Виды деловых документов. Текстовые документы. Стили текстовых документов, их конструирование. Создание различных видов деловых документо

          Виды  деловых документов. Текстовые документы.  Стили текстовых документов, их  конструирование. Создание различных  видов деловых документов с  использованием текстового процессора.

 

          Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

          Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

         К деловым документам относятся :

- информационные;

- документы  коллегиальных органов (служебные  письма, телеграммы, телефонограммы, справки,  докладные, пояснительные и служебные  записки);

- распорядительные (постановления, решения, приказы,  распоряжения);

- организационные  (положения, уставы, инструкции);

- документы  по личному составу (заявления  о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу,  по контрактной системе найма  работников);

- документы  по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о  материальной ответственности, хозяйственные  договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию  новых форм хозяйствования, комплект  договоров о взаимоотношениях  предприятия и банка);

- документы  по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам,  коммерческие акты, претензионные  письма, исковые заявления);

- учетно-финансовые (оформление открытия счета в  банке, заявление-обязательство,  отказы от акцепта, акты, трудовые  соглашения, поручения);

- документы  по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических  связей и созданию совместных  предприятий).

          Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы документов (потоки и массивы) или функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

            Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного оформления и начертания знаков письма.

            Большинство деловых документов оформляются согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные системы документации.

           Зачастую документы под одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

          Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

        Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

        Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

       Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная) ;и буквы необходимо писать четко черной тушью;

- с применением  печатающих и графических устройств  вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).

- на магнитных  носителях данных (ГОСТ 28388).

         Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым  типографским способом;

- ксерокопированием  - при этом рекомендуется размножать  способом двустороннего копирования;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

- на магнитных носителях  данных.                                                                                                                                      Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

Расстояние  от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм.

Расстояние  от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в  тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).

          Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же  месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

          Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

          После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

         Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом (Требования к оформлению титульного листа и листа утверждений) настоящего стандарта.

         Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

          К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

          Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность. Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

         Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

    1) сжатость, компактность изложения,  экономное использование языковых  средств;

    2) стандартное расположение материала,  нередкая обязательность формы  (удостоверение личности, различного  рода дипломы, свидетельства о  рождении и браке, денежные  документы и т. д.), употребление  присущих этому стилю клеше;

    3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

    4) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);

    5) повествовательный характер изложения,  использование номинативных предложений  с перечислением;

    6) прямой порядок слов в предложении  как преобладающий принцип его  конструирования;

    7) тенденция к употреблению сложных  предложений, отражающих логическое  подчинение одних фактов другим;

    8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных  речевых средств;

    9) слабая индивидуализация стиля.

Для деловой речи чрезвычайно важно  соответствовать качествам, обусловливающим  эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает  не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей  предложения, но и разграничение  сфер использования языка. Современный  русский язык обладает большим количеством  вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации. Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и:

               Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста. Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения...

Общим для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого  соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами  и стандартами. Документируемая  информация должна излагаться предельно  ясно, четко и недвусмысленно это  основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения  информации в документе предъявляют  особые требования:

1. однозначность используемых слов и терминов;
2. нейтральный тон изложения;
3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,
4. обеспечивающих точность и ясность изложения;
5. смысловая достаточность и лаконичность текста.

         Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

         В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

        Системы подготовки текстовых  документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

        Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.