   Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

   В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

   Предприятие «Янтарь», именуемое в дальнейшем «Поставщик», действующего на основании Устава, с одной стороны, и АОЗТ, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:           .

1. Предмет  контракта.

1.1. Продавец  обязуется поставить, а Покупатель  принять и оплатить мясо мороженое говядину 1-и категории в полутушах, соответствующее ГОСТу _________________________ (в дальнейшем именуемое «Товар») на условиях ________________________________________

2. Качество  поставляемого мяса подтверждается  следующими документами:

сертификат  происхождения (ТПП), сертификат соответствия (форма СТ-1), качественное удостоверение  завода-изготовителя, ветеринарное свидетельство (форма №2), санитарно-гигиенический сертификат (с протоколом испытаний).

3. Сумма  контракта и порядок расчетов.

3.1 Цена товара  договорная. Стоимость единицы/партии  товара указывается в Спецификациях.

3.2. Порядок  расчетов в соответствии со  Спецификациями.

4. Упаковка  и маркировка.

4.1. Товар,  проданный по настоящему контракту,  должен быть упакован и маркирован в соответствии с ГОСТами.

5. Поставка  товара.

5.1. Отгрузка  товара производится до станции  назначения (склада), указанного Покупателем.

5.2. Днем  исполнения Продавцом своих обязательств  по поставке товара считается  дата сдачи товара на складе  Покупателю по Акту экспертизы  ТПП.

  6. Приемка  товара.