Официально-деловой стиль речи

Самый массовый вид общения  людей в социуме (обществе) – деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно  вести деловые  переговоры, грамотно и правильно составить  деловую бумагу и  многое другое в настоящее  время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в  любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений  о правилах, формах и методах ведения  и принципах делового общения.

  Культура делового  общения содействует  установлению и  развитию отношений  сотрудничества и  партнерства между  коллегами, руководителями  и подчиненными, партнерами  и конкурентами, во  многом определяя  их (отношения) эффективность:  будут ли эти  отношения успешно  реализовываться  в интересах партнеров  или же станут  малосодержательными,  неэффективными, а  то и совсем  прекратятся, если  партнеры не найдут  взаимопонимания. 

  Специфической особенностью  делового общения  является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. При деловом общении используется официальный (устный или письменный) стиль речи.  

1. ОСОБЕННОСТИ УСТНОЙ  ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ  РЕЧИ 

  В зависимости  от различных признаков  деловое общение  делится на:

  ·          устное – письменное (с  точки зрения формы  речи);

  ·          диалогическое – монологическое (с точки зрения однонаправленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

  ·          межличностное –  публичное (с точки  зрения количества  участников);

  ·          непосредственное  – опосредованное (с  точки зрения отсутствия/наличия  опосредующего аппарата);

  ·          контактное – дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

  Все перечисленные  факторы делового  общения формируют  характерные особенности  официально-деловой  речи. Существуют  следующие виды  деловой беседы:

  ·          Деловая беседа  по телефону.

  ·          Деловое совещание. 

  ·          Пресс-конференция. 

  ·          Деловая дискуссия. 

  ·          Публичная речь.

  Официально-деловая  беседа состоит  из пяти фаз: 

  ·         начало беседы;

  ·         передача информации;

  ·         аргументирование;

  ·         опровержение доводов  собеседника; 

  ·         принятие решений. 

  Исследователями  выделены факторы,  позволяющие официально-деловой  беседе пройти  успешно: 

  ·          профессиональные  знания дают возможность  для реализации  высокой объективности,  достоверности и  глубины изложения  информации, а также  для владения ситуацией; 

  ·          ясность позволяет  увязать факты  и детали, избежать  двусмысленности,  путаницы, недосказанности; 

  ·          наглядность –  максимальное использование  иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и  пр.), общеизвестных  ассоциаций и параллелей  – снижает абстрактность  изложения информации;

  ·          постоянная направленность  – следует постоянно  держать в голове  основные задачи  беседы и в какой-то  мере знакомить  с ними собеседника; 

  ·          ритм – повышение  интенсивности беседы  по мере приближения  ее к концу; 

  ·          повторение –  повторение основных  положений и мыслей  помогает собеседнику  воспринять информацию;

  ·          элемент внезапности  представляет собой  продуманную, но  неожиданную для  собеседника увязку  деталей и фактов;

  ·          «насыщенность» рассуждений  – необходимо  следить за тем,  чтобы в ходе  беседы чередовались  «взлеты», когда от  собеседника требуется  максимальная концентрация, и «спады», которые  используются для  передышки и закрепления  мыслей и ассоциаций  у собеседника; 

  ·          рамки передачи  информации –  французский писатель  и мыслитель Вольтер  как-то сказал: «Секрет  быть скучным состоит  в том, чтобы  рассказывать все»;

  ·          юмор и ирония  – в определенной  дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

  Нормы словоупотребления  в официально-деловом  стиле те же, что  и во всем литературном  русском языке: 

  ·          слово должно употребляться  с учетом его  лексического значения;

  ·          слово должно употребляться  с учетом его  стилистической окраски  (принадлежности), сочетаемости.

  Лексические ошибки  являются одним  из самых массовых  видов нарушений  речевых норм в  официально-деловой  речи (по частотности  они стоят на  третьем месте  за грамматическими  и орфографическими  ошибками). Так, например, в последнее десятилетие  в сфере экономики,  политики, информационных  технологий стала  активно использоваться  англоязычная лексика,  экспансия которой  в русской речи  отмечена целым  рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, не всегда используются корректно. Так, сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер – это управленец или хозяйственный руководитель предприятия. Точно так же размывается лексическое значение слов «презентация» и «бизнес-план». Слово «презентация» часто заменяет слово «открытие», а «бизнес-план» – план хозяйственной деятельности или план мероприятий. Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность.

  Если в письменной  деловой речи строгий  лексический выбор  обеспечивается благодаря  специфике письменных  стандартных речевых  средств, то в  устной деловой  речи такого строгого  лексического отбора  нет. Прежде всего,  потому что термины,  специфические книжные  обороты, развернутые  номенклатурные знаки  и полные наименования  в устной речи  встречаются редко.  В деловой устной речи возникает система дублирования книжной лексики и терминологии, используемых в документах. Очень часто в устной деловой речи используются усеченные варианты экономических и юридических терминов. В устную деловую речь проникает огромное количество профессиональной (профессионально-жаргонной) лексики, часто имеющей терминологические соответствия.

  Основу устной официально-деловой речи составляет нейтральная межстилевая лексика, значительная часть которой представлена словами с указательным значением (там, здесь, вон, вот, туда, так) и глагольными лексемами со значением действия (перебросить, сдать, отнести, менять, продать, сделать, показать) и говорения (сказать, говорить, повторять, отвечать, спрашивать). Следствием спонтанности является активное использование в устной речи незнаменательной лексики: частиц и междометий: э-э, мм, гм, ну, вот, даже, только; вводных и вводно-модальных слов: должно быть, может быть, может, по всей вероятности, несомненно, наверно, значит; неразложимых десемантизированных выражений: вроде того, по сути дела, если сказать откровенно, на самом деле и т.п.  Все эти пласты лексики составляют сублексикон устной деловой речи, но должны использоваться в связи с особенностями ситуации.

  Ситуация делового  общения может  быть:

  ·          строго официальной (протокольные виды делового общения),

  ·          официальной (непротоколируемое деловое общение контрагентов в рабочей обстановке),

  ·          неофициальной (деловое общение в рабочей и в нерабочей обстановке).

  Первый и второй  тип официального  общения предполагает  повышенную строгость  в выборе лексики.  В официальном  общении совершенно  неуместно употребление  жаргонно-профессиональной  лексики. Сложность  порой заключается  в том, что говорящие не отдают себе отчета в стилистической окраске используемых слов. Недопустимо также в официальной обстановке использовать так называемые слова-диффузы (например, крутой).

  Наиболее типичные  грубые нарушения  речевых норм могут  проявляться в  деловой диалогической  речи. Так, весьма  живучи ошибочные  грамматические формы  типа мн. ч., род. п. делов, местов вместо дел, мест. В деловой речи специфическое использование этой падежной формы закреплено за словосочетаниями: дело о поджоге, справка о доходах, отчет о командировке, сведения о регистрации. В остальных случаях несогласованные определения чаще всего имеют форму родительного падежа (без предлога): программа погашения кредита, реклама стройматериалов, факт дачи взятки.

  Если в деловой  письменной речи  простые предложения  достигают нескольких  сот слов и это  не противоречит  требованиям, предъявляемым  к языку документов, то в устной  речи длина предложения  должна соизмеряться  с таким понятием, как оперативная  память человека. В ней удерживаются  начало высказывания, его продолжение  и конец. Объем  оперативной памяти  невелик: 7±2 элемента. Сложные конструкции,  развернутые и  осложненные предложения  в спонтанной речи  встречаются редко.  В неподготовленной  речи сложные конструкции,  включающие несколько  придаточных предложений,  нередко рассыпаются,  смещаются, остаются  незаконченными. Среди  осложнителей наиболее характерны для устной речи однородные члены предложения, вводные слова, наименее характерны причастные и деепричастные обороты, являющиеся яркой приметой синтаксиса книжно-письменных стилей речи. Причастные и деепричастные обороты придают речи подчеркнуто книжный характер, и поэтому могут использоваться в условиях строгого официального общения. Они входят в состав стандартных выражений деловой речи:

  Для делового человека  речь является  своеобразной визитной  карточкой. Орфоэпические  ошибки особенно  заметны в чужой  речи и отвлекают  внимание слушателя  от сути изложения.  Существует целый  ряд профессиональных  ошибок, к сожалению,  закрепляющихся в  массовом сознании. У юристов это  «прИговор», «осУжденный» вместо «приговор», «осуждённый». У управленцев это «квАртал», «обеспЕчение» вместо «квартал», «обеспечение».

  Норма литературного  произношения предусматривает  полное проговаривание  слогов. Особенно  недопустима подобная  редукция в обстановке  официального общения  при обращении  к официальному  лицу. Не «Виктор  Степаныч», а «Виктор Степанович», не «Сан Саныч», а «Александр Александрович». С другой стороны, такие слова, как констатировать, прецедент, инцидент, компрометировать нередко произносятся с лишним «н» (инциндент).

2. ПИСЬМЕННЫЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ  СТИЛЬ РЕЧИ 

  Официально-деловой  стиль закреплен  за сферой социально-правовых  отношений, реализующихся  в законотворчестве, в экономике, в  управленческой и  дипломатической  деятельности. К периферии  делового стиля  относят информативную  рекламу, патентный  стиль и обиходно-деловую  речь (заявления,  объяснительные записки,  расписки и т.п.).

  Организационно-распорядительная  документация (ОРД)  – вид деловой  письменности, наиболее  полно представляющий  ее специфику.  Вместе с различными  видами законодательной  речи (лицензия, правила,  устав, указ и  т.п.) ОРД представляет  собой центр деловой  письменности, ядро  официально-делового  стиля. 

  Документ – это  текст, управляющий  действиями людей  и обладающий юридической  значимостью. Отсюда  повышенное требование  точности, не допускающей  иного толкования, предъявляемое к  тексту документов. Соответствовать  этому требованию  может только письменная  речь, подготовленная  и отредактированная.  В устной речи  достичь такой  степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.

  Составителю деловой  бумаги и служебного  документа следует  всегда помнить,  что понятность  и максимальная  точность – это  основное требование  к их оформлению  и содержанию. Именно  требование точности  и понятности письменной  деловой речи приводит  к языковому единообразию  и стандартности  служебных документов. Языковая точность  предполагает, прежде  всего, однозначность  понимания содержания, изложенного в  тексте. Адекватность  восприятия текста  автором и его  адресатом чрезвычайно  важна в деловом  общении на всех  этапах управленческой  деятельности.

  Помимо требования  денотативной точности (денотат  – предмет или  явление окружающей  нас действительности, с которыми соотносится  данная языковая  единица), к языку  документов предъявляется  требование коммуникативной  точности – адекватного  отражения действительности, отражения мысли  автора в речевом  фрагменте (предложении,  тексте). В документах поэтому используются клишированные стандартные фразы.