Виды деловых документов. Текстовые документы. Стили текстовых документов, их конструирование. Создание различных видов деловых документо

        Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерно соответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что более производительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

      Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии  на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами.

      Текстовые процессоры имеют специальные функции,  которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

1. ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
2. предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
3. автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;
4. ввода и редактирования таблиц и формул;
5. объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
6. автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

       Практически все текстовые  процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст,  подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа.

       В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо иметь дополнительно комплект особого программного обеспечения — конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа.

       К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, отечественная разработка Лексикон 2000 и др.

 

Фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word версий 6.0, 97, 2000, ХР. (рис. 1).

 

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и  с типографским качеством.  Настольные издательства, по сути, являются  инструментом верстальщика и предназначены  не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они  позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры  отступов, дают возможность комбинировать  различные шрифты.

 

 Тексты, подготовленные  настольными издательствами, распечатываются  только на лазерных принтерах.  К системам профессионального   уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows и др.

 

Системы Microsoft Publisher, Pageplus for Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически для тиражирования красочных документов  в небольшой фирме.  Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

 

Предложенная классификация  систем подготовки текстов во многом условна, так как появляются новые, усовершенствованные версии, что  размывает границы между классами.

 

  Рис. 1. Образец экрана  текстового процессора Microsoft Word 2000

 

 

 

Рис. 2. Программные средства автоматизированного рабочего места

 

 

 

Системы управления  базами  данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами  данных большого объема. Разные системы  этого класса различаются способами  организации хранения данных и  обработки  запросов  на поиск  информации, а  также характером хранящихся в базе данных (рис. 2).

 

В настоящее время большая  часть документов создается в  результате коллективной работы многих людей. И офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют  средства отметки, прослеживания  и  редактирования исправлений, что значительно  упрощает процесс учета мнений авторов  рецензий. Для комментирования документа  без его  изменения используются примечания. Для внесения изменений  непосредственно в текст служит режим записи исправлений. Записи исправлений показывают, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены.

 

Создание и внедрение  комплексных систем автоматизации  делопроизводства преследует достижение следующих целей:  в области  организации доступа к информации:

 

обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических  образа, а также всех сопутствующих  материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документом) с возможностью организации  логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и  оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору  реквизитов

 

При создании документов компьютер  используется как умная пишущая  машинка: с его помощью можно  многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т. п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы.

 

Ведущими компьютерными  компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации  информационно-документационного обеспечения  управления.

 

В частности, операционная система  Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации. При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов,  служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

 

Регистрация документов связана  с внесением дополнений в иерархическую  систему хранения и записью в  журнал или иную регистрационную  форму. Журнальная форма организации  и хранения информации создается  с помощью программных средств  Excel и Access.