Порядок проведения мероприятий

Содержание

1. Порядок проведения мероприятий. Пресс-конференции. Брифинги…...3

1.1.Как организовать и провести пресс-конференцию……………..…....3

1.2.Как организовать и провести брифинг………………………………..5

2. Понятие и  современная концепция выставок………………………….…8

2.1.Классификация выставок……………………………….……………..8 

          2.2.Цели участия фирмы в работе выставок…………………………….10

1. Порядок проведения мероприятий. Пресс-конференции. Брифинги.                                    

1. Как организовать и провести пресс-конференцию 
   

Пресс-конференции  созываются, если у журналистов возникло к вам много вопросов, в преддверии (чтобы объявить о начале) или окончании (чтобы подвести итоги)  
 
какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия вашей организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции участвуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции.  
 
Определяя дату и время пресс-конференции необходимо учитывать время выхода газет. Еженедельники, как правило, выходят во второй половине недели, поэтому пресс-конференцию лучше проводить в понедельник или во вторник (эти дни не так сильно перегружены другими событиями). Также надо учитывать мероприятия, проводимые органами власти или другими неравноценными вам организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга, иначе велика вероятность. Что предпочтут что-то более важное. Самый худший день для проведения пресс-конференции – это пятница. Очень хорошо, с точки зрения наплыва журналистов, они пройдут в субботу – день, так называемого, “информационного голода”. 
 
Чтобы подготовить пресс-конференцию необходимо:

• определить тематику и состав участников пресс-конференции.
• подготовить ведущего.
• решить, кто будет выступать (не более двух – трех выступающих)
• выбрать помещение, желательно в центре города, повесьте таблички, указывающие как пройти в здании к месту пресс-конференции, если зал расположен далеко от входа.
• определить круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию.
• подготовить пресс-релиз.
• разослать факсы, e-mail в СМИ.
• накануне обзвонить СМИ и спросить кто точно будет присутствовать.
• подготовить зал для П-К (микрофоны, стаканы, минеральная вода, ваза для цветов, удлинители для розеток).
• продумайте возможность демонстрации слайдов
• встретить журналистов, вручить пресс-пакет.
• представить участников П-К.
• по окончании выступления участников П-К, осведомится на счет вопросов у журналистов, если возникнет заминка.
• поблагодарить всех присутствующих за внимание и закончить П-К.
• по возможности организовать кофе-брейк, бутерброды.

В пресс-релизах, оповещающих о пресс-конференции  необходимо указать:

• место, время и дату проведения
• круг тех вопросов, которые будут освещены на пресс-конференции, не раскрывая их сути
• контактный телефон, по которому можно выяснить дополнительную информацию.

Пресс-релизы лучше разослать за 4 – 5 дней до пресс-конференции. 
 
На пресс-конференции должно выступать не более трех человек, не считая пресс-секретаря. Каждый из них должен объяснять только свой, заранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. А также заранее прописать ответы на предполагающиеся каверзные вопросы, обдумать, как можно обойти “острые углы”. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-40 минут. 
 
Пресс-секретарь должен вначале представить участников и когда все они выскажутся предложить журналистам задавать вопросы. Пресс-секретарь должен следить за тем, чтобы не было “гнетущей” тишины, если возникнет заминка в разговоре, заполнить паузу. 
 
Что необходимо приготовить для пресс-конференции:

• раздаточный материал – это дополнительная информация, статистические данные, цитаты.
• таблички с именами и названиями должностей выступающих.
• в зале, где проводится пресс-конференция лучше повесить плакаты с символикой организации, чтобы это попало в кадр.
• За столом для регистрации должен сидеть человек, который встречает всех журналистов, вручает им весь раздаточный материал и записывает все сведения.
• бланк для регистрации журналистов должен содержать графы: наименование СМИ, Ф.И.О. и контактный телефон пришедшего журналиста, время выхода материала.

По окончании  пресс-конференции можно еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут возникнуть вопросы. 
 
Что делать, если, невзирая на все рекомендации, которые мы здесь дали на пресс-конференцию по случаю какого-либо события пришли два – три журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек, если вы придумаете срочный повод сократить пресс-конференцию до размеров брифинга. Не надо усаживать журналистов за столы, приготовленные на двадцать человек. Если пресс-конференция планировалась в перерыве какого-либо мероприятия, то просто подводите журналистов одного за другим к первым лицам, интервью с которыми может заинтересовать прессу. Якобы стихийные, а на самом деле спланированные, экспресс-интервью, смогут вывести вас из неловкого положения. 

 
1.2. Как организовать и провести брифинг 
 
Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий.  
 
Вся разница между пресс-конференцией и брифингом, во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 минут, как правило, отводится выступающему, 10-20 минут на блиц-ответы на вопросы журналистов.  
 
Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

 
Стандартная схема (последовательность) освещения мероприятий 
 
Культурно-массовые, развлекательные. Они проводятся в рамках какой-либо акции: презентация новой программы или в рамках студенческих и общенародных праздниках (День студента, Новый год и т. д.). Эти мероприятия единовременны. 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Подготовить пресс-релизы, в которых должны быть указаны: дата, место, время, цель, организаторы и программа мероприятия.
2. Разослать пресс-релизы, пригласить журналистов на мероприятие и составить список аккредитованных журналистов (для печатных СМИ за 4-5 дней до мероприятия, для электронных СМИ - 2-3 дня до мероприятия).
3. Накануне или в день мероприятия еще раз обзвонить приглашенных журналистов и напомнить о времени и месте мероприятия.
4. Встретить корреспондентов в месте проведения мероприятия и проводить на специально отведенные места. Если есть необходимость, раздать дополнительные пресс-релизы.
5. Выяснить кто из корреспондентов хочет взять интервью и у кого. Организовать интервью.
6. По окончании мероприятия составить итоговый пресс-релиз и разослать в СМИ. В итоговом пресс-релизе должна содержаться информация о ходе мероприятия, уточнены все фамилии, названия, наименования, можно включить наиболее интересные высказывания кого-нибудь из участников или организаторов (как правило, журналисты охотно используют эти фразы). Если в итоговом пресс-релизе нет необходимости, то можно просто позвонить журналистам и уточнить все фамилии и названия.
7. Отследить всю вышедшую о мероприятии информацию.

PR-акции. Это специально организованные мероприятия для привлечения внимания к организации со стороны широкой общественности или среди определенного круга лиц (например, участие организации в выставке с какой-либо из своих программ или проведение в рамках выставки круглых столов - обычно на выставках собирается целевая, заинтересованная аудитория). 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Информирование СМИ при помощи пресс-релиза об акции.
2. Если это целесообразно, то приглашение СМИ на акции.
3. Приглашение в качестве участников или зрителей "нужных" Вам людей. (Например, можно пригласить главных редакторов газет и информационных служб на круглый стол под названием: "Как привлечь внимание СМИ к деятельности молодежных организаций").

Долгосрочные программы и проекты. Как правило, это социально-направленные программы. 
 
Последовательность действий по освещению:

1. Подготовить и разослать пресс-релизы о старте программы. По необходимости можно собрать пресс-конференцию.
2. Постоянное информирование СМИ о ходе мероприятия.
3. Освещение акций в рамках данной программы
4. Проведение PR-акций в рамках этих программ.

Мероприятия межрегионального или общереспубликанского масштаба, проводящиеся в Вашем регионе. Это могут быть форумы, фестивали, лагеря и т.д. На время проведения подобных мероприятий формируется пресс-центр, его деятельность зависит от специфики мероприятия. Обычно пресс-центр выполняет следующие функции:

1. Привлечение СМИ разного уровня (регионального или центрального) к освещению мероприятия.
2. Разработка рекламной концепции мероприятия и привлечение информационных спонсоров.
3. Выпуск информационных материалов для участников во время проведения мероприятия.

2. Понятие и современная концепция выставок 

      В настоящее время выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном и том же месте, в рамках которого значительное число фирм (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и её продукции в целях содействия продажам.

      Из приведённого определения  выставки следует, что основной  её задачей является демонстрация  достижений в одной или нескольких  областях человеческой деятельности. Поэтому, например, говорят о выставке книг, обуви, одежды, продуктов питания и др., подчёркивая тем самым, о демонстрации каких товаров, идей или услуг идёт речь.

      Следует отметить, что в реальной  жизни в качестве выставок  нередко рассматривают небольшую экспозицию товаров, услуг или идей, формируемую в познавательных целях, например организуемые библиотеками экспозиции, посвящённые определённым датам или событиям.

      Таким образом, из вышесказанного  следует, что, одной из основных  задач выставки является создание  благоприятных условий для продажи  товаров по их образцам. При этом основными покупателями на выставках являются конечные потребители. 

2.1. Классификация выставок 

      Количество выставок, ежегодно проводимых  как в отдельных странах, так  и в мире в целом, постоянно  возрастает. Только в международном каталоге ежедневно фиксируется более 3.5 тысячи таких регулярно проводимых мероприятий более чем в 100 странах мира. Кроме того, проводится значительно число различных национальных, региональных и местных выставок. Чтобы легче ориентироваться в этом множестве выставок используется их приблизительная классификация. Эту классификацию можно проводить по нескольким признакам. Вместе с тем наиболее часто при классификации выставок учитывают:

• частоту проведения;
• состав предлагаемых экспонатов;
• характер торговых операций;
• сферу действия;
• цель проведения мероприятия.

      С учётом частоты проведения  выставок обычно рассматривают:

• периодические выставки;
• ежегодные выставки;
• сезонные выставки.

      Частота проведения выставок  зависит главным образом от  вида предлагаемых экспонатов. Если, например, речь идёт о модной одежде, то такие выставки-продажи организуются от двух до четырёх раз в год, в то время как  демонстрация и продажа определённой продукции производственного назначения может производиться с интервалом от двух до пяти лет. В последних случаях говорят о периодических выставках, т. е. о таких мероприятиях, которые проводятся через каждые два-три года или через более длительный интервал времени.

      В зависимости от состава экспонатов  выставки подразделяют на:

• универсальные;
• многоотраслевые;
• отраслевые;
• специализированные.