Сущность и содержание информационного обеспечения

•         Сочетание   высокой   степени   интеграции   с   гибкостью   -   система
строится    в    виде    набора    взаимосвязанных,     но    относительно
независимых   компонентов,   которые   приобретаются   в   составе   и
порядке, удобном конкретному клиенту.

Система Галактика ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов.

Основным объектом, с которым работает Галактика, является операционный документ. Операционные документы формируются при осуществлении любой хозяйственной операции и подтверждают ее совершение. Между документами могут быть установлены связи. Совокупность операционных документов образует документооборот предприятия.

По всем сопроводительным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки с помощью механизма типовых хозяйственных операций. Все отчеты строятся в интерактивном режиме. Это очень удобно для пользователей, так как позволяет задавать необходимую группировку данных, их сортировку, ограничить объем отображаемой в отчете информации с помощью всевозможных фильтров.

В отличии от других бухгалтерских программ в системе Галактика существует широкий спектр сервисных функций, обеспечивающих гибкость настройки работы пользователя, повышение производительности его труда, исключение возможности внесения ошибок, формирование разнообразных бухгалтерских отчетов.

3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой.

Я предлагают следующие шаги для их решения:

1.              Разграничение обязанностей между специалистами службы.

2.    Внедрение      современных      компьютерных      и      информационных
технологий работы с информацией.

3.    Расширенная, локальная установка очень популярных из электронных
баз данных:  «КонсультантПлюс», «Гарант-Сервис», «Кодекс», их данные
необходимы в работе практически каждому сотруднику предприятия.

4.              Так   как   предприятие   в   своей   работе   использует   инженерные
коммуникационные     сети,     то     следующим     шагом     в     направлении
совершенствования   является  установка  на   предприятии   Географической
Информационной      Системы      (ГИС),      использующие      оцифрованные
географические карты в качестве основы, на которой потом накладываются
самые   разнообразные   числовые   данные    и   имеется    возможность    их
дальнейшей обработки и анализа (построение диаграмм, цветное выделение,
различные отчеты по выбранным объектам, областям и т.д.). В настоящее
время используется программа разработанная нашими программистами, но
она уже устарела и требует замены.

Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML (язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС. Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса предоставления информации.

5. Проведение обучающих семинаров, т.к. сотрудники информационной службы должны обладать следующими практические навыки:

-        экспертиза информационных потоков;

-        целевой отбор документальных материалов;

-        разноаспектный   поиск   первичных   источников   и   информационный
поиск, в том числе библиографический   и фактографический поиск;

4

-         организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации;

-         динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации;

-         многофакторный анализ;

-         применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски,
дискеты) ;

-         владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность),
прогрессивными   средствами   связи   (электронная   почта,   телефакс,
видеотекст,    сотовая    телефонная    связь    и    др.)    копировально-
множительными аппаратами;

-         маркетинг     и      бизнес      планирование,      оценка     эффективности
информационной деятельности;

-         деловое общение;

-         организационно-правовое    оформление    экономических    отношений
предприятия с партнерами (юридическими и физическими лицами).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:

-         история создания информационных служб говорит о богатом опыте,
информационные отделы обеспечивали высокое качество услуг за счет
тщательного отбора, оценки, редактирования информации;

-         в условиях рыночной экономики  успешная деятельность предприятия
невозможна без информационного обеспечения, которым и занимается
служба информации в фирме;

Информационная среда включает информацию внешнего и внутреннего характера. К информации внешнего характера относят: информацию формируемая на финансовых рынках, налогового характера, о стоимости ресурсов на различных рынках, информация о конкурентах. К информации внутреннего характера относят: финансовую отчетность, внутренняя отчетность, данные первичного бух.учета.

Основной задачей информационной службы фирмы является обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации.

Информационная служба ориентирована на быстрое реагирование на происходящие и ожидаемые в ней изменения, адаптацию деятельности предприятия к ее требованиям, на выпуск конкурентоспособной продукции, опережающей потребительский спрос.

Потребность в информации варьируется в зависимости от осуществляемой или планируемой деятельности. Все планы и текущие операции требуют хорошо выверенной информации).

Служба информации должна иметь структуру, состоящую из квалифицированных сотрудников, а также иметь техническую базу (компьютеры, факс, модем и др.).

В задачу информационных сотрудников входит создание полноценного фонда, предназначенного для использования его руководителем предприятия, а также рядовыми сотрудниками фирмы.

Создание    информационных    служб    на    предприятиях    имеет    большие перспективы развития.

При  четко   налаженной  технологической   схеме  эксплуатации   системы • Галактика     каждый    работник    выполняет    определенные    для    него инструкцией  действия,  получая  информацию  в  объеме,  необходимом  и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Администрация       предприятия,       используя       для       управления хозяйственной деятельностью систему Галактика, получает возможность:

•   своевременного   получения   достоверной   информации   о   текущей
деятельности предприятия;

•   оперативного контроля и управления финансами, материальными и
трудовыми ресурсами;

•   формирования обоснованных планов на основании анализа данных об
имеющихся ресурсах;

•   контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

•   анализа   результатов   деятельности   и   формирования   оптимальных
управляющих воздействий.

БИБЛИОГРАФИЯ

1.     Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»: Принят государственной думой РФ 25 января 1995 г. // N 24-ФЗ от 20/02/95 (ред.от 10/01/03).

2.     Постановление Правительства РФ "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 15/12/91  года N35 (ред. от 03/10/02).

3.     Г.В. Гедримович. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности:  Учебное  пособие.  - 4.2.  - СПб.: СПбВЭСЭП, 1999.

4.     Г.В. Гедримович. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: Учебное пособие. 4.1. - СПб.: СПбИВЭСЭП, 1999.

5.     К.М.        Гузов.        Информационно-аналитическая       служба       и информационная  система  в банке // Информационные  ресурсы России.-2001. - №1.

6.     И.С.Мелюхин.   Организация   и   использование   информационных ресурсов // Информационные ресурсы России. - №1. - 1999.

7.     А.И.     Мохов.     Роль     информационного     обеспечения     малого предпринимательства    в   формировании    и    наполнении    рынка товаров и услуг// Проблемы информатизации. - 1996. - №2.

8.     Под   ред.   Н,В,   Колчиной   Финансы   предприятий:Учебник.   -М.: Финансы, ЮНИТИ, 1998

9.     Под ред. М.В. Романовского. Финансы: Учебник для вузов. -М.: Издательство "Перспектива";Издательство "Юрайт", 2000.

10. Под ред. Е.С. Стояновой. Финансовый менеджмент.теория и практика.-5-е изд., перераб. И доп.-М.:Изд-во "Перспектива", 2003

11. Под ред. В.К. Сенчагова, А.И. Архипова. Финансы, денежное обращение и кредит. -М.: "Проспект",2000

12. Под   ред.    Н.Ф.   Самсонова.   Финансовый   менеджмент.-М.: Финансы. ЮНИТИ. 2000