Автоматизация инвестиционной компании

 свой набор атрибутов и  методов.

       Объект «Сделка». Он используется для построения  тех  этапов  бизнес-

 процессов, на которых сотрудники  заключают  договоры.  Для   этого  объекта

 выделяются  следующие  атрибуты   -   название,   регистрационный   номер,

 покупатель, продавец, код ценной  бумаги, количество, валюта, сумма и   т.д.

 и  методы  -  оформление  поручения  на  покупку-продажу   ценных   бумаг,

 заключение сделки, ее регулирование.

       В деятельности  инвестиционной  компании  встречаются   различные  типы

 сделок: по купле-продаже ценных  бумаг  у  юридических   и  физических  лиц,

 купле-продаже ценных бумаг  с выполнением правила поддержания  и т.п.

       Объект «Документы  для перерегистрации».  Этот  этап  применяется  для

 построения этапов  исполнения  сделок,  в  которых  задействованы   покупка

 ценных бумаг. Методы объекта   обслуживают  следующие  этапы   хозяйственных

 процессов: отсылка договора  купли-продажи  и  передаточного   распоряжения

 контрагенту на подпись с   последующей  перерегистрацией;  отсылка  тех  же

 документов реестродержателям;  получение уведомления о  перерегистрации   от

 реестродержателей, контрагентов  и доверенных лиц.

       В  качестве  атрибутов  используются:  фактическая   дата   получения

 документов  от  контрагентов;  дата  отправки  документов;  дата  отправки

 документов на перерегистрацию;  дата перерегистрации; регистрационный  номер

 сделки.

       Объект «Платежи»  Он используется для описания  тех  объектов  сделок,

 где  используются  потоки  денежных  средств.  Методы  объекта   позволяют

 регистрировать платеж; аннулировать  его;  проводить  отчет  в   системе.  К

 атрибутам данного объекта  относятся сумма платежа,  регистрационный   номер

 сделки, дата платежа, номер  платежного поручения т.д. В   работе  с  данным

 объектом могут принимать  участие как бэк-офис, так  и   бухгалтерия.  Важно

 то, что внутренняя логика  этого объекта  обеспечивает  ввод  согласованных

 между бэк-офисом и бухгалтерией  и  непротиворечивых  данных,  а  это  дает

 возможность достичь высокого  темпа и качества обработки  информации.

       Объект «Отчет  из регионов» Этот объект выступает  в  бизнес-процессах,

 отражающих работу доверенных  лиц в регионах.  Методы  объекта   традиционно

 просты: создать, редактировать,  провести  отчет.  Его  основные  атрибуты:

 сведения о доверенном лице; сумма, выданная  на  руки  по  всем  операциям

 купли-продажи в  регионах;  сумма  регистрационного  сбора   и  подоходного

 налога, удержанного и начисленного  в процессе купли-продажи ценных  бумаг.

       При этом структура  бизнес-процесса, отслеживающего работу  компании  в

 регионе, состоит из двух  основных этапов:

1. финансирование операций в  регионах (с использованием объекта  «Платежи»);

2.  учета и анализа операций  в регионе ( с  использованием  объектов  «Отчет

 из регионов» и «Сделка»)

       Структура   всего  процесса  полностью   соответствует   предлагаемому

 ассоциацией НАУФОР порядку  учета операций с физическими  лицами.

       Внутренняя  структура   бизнес-обектов  поддерживает  принцип  двойной

 записи, причем в соответствии  с  приведенной  классификацией  сделок  они

 содержат различные виды  корреспонденций, общая структура  которых совпадает

 с предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.

 

                            Подсистема бэк-офиса

 

       В основе учета  исполнения сделок в бэк-офисе  по рекомендациям  НАУФОР

 лежит   метод   двойной   записи.   Это   предопределяет   выбор   мощной,

 производительной и надежной  бухгалтерской системы в качестве  платформы для

 построения подсистем бэк-офиса  и бухгалтерии.

       Подсистема   бэк-офиса   работает   на   внебалансовых   относительно

 бухгалтерии счетах. Иными словами  из  всего  объема  собственных   денежных

 средств  компании  должен  быть  условно  выделен  фонд  под  операции  со

 сделками с ценными бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса   открывается

 специальный контрольный счет. Он может корреспондировать со  счетами  учета

 наличных  средств  в   кассе  или  на  расчетном   счете.  Смысл   этого   с

 экономической точки зрения  заключается в том, чтобы привлечь  средства  для

 осуществления   основной   деятельности   компании;    контрольный    счет

 обеспечивает балансирование  ее активов и пассивов  на  момент  составления

 пробного или консолидированного  баланса. Далее открываются счета   клиентов

 и контрагентов ценных бумаг  и т.д. При завершении основных  этапов  сделки

 подсистема бэк-офиса производит  соответствующие этому этапу  двойные записи

 и помещает их в учетный  раздел.

       Полную классификацию  и исчерпывающее описание предназначения  счетов,

 которые использует бэк-офис, можно найти в  рекомендациях   по  внутреннему

 учету операций с ценными  бумагами в брокерских или  дилерских компаниях  от

Artur Andersen.

       Эта подсистема  автоматически формирует весь  спектр учетных регистров,

 опубликованных в Стандартах  НАУФОР, а именно:

.  журнал ежедневного учета  денежных средств;

.  журнал ежедневного учета  ценных бумаг;

.  книга учета (оборотная ведомость)  денежных средств;

.  книга учета (оборотная ведомость)  ценных бумаг;

.  журнал учета дилерских  операций  (по  собственному  портфелю  и  портфелю

 клиентов компании);

.  журнал незавершенных сделок.

       Отметим, что  подсистемы бэк-офиса  и   бухгалтерии  реализуют  базовые

 принципы функционирования  учетной системы для инвестиционных  компаний.  А

 это значит,  что,  во-первых,  операции  с  ценными  бумагами  учитываются

 отдельно от административно-хозяйственных;  во-вторых,  средства  клиентов,

 которыми распоряжается фирма,  учитываются отдельно от собственных   средств

 компании; и в-третьих, учет  ведется в режиме реального  времени, т.е. любая

 операция отражается в системе  в день ее совершения.

 

                           Подсистема бухгалтерии.

 

       Подсистема бухгалтерии  обеспечивает полноту учета всех  хозяйственных

 процессов  в  инвестиционной  компании.  Благодаря  тесной  интеграции   с

 подсистемой бэк-офиса и поддержке  релевантных бизнес-объектов  («Документы

 для регистрации», «Платежи»)  подсистема бухгалтерии  естественным  образом

 вовлекается в решение задачи  учета результатов бизнес-процессов   компании.

 Одновременно с этим в   ней  предусмотрена  автоматизация   стандартных  для

 любого предприятия функций:

.  учет основных средств;

.  учет МБП;

.  расчета зарплаты;

.  кассовых операций;

.  банковских операций;

.  учета и отчетности.

       Поскольку счета  учета  краткосрочных  вложений  фирмы  регистрируются

 параллельно в бухгалтерии  и бэк-офисе,  то  заметно   упрощается  процедура

 двойного контроля  за  точной  интерпретацией  первичных  документов.  Это

 только повышает качество  учетных процессов в компании.

       Необходимо и  обратить внимание и на то,  что  структура  счетов  бэк-

 офиса полностью соответствует  группировке счетов бухгалтерского  учета,  на

 основании  которой   строится   финансовая   отчетность,   соответствующая

 стандартам IAS (International Accounting Standarts).

 

                       Эксплуатация системы StokRoute.

 

 

 

Система

 

 

 

Область автомати-

          зации

 

 

Модули

системы

 

Подразделения

компании

 

 

 

Система управления инвестиционной компанией

 

       Система состоит  из  пяти  модулей  «Сделка»,  «Управление  сделками»,

 «Бухгалтерия», «Инвентарный  учет» и «Зарплата». Основная  производственная

 деятельность по торговле  ценными бумагами автоматизируется  за счет  первых

 двух модулей. Они тесно  связаны друг с другом, поскольку   они  обслуживают

 одни и те же хозяйственные  процессы.

 

                  Автоматизация бизнес-процессов  компании.

 

       В работе инвестиционной  компании  можно  выделить  ряд  периодических

 операций.

       При заключении  сделки: заключение сделки;  подготовка  документов  по

 сделке;  перерегистрации   прав   собственности;   осуществление   платежа;

 дополнительно, в  случае  заключения  сделки  с  клиентскими   бумагами,  -

 документирование поручения  от клиента; формирование  подтверждения   сделки

 клиенту.

       При нарушении  сроков на  каком-либо  этапе   сделки:  документирование

 сделки   (прикрепление   к   сделке   образцов   документов,    телефонных

 переговоров);  разработка  и   принятия  решения   начальником   бэк-офиса;

 разработка и принятие решения  юристом.

       При получении  отчета об  операциях  компании  в  регионах:  получение

 отчета из региона; получение  ведомости из региона; получение  контрактов из

 региона.

       При получении  от клиентов комиссионного вознаграждения:  формирования

 счет-фактуры;  получение платежа.

       Эти  последовательности  классифицируются  как  деловые   процессы   с

 жесткой маршрутизацией заданий.  Для их автоматизации  используется  модуль

 «Управление сделками».

 

 

                               Этапы

 

 

                                 к                  д

 

                                 о                  а

 

                                м                  н

 

                                а                   н

 

                                н                  ы

 

                                д                   е

 

                                а

 

                                Документы

 

 

 

       Таким  образом,  модуль  «Сделки»  играет  роль  системы   управление

 документами (система DMS), а  модуль «Управление  сделками»   маршрутизирует

 эти документы, обеспечивая  отражение хозяйственных  процессов   компании  в

 реальном времени. Исполнение  сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а

 работу с документами - модуль  «Сделки»,  представленный  продуктом   фирмы

 «Алеф консалтинг»,  используемый  в  «Альфа-РИНАКО».  Взаимодействие  этих

 модулей заключается в вызове  электронных  документов  модуля  «Сделки»  со

 стороны  модуля  «Управление   сделками»  (в   соответствии   со   сроками,

 предусмотренными в торговом  соглашении НАУФОР и договоре  купли-продажи).

       Документы, реализующие  функционал системы.

       Документы в  StokRoute выполняют следующие функции:

        электронное   представление  первичного  документа  (распорядительная

 записка, платежное поручение  и выписка из расчетного счета  фирмы);

        плоские регистры  для хранения структурированной  информации  (сделка,

 документы для перерегистрации);

        непрямой источник  для составления бака (любой документ,  формирующий

 двойственную операцию)

        отчеты (журнал  незавершенных сделок, книга учета  денежных средств  и

 ценных бумаг, отчет брокера  перед клиентом);

        носитель управляющей  информации, заменяющей функционирование  системы

(инструктор хозяйственных операций).

 

 

 

       Визуальное представление  здесь означает, что документ  имеет интерфейс

 для конечного пользователя. Карта с документами модуля  «Сделки»  проста  и

 естественна: персонал  компании  заполняет  поля  документа,  затем  может

 сохранить его, пересчитать,  сделать проводки по документу  или распечатать.

 При этом система поддерживает  целостность информации, вводимой  посредством

 документов: нельзя удалить  проводки или хозяйственные операции, не  удалив

 сам документ; изменить проводки  можно также только через сам  документ.

       Каждый документ  имеет два основных вида представления:  список  (list)

 и форму (single). Работа с  любым  документом  начинается  через  «Список».

 Здесь  удобно  ориентироваться   между  разными  документами   одного  типа,

 имеются возможности для  поиска, сортировки и выборки  документа  по  любому

 из его полей. После отыскания  нужного  экземпляра  можно   получить  другое

 представление документа - «форму».  В ней также все понятно  -  обыкновенная

 карточка, где разложены поля  документа. На панели инструментов  расположены

 кнопки, представляющие  все   необходимые  функции,  а   именно:  копировать

 текущий в новый (создать  новый  документ  с  содержимым  старого  -  очень