Деловой документ

4. Реквизиты и оформление  делового документа

     Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется  соответствующим составом и расположением  реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его  действия.

     Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

     Оформление  документа — это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.

     Для унифицированных форм документов применяют  бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).

     Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

     Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).

     Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.

     При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его  прохождении и исполнении.

     Наименование  вида документа. Во всех документах, кроме  писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его  содержания. Исходя из наименования, устанавливается  перечень необходимых для его  оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень  обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление  и т. п.).

     Автор делового документа — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).

     Дата.Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год.

     Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный  справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Например, входной номер № 03-12/97: первая цифра 03 — шифр структурного подразделения автора документа, 12 — номер дела, где хранится копия исходящего документа; 97 — регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

     Место составления или издания. Этот реквизит включает в себя название города или  другого населенного пункта, где  создается распорядительный, организационный  или коллегиальный документ.

     Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

     Гриф  утверждения. Утверждение — способ удостоверения документа после  его подписания, санкционированное  расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций  или служебных лиц. Элементы грифа  утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность  лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

     Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.

     Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе  бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

     Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов — подпись, утверждение и приложение печати.

     Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а  также распорядительные и важнейшие  внутренние документы подписывает  руководитель учреждения или его  заместитель.

     Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного  или аналитического характера может  подписывать исполнитель, если рассматриваемые  вопросы не выходят за пределы  его полномочий.

     Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают  два лица — председатель и секретарь  коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

     Печать  прикладывается к документам, требующим  особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические  и физические права лиц или  устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые  печати могут иметь различную  форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы  организации, к размноженным экземплярам  распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку  о выполнении, слова «в дело» и  номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа  в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

     В отдельных документах может отсутствовать  часть реквизитов. К числу обязательных относятся реквизиты, дающие документу юридическую силу и повышающие оперативность его подготовки, обработки, использования.

5. Характеристика отдельных  видов деловых  документов

  5.1 Информационный деловой  документ и документ  коллегиального органа, их реквизиты

     К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная  записка, справка, сводка, обзор, пояснительная  записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

     Документы коллегиальных органов это —  протоколы, стенограммы, справки.

     Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

     Содержание  письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

  Основные  реквизиты письма:

  1) название и адрес организации-отправителя;

  2) номер и дата;

  3) название и адрес получателя;

  4) заголовок письма;

  5) номер и дата письма, послужившего  причиной составления ответа;

  6) текст письма;

  7) перечень приложений с указанием  количества страниц;

  8) виза исполнителя (подпись на  копии).

     Письма  могут быть написаны на стандартных  печатных бланках или чистых листах бумаги.

     Они подразделяются на два  вида:

  1) письма, требующие ответа (запрос, обращение,  предложение, требование, подтверждение,  распоряжение, сопроводительное письмо);

  2) письма, не требующие ответа (информационное  письмо).

     Телеграммы  посылаются в срочных случаях, когда  другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

     Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

     Справка — документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.

     Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок  к тексту, текст, подпись.

     Справки личного характера оформляются  на бланках и имеют следующие  реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена справка.

     Докладная, пояснительная и служебная записки  информируют руководителя учреждения или структурного подразделения  о явлениях, фактах, выполненной  работе, сложившейся ситуации.

     Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.

     С учетом адресности различают докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей организации.

     Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях  — по инициативе подчиненного.

     Пояснительная записка, не выходящая за пределы  учреждения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.

     Если  пояснительная или служебная  записка направляется за пределы  учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

     Одним из распространенных документов коллегиальных  органов является протокол. В нем  фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления  по заслушанным вопросам.

     Протокол  составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и  т. п.).

  По  объему фиксированных  данных различают  три вида протоколов:

  1) краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;

  2) полные, в тексте которых, кроме  постановлений, кратко записывают  выступления докладчиков и других  участников собрания, совещания,  заседания;