Міжнародна стандартизація і проблеми термінології: керування документаціїними процесами

     Сучасний  рівень розвитку документаційної сфери  потребує оперативного освоєння світового  досвіду для формування системи  керування документаційними процесами  в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І.Є. Антоненко [1], а також у монографії В.В. Бездрабко [2].

2.2. ДСТУ 4423-2005 “Інформація  та документація. Керування документаційними  процесами”.

     Упровадженню  в Україні системи керування  документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “ Інформація та документація. Керування документаційними процесами ”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “ Інформація та документація. Керування документацією ”. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.

     Стандарт  розроблено Українським науково-дослідним  інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів  України. Його розробники – кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення).

     Стандарт  був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту  України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він  відповідає стандарту ISO 15489-2001 “ Інформація та документація. Керування документацією ” та має національні відхили.

     У національному вступі подано основні  відомості про стандарт.

     У розділі “ Сфера застосування ” вказано, що стандарт поширюється  на сферу керування документаційними процесами. Відзначено, що він стосується керування службовими документами  всіх видів на всіх носіях, створених  у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов’язані  працювати з документами.

     Другий  розділ “ Нормативні посилання ” містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.

     Третій  розділ “ Терміни та визначення понять ” присвячений термінам та визначенням понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як “ галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність ”.

     У четвертому розділі “ Переваги керування документаційними процесами ” вказуються ці переваги, що охоплюють:

     а) упровадження політики і застосування стандартів;

     b) визначення обов’язків і повноважень; 

     с) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;

     d) забезпечення низки послуг, пов’язаних  із питаннями керування службовими  документами та користування  ними;

     е) розробку, реалізацію та керування  спеціалізованими системами для  керування документаційними процесами;

     f) інтеграція керування документаційними  процесами в ділові системи  та процеси. 

     У п’ятому розділі “регуляторне середовище ” подано вимоги до

 регуляторного  середовища, що визначають правове  поле для керування документаційними  процесами в організації. 

     Найважливішими  з цих вимог є:

     а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових  документів, архівів, доступу, права  на приватну таємницю, свідчень, електронної  комерції, захисту даних та інформації;

     b) обов’язкові норми практичної  діяльності;

     с) добровільні кодекси усталеної  практики;

     d) добровільні кодекси поведінки  й етики; 

     е) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

     У шостому розділі “ Політика та обов’язки ” висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації, що стосується процедур керування документаційними процесами. Зокрема організаціям пропонується: запровадити, задокументувати та визначити ті ділянки, де законодавство, інструкції та інші методики найбільше застосовуються при створенні службових документів, що стосується діяльності організації.

     У сьомому розділі “ Вимоги до керування документаційними процесами ” розглянуто ці вимоги, розкрито принципи програм керування документаційними процесами. Зокрема подано характеристику структури службового документа, що стосується автентичності, достовірності, цілісності та придатності для користування. Службовий документ повинен бути захищеним від несанкціонованих змін, будь-яке санкціоноване доповнення має бути задокументовано та проконтрольовано.

     Восьмий розділ “ Розробляння та впроваджування документаційних систем ” має кілька підрозділів. У них розглядаються як загальні положення, що стосуються стратегії та запроваджування політики, процедур і методики, так і характеристика документаційних систем, що має відповідати достовірності інформації, цілісності, відповідності, всебічності, систематичності. Також розглядається розробка та впровадження документаційних систем, що передусім мають бути функціональними та охоплювати процеси, пов’язані з певними службовими документами. Приділяється увага фізичному зберіганню носіїв інформації та їхньому захисту, що можуть виникнути під час надзвичайних ситуацій. При роботі з документаційними системами можуть виникнути будь-які зміни, тому потрібно обов’язково контролювати і документально оформляти, особливо це стосується системи електронної документації. Слід забезпечити, щоб службові документи залишались автентичними, достовірними та придатними для користування протягом усього періоду їхнього зберігання. Обов’язковим є контроль за доступом, для забезпечення цілісності службових документів, та захисту їх від несанкціонованого користування. Слід також контролювати передачу документів до архіву або вилучення їх для знищення за допомогою контрольного журналу, або інших методів контролю. В цьому розділі досить детально розглядається методика розробки та впровадження документарних систем, що передбачають:

     а) попереднє дослідження;

     b) аналіз ділової діяльності;

     с) встановлення вимог до службових  документів;

     d) оцінка наявних систем;

     е) визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів;

     f) розробка документаційної системи; 

     h) аналіз упровадження системи. 

     Припинення  функціонування документаційних систем запропоновано обов’язково документально  оформляти, тому що службові документи  до системи більше не додаються, а  доступ до неї залишається відкритим.

     У дев’ятому розділі “ Документаційні процеси та їхнє контролювання ” розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування та індексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:

     - забезпечити створення метаданих,  що описують діловий контекст;

     - засвідчувати  місцезнаходження  службового документа; 

     - виявляти, яка дія не виконана;

     - виявляти, хто має доступ до  службового документа; 

     - виявляти, коли цей доступ мав  місце; 

     - забезпечувати свідчення дій,  що здійснювалися зі службовим  документом.

     Реєстрація  документів засвідчує факт їхнього  створення та долучення до документаційної  системи і полегшує їхній пошук.

     Велика  увага приділяється класифікуванню напрямів службової діяльності, а  також системам класифікації, які  можна використовувати для операцій керування документаційними процесами.

     У десятому розділі “Відстежування та здійснювання перевірення” наголошується  на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування  відповідності до політики та вимог  організацій. У разі непридатності  чи неефективності такої системи  її модифікують.

     В одинадцятому розділі “ Навчання ” вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, та мати програму навчання роботи зі службовими документами.

     До  першої частини стандарту розроблено покажчик, що полегшує роботу зі стандартом.

     Також у першій частині стандарту є  додатки, які носять довідковий характер:

• додаток  НА містить перелік стандартів України, на які є посилання в цьому стандарті.
• додаток НБ містить порівняльну таблицю визначення понять, згідно зі стандартом ДСТУ 2732:2004 та згідно з цим стандартом.
• додаток НВ містить перелік національних відхилів, що є в цьому стандарті та їхнє пояснення.
• додаток НГ містить абетковий покажчик українських термінів, що значно полегшує роботу зі стандартом, а безпосередньо – з його першою частиною.

     Друга частина стандарту складається  з національного вступу, шести  розділів, чотирьох додатків, покажчика  і бібліографії.

     У національному вступі йде про  те, що цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001, також до стандарту  внесено зміни, які зумовлені вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні, а також внесені відповідні редакційні зміни.

     У першому розділі другої частини  стандарту, який має назву “ Сфера застосування ”, вказується, що це настанови, які полегшать упровадження ISO 15489-1, і мають застосовуватися фахівцями з керування документаційними процесами та організаціями, що керують службовими документами. Другий розділ “ Політика та обов`язки ” складається з кількох підрозділів. Друга частина стандарту “ Настанови ” має більш практичний характер. Якщо в першій частині “ Основні положення ” було подано у загальній формі, то в другій частині надаються додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та їхнього впровадження. Зокрема організації зобов`язані розробити, задокументувати та забезпечити впровадження та дотримання політики керування документаційними процесами. Виклад цієї політики визначає, хто відповідатиме та здійснюватиме контроль за використанням програм і політики керування документаційними процесами. Формування політики має бути забезпечене відповідними інструкціями та номенклатурою справ. Політика керування документаційними процесами повинна зобов`язувати всіх працівників створювати та зберігати всі відповідні документи, що належним чином документують діяльність організації.

     Політика  визначає повноваження та обов`язки всіх категорій працівників, що беруть участь у керуванні документаційними процесами. Відповідно на вище керівництво покладено  найвищий рівень відповідальності. Зокрема  фахівці з керування документаційними процесами розробляють загальну політику, процедури та стандарти  для організації і несуть основну  відповідальність за впровадження ISO 15489-1.

     У третьому розділі “ Стратегія. Розробляння  та впроваджування ” наведено рекомендації, що стосуються розробляння та впроваджування системи керування документаційними процесами, які розписані поетапно. Охарактеризовано мету кожного етапу  та здійснено його детальний опис. 

     Етап  А. Попереднє дослідження допоможе визначити, які службові документи  треба долучати до документаційної  системи та як довго зберігати, а  також визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері  керування документаційними процесами, визначити головні чинники та потреби у створенні і зберіганні службових документів.