В раздел "Сведения о работе" в  обязательном порядке вносятся также сведения:

    - о присвоении работнику новых  разрядов, классов или категорий;

    - установлении второй и последующих  профессий, специальностей или квалификаций.

УЧЕТ  И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

    С целью учета трудовых книжек, бланков  трудовых книжек и вкладышей к  ним каждая организация должна вести  следующие книги.

    1.  Приходно-расходная книга по учету  бланков трудовых книжек и  вкладышей к ним - ведется бухгалтерией. В бухгалтерии хранятся также бланки трудовых книжек и вкладышей, являющихся документами  строгой  отчетности. Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 7).

    2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - ведется кадровой службой или лицом, ответственным за работу с кадровой документацией. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные работникам вновь, с указанием серии и номера (приложение 6). В крупных организациях в составе кадровой службы выделяется сотрудник, отвечающий за работу с трудовыми книжками. Он и осуществляет регистрацию трудовых книжек. При смене этих работников проводится сверка данных о хранящихся в кадровой службе трудовых книжках с книгой учета. Прием книжек производится по акту.

    Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью или опломбированы.

    Трудовые  книжки и их дубликаты хранятся в  кадровой службе (у работодателя) в течение всего периода работы работника в данной организации. Они систематизируются по структурным подразделениям, внутри - по алфавиту (по первой букве фамилии). Трудовые книжки должны храниться в закрывающихся шкафах (сейфах). В номенклатуру дел кадровой службы ежегодно включается дело "Трудовые книжки работников". Оно является переходящим.

    Трудовые  книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока, невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) передаются, в архив, где они хранятся в течение 50 лет. По истечении указанного срока они могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Служба  ДОУ. Задачи, функции, типовые структуры

    Документы, регламентирующие ДОУ государственном  органе, разрабатываются    на основе законодательства, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

    Организация ДОУ в государственном; органе, как правило, возлагается на самостоятельное структурное подразделение (организационно-контрольный отдел, управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат и т. д. -служба ДОУ), находящееся в непосредственном подчинении руководителя государственного органа.

    Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем государственного органа, а функциональные обязанности, права, ответственность служащих -должностными инструкциями.

    Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих государственных органах основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота государственного органа, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

    Таким образом, служба ДОУ решает два основных комплекса задач:

    1) непосредственное обеспечение документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

    2) совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

    Задача  обеспечения документирования управленческой деятельности решается следующими функциями:

    а) разработка и проектирование фирменных  бланков, обеспечение их изготовления;

    б) обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;

    в) контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

    Задача организации работы с документами в государственном органе решается выполнением следующих функций:

    - установление единого порядка  прохождения документов (документооборота учреждения);

    - экспедиционная о5работа;а поступающих  и отправляемых документов;

    - регистрация и учет поступающих,  отправляемых и внутренних документов учреждения;

    - контроль за исполнением документов;

    - систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

    -  организация работы с обращениями  граждан;

    -  обеспеченна защиты документной информации.

    Задача  совершенствования  форм и методов  работы с документами  включает в себя;

    -  разработку и переработку нормативных,  инструктивных, методических документов по ДОУ (инструкции по делопроизводству и др.) и доведение; их до сведения: работников учреждения;

    -  методическое руководство и контроль  за соблюдением установленных правил работы, с документами в структурных подразделениях учреждения;

    - повышение квалификации работников  учреждения и их консультирование по вoпpocам работы с документами;

    -  упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации  документов, разработка табеля и  альбома форм документов, применяемых  в деятельности учреждения;

    - разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

    - постановку задач на разработку  или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

    Служба  ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка  работы с документами, в государственном  органе, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства государственного органа.

    Положение о службе ДОУ  состоит из следующих разделов:

    1) общие положения;

    2) цели и задачи службы ДОУ;

    3) функции службы ДОУ;

    4) права и ответственность службы  ДОУ;

    5) взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями государственного органа, другими организациями и учреждениями.

    Должностные инструкции разрабатываются для каждого работника службы ДОУ. Эти инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечиваю  условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к ним мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда — принцип разделения и кооперации труда.

    Для составления качественной должностей инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, — иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работниц, его навыкам, опыту и т. п.

    При разработке должностные инструкций для работников службы ДОУ следует  руководствоваться «Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих» (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37). Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников государственных органов и учреждений - руководителей, специалистов и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации л образованию, наличию специальных знаний и навыков.

    В случае подчинения службы ДОУ руководителю государственного органа должностные инструкции се работников утверждает руководитель государственного органа или заместитель руководителя по работе с кадрами, если же служба ДОУ непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя или входит как подразделение в другую структурную единицу (например, организационно-контрольное управление, управление делами, административно-хозяйственную службу и др.), должностные инструкции ее работников утверждаются, соответственно, заместителем или руководителем структурного подразделения, в составе которою находится служба ДОУ.

    В процессе подготовки положения о подразделениях должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, в числе которых: руководители заинтересованных подразделений, юрист, руководитель кадровой службы, заместители руководителя государственного органа (при согласовании положения о службе ДОУ).

    Для повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей в полном объеме каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией либо после ее утверждения, либо при

приеме  на работу. При этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «С инструкцией ознакомлен» (подпись, дата).

    Первые  экземпляры положения о подразделении  и должностных инструкциях хранятся в деле государственного, органа, копии - у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте.

    Одной из функций службы ДОУ является разработка инструкции по делопроизводству государственного органа, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ве-дения учета, регистрами, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем государственного органа и имеет обязательный характер для всех государственных служащих данного государственного органа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Объяснительная  записка начальнику ОВД г. Уфы

 

    Объяснительная  записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение фактов нарушения производственного процесса или трудовых правоотношений и объяснение причин случившегося.

    Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием подробных обстоятельств, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки  должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

    В зависимости от важности освещаемого  вопроса объяснительные записки могут храниться от одного года до 5 лет.