Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления

yle="text-align:justify">1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных, во-вторых – техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2) Надежность. Это, во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

3) Возможность роста. Это масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4) Степень автоматизации различных видов деятельности. Это полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

5) Интуитивность интерфейса. Возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

6) Возможности интеграции с электронным документооборотом. Реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

7) Адаптированность к бизнесу клиента. Это степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8) Доступность по цене. [9,  c. 58].

На рынке ряд программ, имеет свою специфику.

Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес. [5,  c. 189].

С появлением массовых внедрений компьютерных сетей и средств различных коммуникаций абсолютно изменилась концепция рабочего места. Если раньше рабочее место представлялось местом у станка или столом в учреждении, то сегодня оно – это не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Следовательно, рабочее место - это любое помещение, где есть сетевая розетка.

В заключение можно сделать вывод, что умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря – компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

 

 

 

 

2 Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления

 

2.1. Обзор табличного процессора Microsoft Excel

 

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.

Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. [30,  c. 175].

Можно рассмотреть самый популярный табличный процессор Excel.

Документ, созданный в MS Excel, называемый рабочей книгой состоит из набора листов, который имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2 и т.д.. Названия этих листов отображаются в нижней части листа. Листам с помощью переименования можно давать нужные имена.

Содержимое рабочего листа состоит из строк и столбцов, на их пересечении образуются ячейки таблицы. Ячейка – это единица рабочего листа. Имя этой ячейки состоит из имени столбца и номера строки. Параметры ячеек используются при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначается через двоеточие номеров ячеек, расположенных в противоположных углах: А5:C20.

Таблицы могут содержать разнообразную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, а некоторые содержат необходимые числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать несколько видов данных.

Программа Excel воспроизводит текстовые данные точно в том виде, в каком они были введены и не может использоваться в вычислениях. А если Excel не может распознать данные в ячейке как число или как формулу, она считает, что это текстовые данные. Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их, определяя тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяя способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Числовые данные – это число, введенное в ячейку, если это число не рассматривается программой как формат даты или денежные суммы. А ячейка содержащая формулу является вычисляемой и содержимое ячейки рассматривается как формула. Все формулы, которые начинаются со знака равенства, дают числовой результат. Сами формулы, в ячейках таблицы не отображаются, а вместо нее воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Для того чтобы просмотреть формулу, находящуюся в вычисляемой ячейке, необходимо направить курсор в  необходимую ячейку и посмотреть в строку формул, в которой она и отобразиться.

Прежде чем начать ввод, каких либо данных, необходимо выбрать соответствующую ячейку и нажать клавишу с буквами, цифрами или знаками препинания. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул и в ячейке. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Достоинством электронных таблиц можно обозначить то, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных, вводить формулы, и изменить ее щелкнув по кнопке "Изменить формулу». В этом случае непосредственно под строкой формул открывается «Палитра» формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.

При работе с программой Excel можно делать, как самые простейшие вычисления, так и рассчитать значение, хранящееся в ячейке с использованием формул.

Каждая ячейка идентифицируются по адресу:

1. У ячейки есть свой адрес. Адрес состоит из буквы столбца и номера строки. Например, если ячейка в столбце А и строке 7, то ее адрес А7, а если вычислять значение А7 как произведение А7 и С7, используются адреса ячеек, входящих в формулу.

2. Если нужно сделать расчет значения в ячейке D8, то опять придется вписывать формулу D8=B8*C8. Это не очень удобно для больших таблиц, но процесс можно автоматизировать.

3. Намного удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца А, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Адресация по методу «правее», «ниже» и т.п. не требует указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.

4. Программа Excel по умолчанию рассматривает адреса ячеек как относительные, что позволяет копировать формулы методом заполнения.

5. При заполнении ячеек формулой, когда необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, необходимо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

6. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

7. Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4.

Вычисления, позволяющие производить программа Excel, позволяет использовать не только простейшие алгоритмы, но и большое число встроенных стандартных функций, способных выполнять весьма сложные вычисления.

Электронные таблицы Excel часто используют в качестве введения базы данных, которые состоят из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных, в которых каждая строка представляет собой отдельную запись, а если данные представлены в таком виде, то программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Что бы произвести такую сортировку, необходимо выбрать одну из ячеек и щелкнуть по кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».  Можно также выбрать от одного до трех полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.

А фильтрация базы отображается только записи, обладающие необходимыми свойствами. Простейшее средство фильтрации – это автофильтр, при щелчке на эту кнопку открывается доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

Для более наглядного представления табличных данных используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

Для более глубокого изучения программы Excel предоставляется возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм и графиков, оформленных в виде баз данных.

Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. На первом этапе работы выбирают тип диаграммы. Если она создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы, вносится в соответствующие поля автоматически. На последнем этапе работы выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке «Готово диаграмма» создается и размещается на рабочем листе. Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами.

 

2.2 Функциональные возможности современного табличного процессора OpenOffice Calc

 

OpenOffice Calc – эта программа является частью OpenOffice, цель которой предоставлять пользователю аналог офисных программ, и практически неотличима от MS Excel по функциональным возможностям. Идентичная встроенная документация и удобная система справок позволяет быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом. Те же возможности переименования, добавления и удаления количество листов в рабочей книге при двойном щелчке в области заголовков листов книги.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

Этот табличный процессор может размещать в ячейках таблиц числа, формулы и текст. В каждую ячейку можно добавить комментарий, который отобразится автоматически при подведении курсора к ячейке. При наличии комментария, в верхнем правом углу ячейки появляется небольшой красный квадратик. Если отметить пункт в меню «Показать примечания» то комментарий будет постоянно отображаться, а щелчок в этом поле позволит приступить к редактированию.

При создании любого документа используется форматирование, а особенностью табличных процессоров являются как возможности использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа, а с помощью вкладки «Шрифт» можно установить цвет, тип и размер шрифта. Вкладка «Выравнивание», предназначена для управления выравниванием текста в содержимом ячейки. Опция «По горизонтали» и «По вертикали» позволяет задать выравнивание содержимого текста ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

При указании на вкладку «Разрыв строки» разрешается автоматический разрыв строки на краю ячейки, и нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматическом. При необходимости выделить особые данные в таблице, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования.

Первое условие – это присвоение формата формулой. Функция «Стиль» может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией «ТЕКУЩ» можно задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения.