Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

ПРАВИЛА

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

 

I. Общие положения

 

1. Настоящие Правила  устанавливают порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а  также порядок изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей.

2. Трудовая книжка является  основным документом о трудовой  деятельности и трудовом стаже  работника.

3. Работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц,  не являющихся индивидуальными  предпринимателями) ведет трудовые  книжки на каждого работника,  проработавшего у него свыше  пяти дней, если работа у данного  работодателя является для работника  основной.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого  работника в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и  оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

4. В трудовую книжку  вносятся сведения о работнике,  выполняемой им работе, переводе  на другую постоянную работу  и об увольнении работника,  а также основания прекращения  трудового договора и сведения  о награждении за успехи в  работе.

5. Сведения о взысканиях  в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является  увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся  на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан  по письменному заявлению работника  не позднее трех рабочих дней  со дня его подачи выдать  работнику копию трудовой книжки  или заверенную в установленном  порядке выписку из трудовой  книжки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

 

II. Ведение трудовых книжек

 

8. Оформление трудовой  книжки работнику, принятому на  работу впервые, осуществляется  работодателем в присутствии  работника не позднее недельного  срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку  при ее оформлении вносятся  следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки).

10. Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную  работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую  книжку на основании соответствующего  приказа (распоряжения) работодателя  не позднее недельного срока,  а при увольнении - в день увольнения  и должны точно соответствовать  тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой  книжке производятся без каких-либо  сокращений и имеют в пределах  соответствующего раздела свой  порядковый номер.

12. С каждой вносимой  в трудовую книжку записью  о выполняемой работе, переводе  на другую постоянную работу  и увольнении работодатель обязан  ознакомить ее владельца под  роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется  в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

14. Записи в трудовую  книжку о причинах прекращения  трудового договора вносятся  в точном соответствии с формулировками  Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового  договора по инициативе работодателя  в трудовую книжку вносится  запись об увольнении (прекращении  трудового договора) со ссылкой  на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового  договора по обстоятельствам,  не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится  запись об основаниях прекращения  трудового договора со ссылкой  на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового  договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового  договора с работником, осужденным  в соответствии с приговором  суда к лишению права занимать  определенные должности или заниматься  определенной деятельностью и  не отбывшим наказание, в трудовую  книжку вносится запись о том,  на каком основании, на какой  срок и какую должность он  лишен права занимать (какой деятельностью  лишен права заниматься).

20. Сведения о работе  по совместительству (об увольнении  с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной  работы в трудовую книжку на  основании документа, подтверждающего  работу по совместительству.

21. В трудовую книжку  по месту работы также вносится  с указанием соответствующих  документов запись:

а) о времени военной  службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(пп. "а" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации и  подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку  лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным  осуждением либо отстраненных  от должности в связи с незаконным  привлечением к уголовной ответственности,  установленными соответственно  оправдательным приговором либо  постановлением (определением) о прекращении  уголовного дела за отсутствием  события преступления, за отсутствием  в деянии состава преступления  или за недоказанностью их  участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель  по письменному заявлению работника  выдает ему дубликат трудовой  книжки без записи, признанной  недействительной. Дубликат трудовой  книжки выдается указанным лицам  в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения  свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный  трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который  устанавливается по справкам органов  внутренних дел.

При увольнении осужденного  с работы в установленном порядке  и поступлении его на новое  место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той  организации, в которую он был  принят или направлен.

23. При восстановлении  в установленном порядке непрерывного  трудового стажа в трудовую  книжку работника вносится по  последнему месту работы запись  о восстановлении непрерывного  трудового стажа с указанием  соответствующего документа.

24. В трудовую книжку  вносятся следующие сведения  о награждении (поощрении) за  трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях,  предусмотренных системой оплаты  труда или выплачиваемых на  регулярной основе, в трудовые  книжки не вносятся.

 

III. Внесение изменений и исправлений

в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

 

26. Изменение записей  о фамилии, имени, отчестве  и дате рождения, а также об  образовании, профессии и специальности  работника производится работодателем  по последнему месту работы  на основании паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии,  имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления  неправильной или неточной записи  в трудовой книжке исправление  ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая  запись, либо работодателем по  новому месту работы на основании  официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель  обязан в этом случае оказать  работнику при его обращении  необходимую помощь.

28. Если организация,  которая произвела неправильную  или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее  правопреемником, а в случае  ликвидации организации - работодателем  по новому месту работы на  основании соответствующего документа.

Если неправильная или  неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в  установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения  должны полностью соответствовать  документу, на основании которого  они были исправлены. В случае  утраты такого документа либо  несоответствия его фактически  выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится  на основании других документов, подтверждающих выполнение работ,  не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания  не могут служить основанием для  исправления внесенных ранее  записей, за исключением записей, в  отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой  книжки, содержащих сведения о  работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными  и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую  книжку, обязано немедленно заявить  об этом работодателю по последнему  месту работы. Работодатель выдает  работнику дубликат трудовой  книжки не позднее 15 дней со  дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата  трудовой книжки, осуществляемом  в соответствии с настоящими  Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника  до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и  награждении (поощрении), которые вносились  в трудовую книжку по последнему месту  работы.