Теорія баз даних і їхнє створення в середовищі Microsoft Access

 Маються спеціальні випадки, коли первинний ключ доцільніше не створювати. Наприклад, для деяких таблиць індекс, асоційований з первинним ключем, може неприйнятно знижувати продуктивність введення і модифікації даних. Після того як проект таблиці готовий, можна приступати до її створення. Створити таблицю можна двома способами. Для введення нових даних можна створити порожню таблицю. Можна також створити таблицю, використовуючи вже існуючі дані з іншого джерела. 

    У Microsoft Access існує кілька способів створення  нової таблиці:

1. Використання майстра баз даних для створення нової стандартної бази даних з числа наданих Access. Створена за одну операцію база даних буде містити всі необхідні звіти, таблиці і форми. Майстер баз даних створює нову базу даних цілком, його не можна використовувати для додавання нових таблиць, форм і звітів у вже існуючу базу даних.
2. Майстер таблиць дозволяє вибрати поля для даної таблиці з числа визначених раніше таблиць.
3. Введення даних безпосередньо в порожню таблицю в режимі таблиці. При збереженні нової таблиці в Microsoft Access дані аналізуються і кожному полі привласнюється необхідний тип даних і формат.
4. Визначення всіх параметрів структури таблиці в режимі конструктора.
5. Імпорт у поточну базу даних структур таблиць і даних із зовнішнього джерела.
6. Створення в поточній базі даних таблиць, зв'язаних з таблицями зовнішнього джерела. 

    Незалежно від методу, застосованого для  створення таблиці, завжди мається  можливість використовувати режим  конструктора для подальшої зміни структури таблиці, наприклад для додавання нових полів, установки значень за замовчуванням або для створення масок уведення.  

    Режим конструктора дозволяє найбільше гнучко керувати всіма створюваними і вже  наявними компонентами визначення таблиці. Щоб створити таблицю в режимі конструктора потрібно:

1. Перейти у вікно бази даних. Файл – Створити – Нова база даних. (мал. 3)

Мал. 3 Створення нової бази даних

2. Вибравши вкладку Таблиці, натиснути кнопку Створити. (мал. 4)

Мал.4 Створення нової таблиці

    Якщо дана таблиця є зв'язаної, то додавати в неї нове поле в поточній базі даних неможливо. Якщо зв'язана таблиця є таблицею Microsoft Access, для додавання поля необхідно відкрити вихідну базу даних. Якщо зв'язана таблиця є таблицею іншого додатка, то для додавання поля необхідно відкрити вихідний файл у цьому додатку. 

3. У вікні Нова таблиця вибрати елемент Конструктор. (мал. 5)

Мал. 5 Створення нової таблиці в режимі Конструктор

4. Визначити в таблиці кожне поле. Поля таблиці містять дані, що представляють порції запису. Користувач має можливість визначати формат відображення даних, указувати значення за замовчуванням і прискорювати операції пошуку і сортування, задаючи значення властивостей полів у розділі Властивості полів в режимі конструктора таблиці. У Microsoft Access властивості полів використовуються при перегляді або зміні даних користувачем. Наприклад, задані користувачем значення властивостей Формат полів, Маска введення  і Підпис визначають вид бази дані таблиці і запиту. Елементи керування в нових формах і звітах, приєднані до полів таблиці, успадковують ці властивості полів базової таблиці за замовчуванням. Інші властивості дозволяють визначити умови на значення полів або задати обов'язкове введення даних у поле. Microsoft Access буде перевіряти виконання цих умов при кожнім додаванні або зміні даних у таблиці. Для додавання полів в кінець структури таблиці потрібно вибрати перший порожній рядок структури. Для вставки полючи в середину структури варто вибрати рядок, над якою потрібно додати нове поле, і натиснути кнопку Додати рядок на панелі інструментів. У стовпець Ім'я стовпця ввести ім'я поля; у стовпці Тип даних вибрати необхідний тип даних у списку, що розкривається, або залишити настроювання за замовчуванням (Текстовий). У стовпці Опис можна ввести необов'язковий короткий опис поля. Текст опису буде виводиться в рядку стану при додаванні даних у поле, а також буде включений в опис об'єкта таблиці. При необхідності можна задати значення властивостей поля в бланку властивостей у нижній частині вікна.
5. Призначити ключові поля таблиці. Наявність у таблиці ключових полів не обов'язково. Однак якщо вони не були визначені, то при збереженні таблиці видається питання, чи потрібно їх створювати.
6. Для збереження таблиці натиснути кнопку Зберегти на панелі інструментів, увівши припустиме ім'я таблиці. 

    Вибір для поля таблиці типу даного. Тип даного поля таблиці можна вибрати в списку, що розкривається, у стовпці Тип даних. (мал. 6)

    Мал. 6 Типи даних стовпців таблиці

    При виборі типу даних, використовуваних у  полі, необхідно враховувати наступне:

1. які значення повинні відображатися в поле. Наприклад, не можна зберігати текст у поле, що має числовий тип даних, і недоцільно зберігати числові дані в текстовому виді;
2. скільки місця необхідно для збереження значень у полі;

       3.     які операції повинні вироблятися зі значеннями в полі. Наприклад, підсумовувати

       4.     значення можна в числових полях і в полях, що мають валютний формат, а в текстових полях і полях об'єктів OLE, – не можна;

       5.   чи потрібне сортування або індексування поля. Сортувати й індексувати поля МЕМО, гіперпосилання й об'єкти OLE неможливо;

       6.     чи будуть поля використовуватися в угрупуванні записів у запитах або звітах. Поля МЕМО, гіперпосилання й об'єкти OLE використовувати для угрупування записів не можна;

       7.      яким образом повинні бути відсортовані значення в полі. Числа в текстових полях сортуються як строкові значення (1, 10, 100, 2, 20, 200 і т.д.), а не як числові значення. Для сортування чисел як числових значень необхідно використовувати числові поля або поля, що мають грошовий формат. Також багато форматів дат неможливо належним чином відсортувати, якщо вони введені в текстове поле. Для забезпечення сортування дат і годин варто використовувати поле типу Дата/Час. 

    У додатку № 2 представлені всі типи даних Microsoft Access і їх застосування.  

    Числові, грошові і логічні типи даних, а також Дата/Час забезпечують стандартні формати відображення. Для вибору форматів для кожного типу даних варто визначити властивість Формат.

    У додатку № 3 перелічуються символи, які використовувані при визначенні спеціальних форматів для будь-якого типу даних.  

    Не дозволяється змішувати в одному форматі спеціальні символи, призначені для визначення числових форматів, форматів дати/часу і текстових форматів.  

    3.4. Ключі й індекси 

    Міць  реляційних баз даних полягає в тім, що з їхньою допомогою можна швидко знайти і зв'язати дані з різних таблиць за допомогою запитів; форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне або кілька полів, що однозначно ідентифікують кожен запис у таблиці. Ці поля називаються ключовими полями таблиці. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то процесор бази даних (у Access – Microsoft Jet) запобігає дублювання або введенню порожніх значень у ключове поле.  

    У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складений ключ. 

    Ключові поля лічильника. Поле лічильника можна задати таким чином, щоб при додаванні кожного запису в таблицю в це поле автоматично вносилося порядкове число. Вказівка такого поля в якості ключового – найбільш простий спосіб створення ключових полів. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки буде автоматично створене ключове поле лічильника. 

    Простий ключ. Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, то це поле можна визначити як ключове. Якщо обране поле містить повторювані або порожні значення, то воно не буде визначено як ключове. Для визначення записів, що містять повторювані дані, можна виконати запит на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, то випливає або додати в таблицю поле лічильника і зробити його ключовим, або визначити складений ключ. 

    Складений ключ. У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного окремого поля, можна створити ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для зв'язування двох таблиць у відношенні "багато - до - багатьох". Прикладом такої таблиці може служити таблиця Книги бази даних Картотека, що зв'язує таблиці Автори і Видавці. У цій таблиці можна призначити ключ, що складається з двох полів: N автора і N видавника. У таблиці Книги може бути представлене багато авторів і багато видавців, але кожна книга присутня в картотеці тільки один раз, тому комбінація значень полів N автора і N видавника достатня для утворення ключа. 

    Іншим прикладом може служити складська база даних, в інвентарній книзі якої використовуються один основний і один або кілька допоміжних інвентарних номерів. 

    Якщо визначити підходящий набір полів для складеного ключа складно, можна просто додати поле лічильника і зробити його ключовим. Наприклад, не рекомендую визначати ключ по полях Імена і Прізвища, оскільки не можна виключити повторення цієї пари значень для різних людей. 

    Індекси – об'єкти бази даних, що забезпечують швидкий доступ до окремих рядків у таблиці. Індекс створюється з метою підвищення продуктивності операцій запитів і сортування дані таблиці. Індекси також використовуються для підтримки в таблицях деяких типів ключових обмежень; ці індекси часто створюються автоматично при визначенні обмеження. 

    Індекс  – незалежний об'єкт, логічно окремий  від індексованої таблиці; створення або видалення індексу ніяк не впливає на визначення або дані індексованої таблиці. Він зберігає високо оптимізовані версії всіх значень одного або більше стовпців таблиці. Коли значення запитується з індексованого стовпця, процесор (ядро) бази даних використовує індекс для швидкого перебування необхідного значення. Індекси повинні постійно підтримуватися, щоб відбивати останні зміни індексованих стовпців таблиці. Процедури відновлення індексу при вставці, модифікації або видаленні значення в індексований стовпець автоматично виконуються процесором бази даних. Хоча ці операції не вимагають ніяких дій з боку користувача, вони, однак, знижують ефективність деяких операцій маніпулювання даними (крім запитів на вибірку). Однак зменшення продуктивності, асоційоване з підтримкою індексу, у більшості випадків з лишком компенсується перевагами підвищення швидкодії доступу до даних, що забезпечує індекс. Індекси забезпечують найбільші вигоди для відносно статичних таблиць, по яких часто виконуються запити. 

    Для створення ключових полів таблиці:

1. У режимі конструктора виділити одне або кілька полів, які необхідно визначити як ключові. Для виділення одного поля потрібно клацнути область виділення рядка потрібного поля (кнопка ліворуч рядка). Виділити кілька полів можна, утримуючи при виборі кожного поля клавішу «Сtrl».
2. Натиснути кнопку Ключове поле на панелі інструментів.(мал. 7)

    Мал. 7 Визначення поля ключовим 

    Створення індексу. Створити індекси, як і ключі, можна по одному або декільком полям. Складені індекси дозволяють при доборі даних групувати запису, у яких перші поля можуть мати однакові значення. Індексувати поля потрібно для виконання частих пошуків, сортувань або об'єднань з полями з інших таблиць у запитах. Ключові поля таблиці індексуються автоматично. Не можна індексувати поля з типом даних поле МЕМО, гіперпосилання або об'єкт OLE. Для інших полів індексування використовується, якщо поле має текстовий, числовий, грошовий тип або тип дати/часу і потрібно здійснювати пошук і сортування значень у поле. Якщо передбачається, що буде часто виконуватися сортування або пошук одночасно по двох і більш полях, можна створити складений індекс. Наприклад, якщо для того самого запиту часто встановлюється критерій для полів Ім'я і Прізвище, то для цих двох полів має сенс створити складений індекс. При сортуванні таблиці по складеному індексі спочатку здійснюється сортування по першому полю, визначеному для даного індексу. Якщо в першому полі утримуються записи з повторюваними значеннями, то сортування здійснюється по другому полю і т.д.