Автоматизированная информационная система автосалона

На современном  этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно  увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В  связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в  удобном для пользователя виде.

К таким информационным системам в первую очередь стоит  отнести автоматизированные системы  управления, главным элементом которых  являются прежде всего базы данных, которые позволяют хранить и  обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Предметом исследования данного дипломного проекта является анализ существующей информационной системы  автосалона «Питер-Лада», и улучшение  ее при помощи СУБД MySQL, а так же языков PHP и HTML.  

1.  Предпроектное исследование  

1.1 Изучение деятельности  компании 

Компания “Питер-Лада”  – официальный дилер АО АВТОВАЗ  на Северо-западе Российской Федерации. Данная компания предоставляет услуги в сфере продажи автомобилей, сервисного обслуживания, кредитования, страхования, лизинга, а так же одна из первых дилерских сетей АВТОВАЗ, которая откликнулась на Государственный  проект по утилизации автомобилей старше 10 лет, предоставляя весьма существенную скидку на приобретение нового авто. В  автосалоне компании предоставлен полный модельный ряд автомобилей Лада во всевозможных комплектациях. Так  же компания предоставляет своим  клиентам богатый выбор дополнительного  оборудования и различных аксессуаров, начиная с банальных “плечиков” для одежды и заканчивая современными мультимедийными системами, при  помощи которых можно осуществлять доступ в интернет.

В специализированном центре при автосалоне клиентам компании оказываются услуги по гарантийному и послегарантийному ремонту, диагностике  автомобилей, а так же кузовные и  малярные работы любой степени сложности.

Автосалон в  настоящее время очень динамично  развивается, соответственно возрастает необходимость более точного  отслеживания стадий, на которых находится  автомобиль. А благодаря новой  Государственной программе по утилизации старых автомобилей от 10 марта 2010 года, поток клиентов компании должен увеличиться  в несколько раз. В связи с  такими прогнозами, руководством компании было принято решение увеличить  количество находящихся автомобилей  на складе в 1.5 раза. В настоящее время  на складе автомобилей учет частично автоматизирован, за счет использования MS Excel, однако данная автоматизация  частична, и при прогнозируемом возрастании  как числа клиентов компании, так  и автомобилей на складе - уже  не будет справляться с возложенными на нее задачами, в связи с тем, что на своевременное редактирование и обновление данных уходит значительное количество времени и трудовых ресурсов.

Целью данного  дипломного проекта является построение автоматизированной информационной системы  при помощи СУБД MySQL, РНР и HTML, посредством  которой можно будет оперативно вносить, удалять и редактировать  сведения об автомобилях, проходящих через  отдел склада автосалона «Питер-Лада», а так же получать все необходимые  сведения для нужд менеджмента компании.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть  и решить ряд следующих задач:

1)  Изучить теоретический аспект внедрения автоматизированной системы;

2)  Проанализировать существующее программное обеспечение;

3)  Формализовать деятельность автосалона «Питер-Лада», выделив необходимые к отслеживанию процессы;

4)  Выбрать необходимую среду реализации ПО;

5)  Разработать действующее ПО, решающее задачи автоматизации учета автомобилей автосалона;

6)  Проанализировать экономическую эффективность внедрения данного программного продукта;

7)  А так же проанализировать безопасность труда на рабочем месте.

Актуальность  данной работы объясняется тем, что  единая информационная среда учета  автомобилей, в которой могли  бы работать сотрудники автосалона, повысила бы эффективность их труда, сократила  издержки компании. Помимо снижения трудозатрат, внедряемая система автоматизации, позволит получать руководству компании более точные сведения о ее функционировании, что позволит принимать более  взвешенные решения о дальнейшем развитии компании. 

1.2  Описание деятельности фирмы

Более 30 лет компания “Питер-Лада” представляет АО “АВТОВАЗ”  на северо-западе России. Качество, надежность и выработанный за многие годы успешной работы профессионализм позволили  компании войти в число лидеров  автомобильного рынка Северо-Запада. С 2003 года “Питер-Лада” становится так же официальным дилером ЗАО  “Джи Эм-АВТОВАЗ”, а с 2008 года ОАО  “Питер-Лада” входит в крупнейший в России дилерский холдинг “Лада-Сервис”.

Дилерский центр  компании представляет из себя больших  размеров выставочный зал, бокс для  проведения ремонтных и регламентных работ, складское помещение, стоянку  для автомобилей сотрудников  и клиентов компании.

Структура управления сети автосалонов “Питер-Лада”  выглядит следующим образом:

Как видно из данной схемы, главой компании является генеральный директор, который в  целом руководит всеми видами деятельности происходящими в фирме. В его задачи так же входит работа с поставщиками, решение стратегических задач по увеличению спроса на продукцию, контроль работы своих сотрудников.

В основные задачи руководителя отдела продаж входит управление коммерческой деятельностью автосалона, которая направлена на удовлетворение нужд клиентов компании, а так же получение прибыли за счет стабильного  функционирования, поддержания деловой  репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Назначение на данную должность производится строго решением генерального директора  компании.

Основной целью  руководителя отдела продаж является достижение максимального уровня продаж на высоком уровне обслуживания, а  так же полном удовлетворении потребностей клиентов в товарах и услугах  за счет слаженной работы всего персонала  магазина.

К основным должностным  обязанностям руководителя отдела продаж относится:

- осуществлять  управление деятельностью дилерского  центра;

- решать организационные,  кадровые проблемы;

- осуществлять  анализ спроса на продукцию,  тем самым обеспечивая рост  прибыльности и конкурентоспособности;

- периодически  предоставляет генеральному директору  компании отчеты о деятельности  автосалона.

К основным задачам  руководителя станции технического обслуживания относится создание и  поддержание системы, при которой  клиенты получают высококачественное обслуживание по приемлемым ценам; выполняются  все заявленные обязательства перед  партнерами и поставщиками; персонал получает достойную заработную плату  и иные блага; предприятие получает устойчивый доход.

В должностные  обязанности руководителя СТО входит:

- Составление  заявок на ремонт автомобилей;

- Распределение  работ по механикам (учитывая  квалификацию) после прихода заявки;

- Принятие решений  по гарантийным случаям;

- Контроль полноты  и своевременности выполняемых  работ; 

- Управление  складом автозапчастей; следить  за тем, чтобы все необходимые  запчасти всегда были в наличии;

- Контроль дисциплины  персонала на участке рем-зоны;

- Ведение документооборота, составление отчетности.

В задачи бухгалтерии  автосалона входит:

- Взаимодействие  с банками по документам, срокам  оплаты кредитов;

- Взаимодействие  с налоговыми органами;

- Решение организационных  и оперативных вопросов;

- Составление  бухгалтерской отчетности.

К основным задачам  менеджера по продажам относится  достижение максимальных продаж при  высочайшем уровне обслуживания. Деятельность менеджера по продажам целиком и  полностью согласовывается с  руководителем отдела продаж дилерского центра. К должностным обязанностям менеджера относятся:

- проверка и  контроль состояния продаваемых  автомобилей;

- проведение  презентаций клиентам компании  в шоу-руме;

- общение с  клиентами компании, умение их  заинтересовать;

- составление  договоров купли-продажи;

- консультирование  клиентов по вопросам кредитования  и страхования;

- информирование  клиентов о завершении работ  с их автомобилем;

- ведение телефонных  переговоров с возможными клиентами  автосалона;

- составление  и заполнение бланков об утилизации  старых автомобилей.

Основной же целью менеджера по продажам является наиболее полное удовлетворение потребностей клиента в товарах и услугах, а так же выполнение плана продаж. Менеджер должен знать ассортимент  автомобилей находящихся в дилерском  центре, а так же всевозможные дополнительные опции и комплектации к ним, гарантийные  обязательства предоставляемые  компанией а так же весь перечень технических и ремонтных работ, цены и сроки выполнения.

Так же под управление руководителя отдела продаж попадают администраторы склада автомобилей. В  их основные обязанности входит:

- прием поступающих  на склад товарных автомобилей;

- проверка наличия  и правильность оформления сопроводительных  документов на доставленные автомобили;

- сопоставление  фактических идентификационных  данных каждого автомобиля с  информацией, указанной в Паспорте  Транспортного Средства (ПТС);

- расстановка  принятых автомобилей на товарном  складе согласно схеме, утвержденной  руководителем отдела продаж;

- подготовка  документов по возмещению ущерба  от поступления некомплектных  или поврежденных автомобилей;

- поддержание  товарных автомобилей в надлежащем  техническом и эстетическом состоянии;

- обеспечивает  наличие необходимого количества  топлива в баках из расчета  5 литров на автомобиль и их  техническую готовность к запуску  двигателя, в этих целях: своевременно  подает заявки непосредственному  руководителю на получение денежных  средств для заправки товарных  автомобилей, с указанием VIN номера, даты прибытия, типа топлива, производит  периодическую подзарядку аккумуляторных  батарей.

В подчинении у  руководителя станции технического обслуживания находятся администратор  СТО и механики.

В задачи администратора СТО входит:

- прием заявок  от клиентов на техническое  обслуживание автомобилей или  их ремонт;

- открытие (закрытие) заказ-нарядов на заявленные работы;

- консультирование  клиентов по телефону;

- своевременное  уведомление клиентов о завершении  ремонтных работ;

- составление  отчетности.

Основной задачей  кассира является качественное и  безошибочное обслуживание покупателей, контроль за сохранностью денежных средств. К должностным обязанностям кассира  относятся:

- обеспечивать  бережный и тщательный уход  за кассовыми аппаратами;

- для каждого  покупателя определить общую  сумму покупки;

- получение денег  от покупателей, проверка подлинности  полученных купюр;

- сдача выручки  в конце рабочего дня в бухгалтерию.

Описанная структура  персонала дилерского центра “Питер-Лада”  является линейной. Всего в автосалоне задействовано порядка 50 человек, средний  возраст которых составляет 30 лет. Отбором кандидатов на должности  в дилерском центре занимается отдел  кадров, тесно сотрудничая с высшим руководством автосалона, а именно генеральным директором. В первую очередь обращается внимание на предыдущий опыт работы кандидата. Главным же критерием  отбора является опыт работы кандидата  в подобной должности.

1.3 Оценка функций  учета в дилерском  центре “Питер-Лада”

Основная деятельность дилерского центра “Питер-Лада” заключается  в продаже и сервисном обслуживании автомобилей марки Lada.

В настоящее  время автоматизация деятельности автосалона заключается в использовании  программного пакета MS Excel. Все счета  в процессе работы заполняются в  текстовом редакторе на основе готовых  бланков, а итоговая стоимость автомобилей  с учетом установки дополнительных опций, по специальному прайс-листу, подсчитывается на калькуляторе. В конце каждой рабочей недели сотрудники дилерского центра составляют отчеты о проделанной работе в MS Excel.