Должностная инструкция, этапы ее разработки, формы и структура

Должностные инструкции для многих компаний – тема нелюбимая. Сначала на их составление тратят много времени и сил, а потом про них стараются быстрей забыть и убрать подальше. Вспоминают только тогда, когда начальственного наставления оказывается недостаточно, либо подчиненные выпадают из поля зрения руководства. Если все хорошо, зачем тогда инструкции? Когда же складывается нештатная ситуация, большинство инструкций оказываются бессильны, так как не объясняют работнику степень его ответственности в случае ЧП [31. С. 84].

Другая крайность – это составление подробнейших инструкций, которые прописывают каждый шаг работника, ограждая рабочий процесс от его возможных неточностей и ошибок, но в то же время от его инициативности и самостоятельности.

Большинство сотрудников различных компаний относится к должностным инструкциям настороженно, некоторые даже негативно. Доводы работников вполне понятны:

1. Инструкции – это бюрократический элемент, который никак не помогает в работе. Скорее мешает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела».

2. В большинстве своем  инструкции длинны, чтение их  утомительно, ориентация в них  невозможна.

3. Данные документы редко  соответствуют реальности. Те, кто  их пишет, не знает и не  понимает специфику данного участка  работы.

4. Часто инструкции содержат  только список необходимых действий, к тому же слишком большой  для одного работника. А вот  способы действий не указываются.

5. Инструкции специально  создаются руководителями, чтобы  переложить всю ответственность  на исполнителей. Они нужны для  наказаний и штрафов.

6. Большинство инструкций  «раздуты» и «размыты» и не  дают четкого понимания, как  достигнуть конкретных результатов.

7. Должностные инструкции  работников одного подразделения часто дублируют либо, противоречат друг другу, и тогда обязанности перекладываются с одной «головы» на другую, не находя постоянной «прописки» [35. С. 171].

В ситуации «кадрового голода»  наличие четких и грамотных инструкций по каждой должности может стать  преимуществом одной компании перед  другой. «Дефицитные» специалисты отдадут  предпочтение той организации, в  которой система управления и  взаимодействия персонала тщательно  продумана, прописана и закреплена.

Мнение кадровых специалистов:

В чем же состоит значимость должностных инструкций?    

В чем ценность того, что  компания составила должностные  инструкции, и они не пылятся в  ящике, а реально «работают»?

1. Адаптация новых сотрудников  проходит быстрее и легче при  наличии подобных документов. Когда  новички могут прочитать, что  они должны делать, за что отвечать, кому подчиняться и на что  они имеют право, меньше будет  растерянности, опасений и суеты.

2. Должностные инструкции  могут и должны описывать каждый  шаг работы сотрудника. Чем детальнее  будет это описание, тем меньше  будет разногласий с коллегами,  руководством и непонимания целей  и задач своей деятельности. Это  удобный инструмент для всех. Новому сотруднику дает возможность  принять более взвешенное решение  о своих дальнейших планах. Менеджер  по персоналу или непосредственный  руководитель может более эффективно  организовать работу  сначала с кандидатами, затем с новичками, спланировать их обучение. Должностные инструкции позволяют быстрее выявить самые проблемные этапы и скорректировать их.

3. Четко прописанный документ  предоставляет каждому сотруднику  возможности самоуправления и  самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает  должностные обязанности, ожидаемые  результаты и критерии оценки  эффективности работы, на которые  будет ориентироваться непосредственный  руководитель, у работника появляется  дополнительная возможность оценивания  своей деятельности, что в значительной  мере облегчит руководителю применение  разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. Но для этого инструкции должны соответствовать действительности и быть вручены новому сотруднику (один из экземпляров) [16. С. 46].

В идеале, должностные инструкции должны быть не «бюрократическими излишествами», а внутренними «законами» компании. Если соблюдать требования и рекомендации по их составлению, то они такими и  получатся: краткими, четкими, без двусмысленности  и возможностей разного толкования. Но такой документ требует ответственности  не только от работника, но и от работодателя. В соответствии с положениями  документа, руководитель обязан обеспечивать прописанные права сотрудников, обязан дополнительно оплачивать то, что не входит в перечень должностных  обязанностей. В противном случае, он рискует потерять авторитет и  положительную репутацию своей  компании. Может быть, поэтому некоторые  руководители так не любят должностные  инструкции?..

Важно найти «золотую середину». С одной стороны, не свести все управление персоналом к межличностному общению, основанному на авторитете, дружеских связях и симпатиях. А с другой стороны, не подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и «бумажками». Как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Правила составления должностных  инструкций.

Главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Двусмысленный или противоречивый документ невозможно будет исполнять. Пользоваться им тоже будет неудобно: утомительно читать, трудно ориентироваться, легко запутаться и пропустить что-то важное. Однако в некоторых организациях они именно такие.

Самое главное назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Все остальное необходимо вычеркнуть. Должностная инструкция не может мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей. Способы мотивации придется разрабатывать руководству или службе персонала отдельно. Должностная инструкция избавит руководство от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности своих подчиненных.

В должностную инструкцию не следует включать призывы, пожелания, красочные обороты. Положения необходимо формулировать просто и ясно. Составляя  нормативные документы, важно придерживаться единого стиля в формулировке основных положений.

Данный документ обязательно  должен объяснять цели действий сотрудников, а вот средства достижения их расписывать  необязательно – они найдут их сами в процессе выполнения работы. Кроме этого, цели должности должны быть одного масштаба и не противоречить друг другу. Чтобы сохранить ясность и лаконичность документа, лучше избегать указания второстепенных и побочных целей. Они и так подразумеваются при достижении основных.

В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Они должны позволить сотрудникам  через определенное время отчитаться о выполненной работе. Часто формулировка задач определяет форму отчетности подчиненных. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач, а каждая задача ведет к достижению нескольких целей. Задач, которые не вели хотя бы к одной из ранее поставленных целей, не должно быть вовсе.

Функции должности, следующие  за задачами, соотносятся с ними таким же образом, как задачи с  целями. Они являются непосредственными  конкретными задачами специалиста  и одновременно частью единой целостной  функциональной системы организации  или предприятия.

Составляя должностные инструкции, необходимо учесть нештатные ситуации, ситуации ЧП и прописать указания в подобных случаях.

Данные рекомендации позволят сделать важные нормативные документы  ясными и удобными для исполнения и контроля [43. С. 376].

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод,  что:

1) В качестве основы  должностных инструкций используется  Единый квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и служащих, утв. постановлением  Минтруда России от 09.02.04 №9.

2) Должностная инструкция  разрабатывается исходя из функций  и задач структурного подразделения  организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными  справочниками.

3) Должностная инструкция  должна включать в себя обязательные  разделы: общая часть, должностные  обязанности, права, ответственность,  взаимоотношения. Рекомендуется  включать и такой раздел как  поощрение.

4) «Общая часть» определяет  назначение и место работника  в аппарате управления.

5) Раздел «Должностные  обязанности» включает обязанности  работника, предусмотренные, как  ТК РФ, федеральными законами, иными  нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными  актами, действующими в организации.

6) Права устанавливают  перечень полномочий работника,  обеспечивающих реализацию возложенных  на него функциональных обязанностей.

7) Раздел «Ответственность»  предусматривает меры юридической  ответственности за несоблюдение  требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством.

8) Раздел «Взаимоотношения»  устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость.

9) В разделе «Поощрения»  указываются формы морального  и материального поощрения за  своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей  и отсутствие нарушений трудовой дисциплины.

Большинство руководителей относятся к должностным инструкциям как к официальному документу, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Наличие подобных документов дисциплинирует коллектив и каждого сотрудника в отдельности.

Разрабатывая должностные  инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция, определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.

 Должностные инструкции  относятся к документам, подлежащим утверждению, которые утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяющей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример должностной инструкции.  

 

Название компании                                               УТВЕРЖДАЮ                                               

                                     Генеральный директор                                                                                  

____________            

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(Дата утверждения)                                                                      

(Населенный пункт)

(Наименование должности)

(Наименование структурного  подразделения)

Общие положения

Основной целью деятельности (наименование должности) является (цель/цели деятельности).

(Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности приказом руководства (название компании)

(Наименование должности) подчиняется непосредственно (наименование должности вышестоящего должностного лица).

(Наименование должности) руководит работой (наименование должностей нижестоящих сотрудников).