Деловой документ

  3) стенографические, где все выступления  записаны дословно.

     В протоколе указываются следующие  реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее  собрание, производственное совещание, расширенное совещание и т. п.); название предприятия, организации, где  проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

     Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совещания. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконичным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.

  5.2 Распорядительный  документ

     Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.

     Основными их видами, наиболее распространенными  в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила  и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

     Постановление — нормативный акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе принципа единоначалия, государственными органами, общественными организациями и т. д.).

     Круг  вопросов, по которым принимаются  постановления местных советов  народных депутатов, довольно широк, поскольку  последние осуществляют государственное  руководство всеми отраслями  хозяйственной и социально-культурной жизни. Постановления и распоряжения исполкомов, принятые в рамках предоставленных прав, являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями, функционирующими на территории, подчиненной совету, а также для выполнения служебными лицами и гражданами.

     По  своим юридическим свойствам  постановления исполкомов могут  быть нормативными или индивидуальными. Нормативные — это постановления  о режиме работы предприятий торговли и бытового обслуживания населения, индивидуальные — о принятии к  эксплуатации того или иного домостроительства, назначении опекунства и др.

     Постановления местных советов, их исполкомов составляются по единой форме. Отличие между ними состоит лишь в том, что постановления  советов не нумеруют, а исполкомов — имеют порядковую нумерацию.

  Постановление содержит такие основные реквизиты:

  1) изображение герба Украины;

  2) название местного совета народных  депутатов или его исполкома;

  3) указание места издания;

  4) название вида документа (постановление);

  5) дата (для постановления местных  советов) или дата и номер  (для постановления исполкома);

  6) заголовок;

  7) текст постановления (решения);

  8) подписи председателя и секретаря  исполкома;

  9) печать.

     Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние  рассматриваемого вопроса, и постановляющей, содержащей перечень мероприятий с  указанием сроков выполнения и служебных  лиц, ответственных за своевременное  их исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

     Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.

     По  назначению они подразделяются на приказы  по личному составу и по общим  вопросам.

     Приказы по общим вопросам в свою очередь  делятся на инициативные и издаваемые во исполнение распоряжений вышестоящих органов.

     Полное  представление об этом документе  дает инициативный приказ, который  издается для оперативного влияния  на процессы, возникающие внутри организации (предприятия). Его реквизиты: название организации и документа; дата; место  издания; номер заголовка к тексту; текст; подпись; виды согласований.

     Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.

     Проект  приказа согласовывается с заместителем руководителя организации, куратором  вопросов, рассмотренных в этом документе, с руководителями структурных подразделений, к которым относятся пункты приказа, с юристом организации (его виза свидетельствует, что этот документ не противоречит правовым актам и  распоряжениям вышестоящей организации).

     В приказах, изданных во исполнение решений  вышестоящих организаций, часто  не пишут констатирующую часть. Вместо этого дают ссылку на номер и дату высшего распорядительного документа.

     Распоряжение — утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения — по частным.

     Проект  распоряжения визируют на последнем  листе текста ниже подписи распорядителя  на первом экземпляре — подлиннике.

     Распоряжение  не ограничено сроком действия. Отменить действие распоряжения или его части  можно только распоряжением или  приказом по организации (предприятию).

  5.3 Организационный  документ

     Все организации и предприятия в  своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы  именуют организационными.

     Устав — юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние учреждения, организации или предприятия. Уставы после их утверждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После регистрации вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.

     Уставы  могут быть индивидуальными и  типовыми. Содержание, формуляр устава, порядок оформления, согласования и  утверждения такие же, как и  для положения. Устав является основой  для разработки положения.

     Положение — это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиалов). Его, как правило, составляют при создании новых предприятий, организаций, фирм и их структурных подразделений. Существуют положения типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатывают для системы учреждений и предприятий, индивидуальные — на основе типового. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий и организаций.

     Положение состоит из таких разделов: общая  часть (преамбула); основные функции (что  необходимо сделать для выполнения поставленных задач); права; порядок  создания и организации деятельности.

     Типовой формуляр положения содержит в себе: герб; название ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место  издания; дату; индекс; заголовок к  тексту; текст; подпись; отметку о  поступлении.

     Инструкция — это документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения...», «Инструкция о внедрении...». Инструкцию подписывает руководитель организации. Она предназначена для постоянного пользования, поэтому текст излагается лаконично, точно и понятно.

     Инструкция  имеет такие реквизиты: название вида документа (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногда входит название документа); дату; индекс; место издания; текст; подпись; виды согласования.

     Отдельная разновидность этого вида документов — должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение  работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

     Должностная инструкция состоит из таких разделов: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи по форме); ответственность работника и  др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок замещения  должности; профессиональные требования; подчиненность; основные руководящие  документы. В разделе «функции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ.): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 2006г.

2. Кузнецов И.Н.  Делопроизводство: 2007г.

3. Оформление документов. Методические рекомендации. Научная книга, 1998г.

4. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. 2003г.

5. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. 2004г.

6. Управленческая документация. Классификатор. Книга-сервис. 2003г.

7. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. 2004г.