Способы создания отчетов. Стили отчетов

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ

ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

 

 

 

 

Дисциплина: Информатика

 

Тема: Способы создания отчетов. Стили отчетов.

 

 

         

                                                                                                Студент (ка) _2_ курса

очного отделения

специальность

 «Реклама» 108з

Прозорова Ульяна Сергеевна

                                                                                                   

 

                                      Преподаватель:

                                                                         

 

Москва

2012год

 

 

Содержание.

Введение ……………………………………………………………………………….…3

1. Создание отчета как объекта базы данных ………………………….…..…………..5              

2. Структура отчета в режиме Конструктора…………………………………………..5

3. Способы создания отчета………………………………………..…………………....6

4.Создание отчета…………………………..………………………………………….....9

5.Отчеты в форме служебной записки. ……………………………….…...………..…11

6. Отчеты в форме письма………...……………………………………………….…....13

7. Другие формы коротких отчетов…………………………………………………….15

Заключение……………………………………………………………………………….17

Литературный список……………………………………………………………………18 

 

 

Введение

 

Что такое отчет? Он имеет  множество значений.

- Письменное или устное  сообщение о своих действиях  или о выполнении возложенного  поручения, представляемое лицу  или учреждению.

- Документ об израсходованных  средствах. 

- Публикуемые данные о  работе какого-либо учреждения, о  положении дел в нем.

- Объяснение или изложение  происшедшего

В нашей жизни мы каждый день сталкиваемся с отчетами, просто в разных формах: устной или письменной. Устные отчеты - это, например, даже отчет  старосты перед преподавателем о  количестве отсутствующих. Это самый  простой отчет. Но, существуют и отчеты, которые гораздо сложнее по своему содержанию и составлению. Вообще, для  чего нужны отчеты?

Они нужны для отчета о  проделанной работе. Это их самая  главная функция.

- Отчеты для руководителя. Например, это отчет какого-либо  отдела организации о проделанной  работе перед руководителем. Там  ограничения и оформление отчета  не так строго регламентировано.

- Отчеты, как вспомогательное  средство для покупателей. Это  отчет производителя продукта  об этом продукте. Такие отчеты  могут выглядеть в виде рекламы,  каких-то брошюр.

- И, наконец, отчет исполнителя  перед заказчиком. Этот вид чем-то  похож на первый, но в тоже  время более сложный, так как  тут учитываются ГОСТы.

Поэтому для облегчения составления  и последующего редактирования отчетов  было создано ряд программных  продуктов. Они отличаются друг от друга, но в тоже время у них есть и  много общего. В своей курсовой работе описаны наиболее распространенные системы формирования. Сейчас разработчики учитывают то, что многие публикуют  свои отчеты в сети Интернет. Поэтому, многие отчеты поддерживают эту функции. Это такие системы формирования отчетов, как Stimulosoft Report.Web и Stimulosoft Designer.Web. Они позволяют создателю отчета менять его, находясь в Интернете. Конечно, это достаточно удобно. Другой вид отчета был создан специально для создания отчетов в Delphi - это такие системы, как Fast report, Quick report и Vivid report. В настоящее время широкое распространение получила платформа Net. Специально для нее также создаются системы отчетов - например, Report-Sharp.Net. В своей курсовой работе я попыталась рассмотреть более яркие из этих систем, дала их общих обзор.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         1.Создание отчета как объекта базы данных

Отчет - это форматированное  представление данных, которое выводится  на экран, в печать или файл. Они  позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также  предоставляют широкие возможности  для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в  том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид  и легко читаются. Подробный отчет  включает всю информацию из таблицы  или запроса, но содержит заголовки  и разбит на страницы с указанием  верхних и нижних колонтитулов.

 

2.Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов  относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для  вывода данных, таких как текст  заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки  столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать  в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная  между верхним и нижним колонтитулами  страницы. Содержит основной текст  отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или  запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы  скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части  каждой страницы. Используется для  вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для  вывода данных, таких как текст  заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует  напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится  внизу отчета, он печатается над  нижним колонтитулом страницы на последней  странице отчета. Для добавления или  удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид  команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

 

3.Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать  отчеты с группировкой записей и  представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные  поля в отчет и предлагает шесть  стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет  можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а  затем вносить в них некоторые  изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт  Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать  в качестве источника данных таблицу  или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает  автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает  его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как  будет выглядеть отчет в распечатанном  виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения  отчета

Для изменения масштаба отображения  пользуются указателем - лупой. Чтобы  увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы  вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой  вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу  окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде  Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его  в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный  просмотр.

Если при печати в конце  отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при  печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает  ширину листа бумаги, указанную в  диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать  размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

изменить значение ширины отчета;

уменьшить ширину полей или  изменить ориентацию страницы.

 

4.Создание отчета

1. Запустите программу  Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных "Деканат").

2. Создайте Автоотчет:  ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

3. Перейдите в режим  Конструктора и выполните редактирование  и форматирование отчета. Для  перехода из режима предварительного  просмотра в режим конструктора  необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите поля код  студента в верхнем колонтитуле  и области данных;

2) переместите влево все  поля в верхнем колонтитуле  и области данных.

3) Измените надпись в  заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы  указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ "ХПИ" и  нажмите Enter.

4) Переместите Надпись.  В Нижнем колонтитуле выделить  поле =Now () и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов  Конструктор отчетов щелкнуть  на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Форматирование:

1) Выделите заголовок  Студенты НТУ "ХПИ"

2) Измените гарнитуру,  начертание и цвет шрифта, а  также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов  Конструктор отчетов щелкнуть  на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните  следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим  Предварительный просмотр. Отчет  отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

Сохранить и закрыть отчет.

 

 

Стили отчетов

5.Отчеты в форме служебной записки.

Какая разница между отчетом  в форме служебной записки  и служебной запиской?

Отчеты в форме служебной  записки предназначены для обмена информацией внутри организации. Для  того чтобы подготовить грамотный  отчет в форме служебной записки, необходимо понимать разницу между  служебной запиской и отчетом  в форме служебной записки. Отчет  в форме служебной записки, как  правило, более структурирован. Он должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной  записки. При этом функции отчета в форме служебной записки  и служебной записки очень  близки.

В число документов, которые  часто оформляются как отчет  в форме служебной записки, входят промежуточные отчеты, периодические  отчеты, пояснительные отчеты. В  самом общем виде можно сказать, что целью всех видов отчетов  является предоставление информации, необходимой для успешного функционирования организации.

Каковы основные особенности  промежуточных отчетов?

Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в разнообразных организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный  отчет может быть либо единичным, либо входить в серию отчетов. Если предполагается написание серии  промежуточных отчетов, то следует  соблюдать единообразие в оформлении всей серии для того, чтобы отчеты было удобно читать.