Технологія застосування електронного документообігу

Підробити електронний цифровий підпис, а разом з ним і засвідчений  документ неможливо, адже це потребуватиме  величезної кількості обчислень, які, як вважається, не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, є актуальною. Додатковий захист від підробки забезпечує центр сертифікації, який серед іншого цілодобово приймає заяви про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи  на електронних носіях інформації у  формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк  зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен  бути не меншим від строку, встановленого  законодавством для відповідних  документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних  носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися  у вигляді копії документа  на папері (у разі відсутності оригіналу  цього документа на папері). При  копіюванні електронного документа  з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка  цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних  документів обов'язкове додержання таких  вимог:

1) інформація, що міститься  в електронних документах, повинна  бути доступною для її подальшого  використання;

2) має бути забезпечена  можливість відновлення електронного  документа у тому форматі, в  якому він був створений, відправлений  або одержаний; 

3) у разі наявності  повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження  та призначення електронного  документа, а також дату і  час його відправлення чи одержання. 

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог  щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Переваги.

Перші практичні кроки  запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового  підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган  вручив перше в Україні свідоцтво  про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма  «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні  уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна  уже застосовувати на рівні із власноручним.

Що це дасть?

• можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;
• можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;
• можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;
• можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації .⁶

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового  підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

 

 

Розділ 2. Технологія застосування електронного документообігу

Починаючи з 2004 року Головдержслужба України впроваджує інформаційні технології у відомчий документообіг, ставши першопрохідником у цій роботі, оскільки на той час в Україні не існувало не лише позитивного досвіду, але й будь-якої практики, яку б можна було проаналізувати та застосовувати.

Сьогодні керівник органу або установи бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу та його результат. Без розуміння керівником усієї важливості та складності процесу, без його особистої готовності до вирішення цілої низки проблем, а також безпосередньої участі в процесі як користувача системи електронного документообігу досягнути хоча б якогось результату неможливо.

 Аргументи «за» безпаперовий документообіг очевидні, адже це:

 • доступність інформації, прозорість руху документів, відсутність  необхідності роздруковувати та  зберігати паперові копії; 

 • пришвидшення опрацювання  документів і зменшення середньої  тривалості робочого дня працівників  (за досвідом Головдержслужби,  середній час опрацювання одного  документа та середня тривалість  робочого дня персоналу скоротились  упродовж 2009 року відповідно з  24 до 6 год та з 12,5 до 10,5 год, про що свідчать дані, наведені на рис. 1); ⁷

 • посилення виконавської  дисципліни завдяки глобальній  автоматизації процесу; 

 • забезпечення оперативної  й одночасної колективної роботи  з документами, коли один і  той самий документ може опрацьовуватися  синхронно кількома працівниками.

 Звичайно, можна знайти  й аргументи «проти» – такі  як:

 • психологічний бар’єр, що виникає внаслідок відходу  від класичних паперових процедур;

 

 • юридичні суперечності, пов’язані з тимчасовим паралельним  існуванням паперового та електронного  документообігів; 

 • імовірність зниження  якості документів з точки  зору їх викладу. 

 Однак, проаналізувавши  комплекс переваг і недоліків,  неважко зрозуміти, що плюсів  не тільки більше, вони ще й  створюють значні можливості  для організаційного розвитку  та підвищення ефективності робочого  процесу, а недоліки являють  собою лише тимчасові суб’єктивні  складності, які неважко подолати.⁸

2.1. Відомчі нормативи та програма впровадження електронного документообігу

 Адміністративно-управлінською  основою для переходу до безпаперових  технологій документообігу є  пакет планових і процедурних  відомчих документів:

 • програма (план) переведення  документообігу в електронну  форму; 

 • порядок організації  безпаперового документообігу, в  тому числі: – посадові інструкції  для користувачів, – інструкції  з адміністрування системи; 

 • порядок застосування  електронного цифрового підпису,  яким, зокрема, регулюються: –  права користувача підпису, –  повноваження відповідального підрозділу  з питань застосування такого  підпису в органі;

 • порядок вирішення  питань, пов’язаних із суперечностями  процедур проходження паперових  та електронних документів (управління  змінами).

2.2. Система забезпечення проходження електронних документів

 Беручи до уваги  той факт, що готовність будь-якого  персоналу до роботи в безпаперовому режимі, не зважаючи на попередні підготовчі заходи, завжди залишається на недостатньому рівні, електронний документообіг доцільно впроваджувати поетапно (табл. 1). З одного боку, це дає можливість поступово відпрацювати електронні процедури до необхідного автоматизму. Проте, з іншого боку, на перших етапах доводиться дублювати роботу з документом в електронному й паперовому варіантах, що є серйозним ускладнюючим фактором.

Розглядаючи питання поступового  переходу, слід визначити, які саме документи і в якій послідовності  необхідно вводити до безпаперового  документообігу, оскільки раціональний підхід до вирішення цього завдання є ключовим чинником його «безболісної» та «безвтратної» реалізації.

 Зважаючи на отриманий  упродовж 2009 року досвід Головдержслужби,  уведення документів у безпаперовий електронний обіг рекомендується здійснювати за певною схемою (табл. 2).

 Саме на інформаційних  документах доцільно відпрацьовувати  їх низхідний рух, зокрема накладання  електронних резолюцій. 

 З упровадженням у  безпаперовий документообіг внутрішніх документів розпочинається відпрацювання процедур безпаперової підготовки й погодження електронних документів.

 Постановчі документи вводяться лише після того, як процедуру низхідного руху документів доведено до рівня, за якого неможливо втратити документ через недбалість чи помилку користувача або недосконалість чи помилку системи. Під час відпрацювання елементів цього етапу рекомендується не вводити документи з терміном виконання 1–2 дні, звернення народних депутатів України, доручення Кабінету Міністрів України, листи Секретаріату Президента України тощо.

 Першими вихідними  документами, що створюються й  погоджуються в безпаперовій формі, повинні бути ініціативні документи, тобто такі, термін підготовки яких є умовно не обмеженим.

2.2.1.Технічне оснащення реєстраторів

 Зважаючи на той  факт, що на етапі розвитку  внутрішнього безпаперового документообігу  в органі державної влади зовнішній  (з іншими організаціями) залишається  паперовим, постає питання створення  потужної перехідної дільниці, на  якій електронні документи перетворюватимуться  на паперові, та навпаки. 

 Для здійснення цього  перетворення необхідно забезпечити  реєстраторів органу потужним  комп’ютерним і сканувальним обладнанням. Перше пов’язане з навантаженням, спричиненим одночасною реєстрацію великої кількості вхідних і вихідних документів та потребою їх уведення в базу системи, а друге – з необхідністю здійснення швидкого перетворення паперових документів різних обсягів (інколи до 150 сторінок) у електронну форму.

2.2.2.Забезпечення персоналу юридично значимими електронними цифровими підписами

 Створення повністю  легітимного документообігу неможливе  без стовідсоткового забезпечення  персоналу особистими електронними  підписами, які засвідчують правомірність  кожної дії, пов’язаної з опрацюванням  електронного документа. Такий  підпис має обов’язково накладатися  на електронні резолюції, погоджені  або підписані документи. 

 Зрозуміло, що наявність  у системі бодай однієї не  підписаної електронної резолюції  або одного погодження, здійсненого  без застосування кодового підпису,  ставить під сумнів легітимність  усієї системи електронного документообігу.

2.2.3. Навчання персоналу

 Упроваджуючи безпаперовий документообіг, необхідно відразу вирішити питання щодо проведення постійних навчань персоналу. Причому навчання слід спрямовувати не лише на доведення до працівників інформації про порядок проходження електронних документів, але й на вирішення різних системних проблем, що виявляються в процесі переходу. Крім того, під час навчань обов’язково анонсуються наступні події та нововведення, що стосуються безпаперового документообігу.

 Інколи за результатами  навчання доцільно проводити  тестування. Це дає змогу, з  одного боку, виявити прогалини,  допущені в навчанні, а з іншого  – стимулювати персонал до  кращого освоєння процедурних  документів, що регулюють електронний  документообіг. 

 У цілому, як свідчить  практика впровадження електронного  документообігу в Головдержслужбі, вирішення питання його інформаційно-технічного забезпечення вимагає значно менше зусиль, ніж інші чинники, які зумовлюють успішний перехід до безпаперових технологій, і становить приблизно 10–15 % від їх сукупності. До інших чинників належать оперативність та якість розв’язання процедурних завдань, а також ефективність навчання персоналу, що набагато важче.

 

Висновки

Аналізуючи досвід Головного  управління державної служби України, яким уперше в українській практиці – як у державному, так і в  приватному секторі – реалізовано  перехід до безпаперових технологій документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису й станом на 1 листопада 2009 року переведено 72,2 % власного документообігу в безпаперову (електронну) форму (рис. 2), зазначимо, що головними складностями і перешкодами на шляху до ідеального документообігу є такі: