Должностная инструкция, этапы ее разработки, формы и структура

 

  2. структура И НОВОВВЕДЕНИЕ В должностной инструкции

 

2.1 Общее положение

 

 

В качестве основы должностных  инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные  централизованно государством.

Так, в соответствии с  п. 5 Порядка применения Единого квалификационного  справочника (ЕКС) должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9, квалификационные характеристики служат основой для  разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные  работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности  организации производства, труда  и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения  вопросов, связанных:

• с регулированием трудовых отношений;
• с обеспечением эффективной системы управления персоналом организации независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности [13. С. 86].

Работодатель в праве  самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника  должен в той или иной мере соответствовать  требованиям, установленным централизованно.

Работодатель в праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении  установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ [13. С. 96].

Таким образом, должностная  инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации.

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение [3. С. 23].

 

2.1.1 Раздел «Общая часть»

 

 

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются  следующие положения:

1.1 Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и выше стоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия.

1.2 Порядок назначения, перевода и освобождение работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.3 Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются по квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

1.4 Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

1.5 Перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и внутренних нормативных документов предприятия.

1.6 Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Этот раздел может содержать  дополнительные требования, устанавливаемые  работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [9. С. 134].

 

2.1.2  Раздел «Должностные обязанности»

 

 

Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в  должностной инструкции, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных  как ТК РФ, федеральными законами, иными  нормативными правовыми актами, так  и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных  актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Егоршин А.П. предлагает в  данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме [10. С. 127].

Исходными данными для  разработки карты функциональных обязанностей являются:

• квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;
• матрица распределения функций управления между структурными подразделениями;
• положение о структурном подразделении;
• нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости – материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления[23. С. 152].

 

2.1.3  Разделы: «Права», «Ответственность»

 

 

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, которые обеспечивают реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции [1. С. 168].

Раздел «Ответственность»  предусматривает меры юридической  ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные  трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский  кодекс РФ, КЗоТ РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение  об оплате труда, типовые правила  внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций  управления, положения о структурных  подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам  деятельности структурного подразделения  в целом с учетом конкретного  вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности  и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем  работника с применением в  случае необходимости следующих  форм воздействия:

• мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, КЗоТ РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;
• мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [33. С. 145].

 

2.1.4  Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

 

 

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает  субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

• перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе;
• условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения»  указываются формы морального и  материального поощрения за своевременное  и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений  трудовой дисциплины:

1) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде.

2) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

3) Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [22. С. 154].

 

2.2 Новые взгляды на должностную инструкцию

 

 

Должностная инструкция – одна из основных разновидностей корпоративных письменных нормативных документов. Кроме них существуют еще положения о структурных подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, пошагово, то его проще описать с помощью специального регламента. Если результаты деятельности должны появиться в ходе какого-либо творческого процесса группы работников, то проще использовать вариант положения о структурном подразделении [29. С. 27].

По структуре оба документа  практически одинаковы, только в  регламенте будут прописаны формальные критерии выполнения работы на каждом этапе, а в положении больше будет  сказано об общих целях и задачах  подразделения. Персональные должностные  инструкции являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Руководители различных предприятий и организаций совсем недавно считали (а некоторые до сих пор считают), что могут обойтись без должностных инструкций. Они приводят такие аргументы:

1. В Трудовом Кодексе  РФ должностная инструкция только  упоминается. Если она не является  обязательным документом, не стоит  тратить на ее написание силы  и время.

2. Определяющую роль при  формировании условий труда работника  играет трудовой договор. В  договоре можно указать обязанности,  выполнение которых требуется от работника, и условия, на которые он может рассчитывать.

3. Многие должности имеют  стандартный набор требований. В  таких случаях принятый  в компанию новый сотрудник обычно сам знает, что его ожидает. Подробности и нюансы можно обозначить на собеседовании при приеме на работу.

4. При подборе персонала  на каждую вакансию руководителем,  кадровиком составляются требования  к кандидатам. Этот список может  стать приложением к договору.

5. Испытательный срок  дает возможность понять, соответствует  данный работник занимаемой должности  или нуждается в замене [32. С. 253].

Однако получить полное представление  о служебных обязанностях из текста договора, списка требований довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает  непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная  инструкция является документом, который призван устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Столкнувшиеся с подобными  ситуациями  руководители вынуждены сами либо с помощью кадровых консультантов со стороны создавать инструкции в срочном порядке, чтобы оградить себя от претензий со стороны подчиненных.

Некоторые компании включают должностные инструкции в свой перечень внутренних документов, считая это  очередным модным веянием. Для престижа им необходим современный подход, наличие корпоративной культуры, полная система документации.    

Все больше людей бизнеса стали рассматривать правильно и грамотно составленную должностную инструкцию как один из инструментов эффективного управления персоналом. Такой документ упорядочивает трудовой процесс и делает его управляемым и подконтрольным. Должностная инструкция призвана ограничить круг обязательных действий каждого работника в конкретной компании, так как название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному.