Способы создания отчетов. Стили отчетов

Промежуточные отчеты обычно направляются вышестоящему руководству  и дают менеджерам информацию о:

Уровне соответствия темпов осуществления проекта (плана) намеченному графику;

Планах на последующий период и прогнозах относительно завершения проекта.

Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет  промежуточный отчет. Пример промежуточного отчета приведен в приложении.

Что характерно для периодических  отчетов?

В любой организации существуют виды отчетов, которые должны составляться регулярно. Это могут быть ежедневные, еженедельные или ежемесячные отчеты, называемые периодическими, основная цель которых— держать других в курсе относительно какого-либо аспекта деятельности. Так как, как правило, обычно они направляются одному и тому же лицу (лицам), то автор отчета может предполагать, что читающий осведомлен о предмете отчета. Поэтому автор может не снабжать отчет большим количеством вступительной информации (см. пример в приложении).

Как составить пояснительный  отчет?

Если Вам необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо (например, изменение правил выполнения процедуры, причины увеличения бюджета  и т.п.), то, вне зависимости от причины, такой отчет будет пояснительным. Пояснительный отчет является одной  из обычных разновидностей отчета в  форме служебной записки.

Приведем пример. Допустим, что Ирина Иванова хочет объяснить  руководству необходимость изменений  в производственном процессе. Для  этого она обращается непосредственно  к директору по работе с персоналом. Она составила свой отчет таким  образом:

1. Предложение. 

2. Описание существующего  производственного процесса.

3. Преимущества нововведения  в противовес тому, во что оно  обойдется организации. 

Так как ее отчет направляется вышестоящему начальству, Ирина начинает его с напоминания сути проблемы (см. пример в приложении). Дальнейший текст посвящен предложению метода решения проблемы и описанию выгоды, которую можно извлечь из внедрения  этого метода.

Если бы Ирина ожидала  сильного противодействия предложенному  ею плану, она могла бы предпочесть  обратиться не к директору по работе с персоналом, а к какому-либо другому вышестоящему менеджеру. Если бы получатель отчета имел репутацию  человека, противящегося изменениям, Ирина пришлось бы быть менее прямолинейной. Универсального подхода, к сожалению, не существует. Пишущий должен изучить  ситуацию и затем решить, к кому и как следует обратиться.

6. Отчеты в форме письма.

Каковы основные правила  подготовки отчета в форме письма?

Многие отчеты, предназначенные  для обмена информацией с другими  организациями, оформляются в форме  отчета-письма. Как это характерно для коротких отчетов, отчет-письмо обычно менее формален, чем большие  отчеты.

Как и в любом письме, суть сообщения и характер ожидаемого ответа определяют последовательность действий. Если человек, который будет  читать отчет-письмо, скорее всего, одобрит  сообщение, Вы можете использовать прямой подход, как это описано в Главе 3. Начинайте письмо с основных моментов, на которых Вам хотелось бы акцентировать  внимание, потому что читатель уже  с Вами согласен; в целом же письмо может быть оформлено как письмо с хорошими новостями или нейтральное  письмо.

ЕСЛИ тот, кто будет  читать отчет-письмо, будет, скорее всего, с Вами не согласен, то следует воспользоваться  письмом-отказом, последовательность составления которого приведена  в Главе 3. Не следует излагать свою точку зрения в начале письма, более  разумно начать с подготовки читателя. В таких письмах изложению  сути предшествует вступительная информация, а также аргументы и доводы.

Как грамотно оформить отчет-письмо?

Отчет-письмо напоминает по виду обычное письмо. Поскольку обычно отчет-письмо предназначено для  отправки за пределы организации, то оно печатается на фирменном бланке организации. Отчету-письму присущи  многие черты обычного письма: дата, адрес, приветствие, основная часть  и подпись. Некоторые вставляют  между приветствием и основной частью строку с темой отчета-письма.

Основная часть отчета-письма, также как и основная часть  делового письма, состоит из трех компонентов:

1. Введение. Здесь обозначаются  цели отчета. Если в отчете  идет речь о какой-либо проблеме, то во введении может быть  изложена суть проблемы. В более  длинных отчетах в этой части  приводится план отчета, однако  это не является необходимостью  для большей части отчетов-писем. 

2. Содержательная часть.  Эта часть является главной  в любом отчете. Здесь внимание  читателя следует обратить на  заключения и выводы. Если отчет  достаточно сложен, то его можно  разделить на части, каждая  из которых снабжена заголовком, чтобы помочь читающему сориентироваться в потоке информации.

3. Заключение. В большинстве  отчетов эта часть нужна для  предложения дополнительной помощи  читателю, если он этого желает. Заключительный абзац отводится  скорее для обмена любезностями  между автором отчета и его  читателем, чем собственно для  отчета. Если отчет-письмо предназначено  для обмена информацией внутри  организации, то заключение необязательно. 

7. Другие формы коротких отчетов.

Зачем нужны короткие отчеты?

Короткие отчеты выполняют  в бизнесе массу задач. Перечислить  все многочисленные виды коротких отчетов  было бы сложной задачей. Большинство  организаций не испытывает недостатка в коротких отчетах. Эти отчеты очень  функциональны, а потому широко используются. Примерами таких отчетов могут  являться отчеты о кредитных операциях, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции и некоторые  виды отчетов, представляемых акционерам. Многие компании размещают бланки отчетов  на своем сервере; пользователь открывает  его, заполняет и отправляет электронным  путем. Как правило, каждый из коротких отчетов имеет вполне определенную цель и вносит ощутимый вклад в  обеспечение нормального функционирования организации.

Какие виды коротких отчетов  используются наиболее часто? Можно  ли их унифицировать?

Наиболее часто используемые виды коротких отчетов в большинстве  организаций— это информационные отчеты, представляемые регулярно. Например, в конце каждой недели все торговые представители крупных компаний, как правило, должны представить менеджеру по продажам отчет о контактах с покупателями. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто и большим количеством торговых представителей, многие компании подготавливают для этой цели готовый бланк, который нужно заполнить. В бланке точно указано, какую именно информацию нужно представить, и ясно указано, кому должен быть направлен заполненный бланк.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Цель моей контрольной работе - выполнить поиск информации о наиболее распространенных системах и средствах формирования отчетов, затем на основе полученного списка систем, сделать сравнительный анализ этих систем и построить идеальную систему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы

1. Лучший самоучитель.  Microsoft Access 2007/ Глушаков С.В. - изд. 2-е, переработ. - М.:АСТ: АСТ МОСКВА, 2008.

Размещено на Allbest.ru

2. Методические указания  к выполнению курсовой работы  по дисциплине «Информатика»,  под ред. Гришина П.В.

3. http://www.softkey.ru

4. http://www.businessobjects.com/product/catalog/crystalreports/default.asp

5. http://www.stimulsoft.com.

6. http://www.stimulsoft.com/Home.aspx

7. http://www.fast-report.com/ru/products/products.php?BID=3&ID=3

8. http://www.perpetuumsoft.com/Product.aspx?lang=en&pid=21

9. http://www.afalinasoft.com/rus/active-xl-report

10. http://ich.tsu.tomsk.su/ReportPoint

11. http://www.perpetuumsoft.com

12. http://rus.mblabsoft.com/index14.html

13. Элeктpoнный учeбник, - "Работа с бaзами дaнныx" #"#">http://www.lessons-tva. info/ дaтa oбpaщeния: 12.11.10