Міжнародна стандартизація і проблеми термінології: керування документаціїними процесами

     Етап  В. Аналізування ділової діяльності забезпечить розуміння зв`язку службового документа з діяльністю організації  та процесами цієї діяльності, допоможе розробити модель напрямів роботи організації  та процедури її виконання.

     Етап  С. Встановлення вимог до службових  документів. Цей етап забезпечує засади створення, зберігання та передачі службових  документів до архіву або вилучення  їх для знищення, а також визначення вимог організації до створення, одержування та зберігання службових  документів.

     Етап  О. Оцінювання наявних систем дає  змогу визначити будь-які розбіжності  між вимогами, їхнім виконанням і  можливостями наявних систем, щоб  оцінити рівень їхньої ефективності.

     Етап  Е. Визначення стратегії виконання  вимог до службових документів полягає  у визначенні організацією політики, процедур, стандартів, засобів та методів, які потрібно запровадити для  створення і зберігання службових  документів, необхідних для її діяльності. Пропонується брати до уваги історію, вид діяльності, технологічне забезпечення, зовнішні умови та інші чинники, які  впливають на функціонування організації.

     Етап F. Розробляння документаційної системи. Показано зв`язок усіх етапів на певному  рівні їхнього запровадження. На цьому етапі відбувається залучення  експертів та інших фахівців із керування  документаційними процесами, до розробки інструкцій, які відповідають вимогам  до документації.

     Етап G. Впроваджування документаційної  системи. На цьому етапі потрібно розробити стратегію шляхом системного дослідження, щоб упровадити план, який забезпечує загальний огляд, як діють  разом різні складники системи.

     Етап  Н. Аналізування після впровадження системи охоплює аналіз процесу  розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути недоліки.

     Четвертий розділ “ Документаційні процеси  та їхнє контролювання ” містить  вступ та кілька підрозділів, у яких розкрито певним чином операції з  керування документаційними процесами, що стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, та електронної  документації. У цьому розділі  приділяється увага основним засобам, які використовуються під час  керування документаційними процесами, та класифікуванню напрямів діяльності організації. Обов`язковим є словниковий  контроль – перелік санкціонованих заголовків. Це дає змогу контролювати термінологію, що використовується для  назв службових документів в організації. Відповідно також розробляється  тезаурус, який застосовується в разі класифікування конкретних службових  документів.

     У національному відхилі, який подається  до цього підрозділу, вказано,

 що  централізовано уповноважені архівні  установи повинні розробляти  перелік службових документів  зі строками їхнього зберігання, що затверджуються нормативно-правовими  актами, відповідно до яких розробляють  номенклатуру справ, та погоджують  її з уповноваженою архівною  установою. 

     Для того, щоб визначити, які службові документи потрібно долучати до документаційної  системи та як довго їх зберігати, потрібно проаналізувати внутрішнє  та зовнішнє середовище організації, її функції, діяльність та взаємозв`язки з цим середовищем.

     Подається схема класифікації рівнів доступу  та безпеки. Цей процес поширюється  на визначення, які документи потрібно долучати до документаційної системи  та хто може мати до них доступ, і  як довго їх зберігати. Доступ до службових  документів обмежується для захисту  інформації від будь-якого несанкціонованого  доступу, збирання, використання, вилучання, змінення, знищування тощо. Процес долучання  службових документів поширюється  як на документи, які були створені організацією, так і на ті, які  вона отримала. Формою долучання службового документа є результат визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ відповідно до класифікації та його розміщення у визначеній послідовності  серед інших службових документів.

     Реєстрація  свідчить, що службовий документ було створено або долучено до документаційної  системи, що охоплює запис інформації про службовий документ, та надання  йому унікального умовного позначення. Службові документи також можна  реєструвати на різних рівнях. Стосовно документів на паперових носіях, таке реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні документа  або аркуша (аркуш бухгалтерської книги). У комп`ютеризованих системах пропонується розробити реєстрацію документів таким чином, щоб вони реєструвались автоматично без  втручання фахівця з керування  документаційними системами, відповідно процес реєстрації в електронних  документаційних системах може містити  класифікацію і визначення статусу  доступу.

     У цьому розділі розкриваються  також загальні принципи класифікування, словниковий контроль, що передбачає визначення місцезнаходження окремих  службових документів, та індексування, що розширює можливість пошуку документів за допомогою класифікування, категорій  та носіїв.

     Процес  установлення статусу службових  документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов`язати із класифікуванням  напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить  такі етапи:

     а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

     b) визначення місця операції (дії)  та службових документів у  відповідній категорії документів  згідно з номенклатурою справ; 

     с) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових  документів до архіву або вилучення  їх для знищення;

     d) документальне оформлення в документаційній  системі строків зберігання та  майбутні дії з передачі службових  документів до архіву або вилучення  їх для знищення;

     е) визначення строку, до якого треба  зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього  зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

     Дуже  важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати  і вимоги до доступу та безпеки.

     Вагомими  чинниками, що впливають на вибір  умов зберігання та можливих варіантів  збереження, є:

     а) обсяг та рівень зростання кількості  службових документів;

     b) користування документами; 

     с) вимоги, пов`язані з убезпеченням та характером інформації службових  документів;

     d) фізичні характеристики;

     е) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами;

     f) відносна вартість варіантів  зберігання службових документів;

     g) потреби доступу. 

     Відповідно  для належного зберігання та захисту  службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.

     Користування  службовими документами та контроль за їхнім обігом і

 виконанням  – це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють  лише користувачі з відповідними  дозволами та повноваженнями.

     У підрозділі, що стосується передавання  службових документів до архіву або  вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування  документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання  прав контролю за службовими документами  або власності на них.

     У п`ятому розділі “ Відстежування  та здійснювання перевіряння ” є  кілька підрозділів, які розкривають  причини відстеження та перевіряння  документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації  законодавству, політиці, принципам  та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають  до суду як доказ. Документи відстеження  та перевіряння засвідчують, що система  діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження  продуктивності праці показує кількість  та якість процедурних обов`язків  та відповідного забезпечення захисту  та цілісності системи і процесів.

     Шостий  розділ, що має назву “ Навчання ”, складається з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “ Навчання фахівців з керування документацій ними процесами ” наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.

     Методи  навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:

     а) долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;

     b) навчання в аудиторії для новачків  або під час замінювання системи; 

     с) навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної  програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями  того самого рівня;

     d) короткі навчальні заняття або  семінари з окремих питань  керування документаційними процесами;

     e) листівки та буклети з короткими  інструкціями “ як робити ”, що описують певні аспекти політики або практики щодо організації роботи зі службовими документами;

     f) комп'ютерні презентації, які  можуть бути інтерактивними,

 доступними  через корпоративну мережу або  поширюватись на машинних носіях;

     g) допоміжні тексти, надані комп'ютерною  мережею; 

     h) навчальні курси, організовані  навчальними закладами або фаховими  організаціями. Вони можуть бути  частиною загальної навчальної  програми цих організацій і  (або) бути розробленими на  прохання іншої організації з  урахуванням її особливих потреб.

     Щодо  оцінки та перегляду змісту навчання, дуже важливими є ефективність та дієвість програм навчання керуванню  документаційними процесами, які дозволяють тим, хто вже пройшов навчання, одержати новітню інформацію.

     Друга частина стандарту має низку  додатків, спрямованих на поглиблене розкриття її змісту та порівняння національного стандарту з ISO 15489:2.

     У додатку А здійснено порівняння національного Міжнародного стандарту  в частині керування документаційними процесами.

     Додаток В присвячений порівнянню структурних  елементів двох стандартів.

     У додатку НА приводяться національні стандарти України, що гармонізовані з Міжнародними стандартами.

     Додаток НБ присвячений поясненню національних відхилів від Міжнародного стандарту. На жаль, кількість таких відхилів незначна і вони не дозволяють повною мірою відобразити специфіку  керування документацій ними процесами  в Україні.

     Даний стандарт слугує започаткуванню системи  керування документацією в Україні. Як і кожний стандарт, він є підсумком  наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.

     Висновок  до розділу.

     Основний  нормативно-правовий акт, що регулює  організацію діловодства - Примірна інструкція. Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт УСТУ 4423-2005 “ Інформація та документація. Керування документаційними процесами ”.