Рациональная организация рабочего места

     Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам  в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной  задачи, то другой, не добиваясь при  этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие  большого количества различных документов также служит удобным предлогом  для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения  той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить  свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и  вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем  рабочем столе.

     Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые  причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам  приходится отрываться от работы и  рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные  наблюдения показали, что на это  уходит минимум 15 минут в день, и  это, надо признать, довольно консервативная оценка. Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая  потеря рабочего времени. Подумайте, сколько  бы вы могли совершить полезного  за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

     Беспорядок  на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности  определять приоритетные направления  деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию  на просмотр тех документов, от которых  вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете  конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить  о них, теряются под грудами других документов. Наконец, здесь есть место  к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства  беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках  бумаги, и такая ситуация постоянно  служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто  наличие большого объема задач гораздо  больше способствует возникновению  стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

     Ключом  при наведении порядка на рабочем  столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот. Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

     Возможно, перед тем как начать наведение  порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический  барьер. Ведь загроможденный рабочий  стол подспудно ассоциируется у  нас с его чрезвычайно занятым  хозяином, а кому не нравится, чтобы  его считали занятым. Однако следует  помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть  о ваших делах говорят достигнутые  результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим  столом, можете приступать к разбору  документов. 

     Как справиться с кипами документов. 

     Промаркируйте четыре пустые папки или коробки  для хранения документов следующим  образом: «принять к обработке», «заняться  отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых  мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться  на утилизацию.

     Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело  отправляйте его в мусорную корзину. 

     Не  тратьте время на прочтение каждого  документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы  определить, нужен ли он вообще, и  если — да, то его следует отправить  соответственно в корзину или  папку.

     Во  время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В  обязательном порядке, чтобы облегчить  свою дальнейшую работу, ставьте пометки  на документах, но не тратьте на это  слишком много времени, так как  ваша основная задача на этом этапе  — разобрать все документы  по категориям.

     Журналы и другие периодические издания  следует просматривать быстро, вырывая  страницы, представляющие для вас  интерес. Остатки смело отправляйте  в мусорную корзину. На данном этапе  читать вырванные заметки не следует.

     Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте  время для работы с документами.

     Если  все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам  глубокое удовлетворение. 

     Как сохранить наведенный порядок? 

     Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием  позитивных рабочих привычек:

     Если, есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело  отправляйте его в мусорную корзину.

     Не  используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь  для этих целей специальными папками .

     Всегда  проверяйте наличие необходимой  техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.

     Не  перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.

     Старайтесь  обрабатывать и регистрировать документы  ежедневно. Если вы вынимаете документы  из картотеки, возьмите себе за правило  возвращать их на место как можно  скорее. 

     Режим труда и отдыха.

     Применение  рациональных режимов труда и  отдыха направлено на повышение производительности труда при нормальной его напряженности.

     Одним из важных вопросов, связанных, с рациональным чередованием труда и отдыха, является режим сменности предприятия. Известно, что наибольшая трудоспособность наблюдается  в утренние и дневные часы. Ритмичная  и планомерная работа — основа высокой производительности труда. Простои по организационным и  другим причинам создают обстановку нервозности у рабочего, снижают  выработку. Ошибочно считать такие  простои за отдых. Большой вред рациональному  трудовому режиму наносят сверхурочные работы, поэтому применять их можно  лишь в исключительных случаях.

     Время, необходимое для отдыха в течение  смены, зависит от целого ряда факторов: от физических усилий, нервного напряжения, темпа работы, рабочего положения, температуры, влажности и загрязненности воздуха; производственного шума, вибрации и  др. Время обеденного перерыва в  начале второй половины рабочего дня рекомендуется как наиболее рациональное. Обеденный перерыв должен быть не менее 30 мин. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Системы планировки помещений

     Выделяют  следующие основные системы планировки помещений:

1) кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2) зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3) ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

     При распределении помещений рекомендуется соблюдать следующие правила:

     В первую очередь размещать крупные  структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) в одном месте и учитывать возможность их расширения.

     Смежные отделы и службы размещать рядом  друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

     Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться  рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.

     Складские, множительные и транспортные подразделения  должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

     Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

     Планировка  рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

     общая и полезная площади здания, а также  планировка комнат определяется по рабочим  чертежам здания;

     число сотрудников определяется штатным  расписанием предприятия;

     нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

     При планировке целесообразно сразу  определить, кто из руководителей  предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это  улучшит управляемость и дисциплину.

     В табл. 1 приведены нормы площадей по категориям руководителей в различных  странах.

     Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м)

Категория служащих         Россия     США     Великобритания    Германия  

Руководитель предприятия 24-55       37-42      40-50             40-50

Заместитель руководителя    12-35       15-25      23-32                 25-30

Начальник отдела          8-24         7-9      18-23             15-25

Главный (старший) специалист 8-12    6-8      8-11              8-15

Специалист                          4-8        4-6       9                        2-4

Секретарь                                3-4         4-5            4-6                3-5 

     3. Безопасность на рабочем месте