Технологія застосування електронного документообігу

Міністерство  освіти і науки України

Київський національний економічний Університет

ім. Вадима Гетьмана

 

 

 

 

 

Реферат з інформаційних  систем і технологій в обліку

На тему «Технологія  застосування електронного документообігу»

 

     

 

 

  Виконала: студентка 4 курсу

Обліково-економічного    

факультету, спец.6509    

   8-ї групи

                                                                        Шостак Катерина

                                                                       Перевірила: Власенко  Т.В.

 

Київ КНЕУ 2011

 

Вступ

Розділ 1. Поняття  та ознаки електронного документа 

1.1. Нормативно-правова база електронного документообігу

1.2. Поняття, зміст, завдання  та переваги електронного документообігу 

Розділ 2. Технологія застосування електронного документообігу Головдержслужби України

2.1. Відомчі нормативи та програма впровадження електронного документообігу

2.2. Система забезпечення  проходження електронних документів

2.2.1. Технічне оснащення  реєстраторів

2.2.2. Забезпечення персоналу  юридично значимими електронними  цифровими підписами

2.2.3. Навчання персоналу

Висновок 

Список літератури

 

 

Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати  переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з  документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни  підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Системи електронного документообігу може сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями  не в останню чергу залежить від  коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних  документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації  їхнього збереження, пошуку і використання.

Основним завданням написання реферату є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи електронного документообігу в Головдержслужбі України.

Об’єктом реферату являється розгляд електронного документообігу.

Предметом роботи являється поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу.

 

Розділ 1. Поняття  та ознаки електронного документа

Відповідно до статті 5 Закону України Про електронні документи  та електронний документообіг» електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. ¹

Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові  дані в електронному документі, без  яких він не може бути підставою  для його обліку і не матиме юридичної  сили.

Електронний підпис є обов'язковим  реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації  автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення  електронного документа. Відносини, пов'язані  з використанням електронних  цифрових підписів, регулюються законом. Використання інших видів електронних  підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний  примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним  цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком  адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників  вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні  за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа  повинен давати змогу довести  його цілісність та справжність у  порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі  у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є  візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має  електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має  електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право  на спадщину;

2) документа, який відповідно  до законодавства може бути  створений лише в одному оригінальному  примірнику, крім випадків існування  централізованого сховища оригіналів  електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених  законом. Нотаріальне посвідчення  цивільно-правової угоди, укладеної  шляхом створення електронного  документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому  законом.

 

1.1. Нормативно-правова база електронного документообігу

Вдосконалення та оновлення  нормативно-правової бази України, створення  спеціальних юридичних норм сприятиме  ефективному впровадженню та функціонуванню електронного документообігу. Для регулювання  правовідносин у сфері інформаційних  технологій Верховна Рада України ухвалила кілька Законів України, які набули чинності:

«Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV;

«Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 p. № 852-IV;

«Про обов'язковий примірник документів» від 9 квітня 1999 p. № 595-XTV;

«Про Національну програму інформатизації» від 4 лютого 1998 р. № 74/98-ВР;

«Про телекомунікації» від 18 листопада 2003 p. № 1280-IV;

«Про Національну систему конфіденційного зв'язку» від 10 січня 2002 р. №2919-111;

«Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.² 

1.2. Електронний цифровий підпис. Зміст, завдання та переваги електронного документообігу.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Так, за визначенням:

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема електронний цифровий підпис. ³

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має  електронну форму.

Проте Закон встановлює певні  обмеження на застосування електронного документа як оригіналу. В електронній  формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину; інший документ, який згідно із законодавством може бути створений лише в одному примірнику, крім випадків існування  централізованого сховища оригіналів електронних документів.⁴

Як уже зазначалося, обов'язковим  реквізитом електронного документа  є

електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа (ст. 1 Закону «Про електронний цифровий підпис»).

Особистий ключ відомий лише його володільцеві. Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу. Такий ключ включається  до сертифіката відкритого ключа  та може розповсюджуватись в електронній  формі або у формі документа на папері.

Засвідчення чинності відкритого ключа здійснюється шляхом формування сертифіката відкритого ключа - документа, що видається центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат відкритого ключа видається акредитованим  центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Зазначена особливість дає  можливість поряд із звичайним електронним  цифровим підписом виділити цифровий підпис, підтверджений посиленим сертифікатом відкритого ключа.

Сертифікат відкритого ключа містить:

• найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);
• позначку, що сертифікат виданий в Україні;
• унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;
• основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;
• дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

відкритий ключ;

• найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;
• інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат відкритого ключа, крім обов'язкових даних, які  містяться в сертифікаті відкритого ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката відкритого ключа.

Юридичні та фізичні особи  можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом відкритого ключа, а також використовувати  електронний цифровий підпис без  сертифіката відкритого ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які застосовують електронні цифрові підписи без сертифіката відкритого ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах.

Щодо органів державної  влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій  державної форми власності, то для  них законодавець встановив імперативну (обов'язкову) норму, згідно з якою зазначені  організації можуть застосовувати  електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів  електронного цифрового підпису, що повинно бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком  за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту  інформації, отриманим на ці засоби від спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері  криптографічного захисту інформації, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників-підписувачів.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється  до власноручного підпису (печатки) лише в тому разі, якщо:

• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Для порівняння: у Німеччині, за законодавством, електронний цифровий підпис не прирівнюють до власноручного  підпису; у Франції, навпаки, згідно зі статтею 1316 Цивільного кодексу, сторонам надається право вибору, оскільки в суді як докази визнаються (допускаються) літери та цифри чи будь-який інший  знак або символ, значення (зміст) якого  може бути з'ясовано незалежно від способу створення та передачі ⁵ .