Создание таблиц, форм, отчетов

     После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя  и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

     Существуют  также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу  с помощью запроса на создание таблицы .

     Можно создавать таблицы путем импорта  из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Тема  2. Создание запросов 

     Запросы являются важным инструментом в любых  системах управления базами данных. Они  используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

     Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующихся полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, в форму, попадут и в таблицу.

     Существует  несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

     Создание  запроса на выборку с помощью  Мастера

 

     При создании запроса необходимо определить:

     1.Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

     2.Предмет поиска в базе данных

     3.Перечень полей в результате выполнения запроса 
 

     В окне база данных выбрать вкладку  Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме  Создание запроса с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов. 

     

     Рис. 2.1 Создание простых запросов

     В окне мастера выбрать необходимую  таблицу (таблицу - источник) из опции  Таблицы и запросы и выбрать  поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

     Затем в окне Мастера надо выбрать подробный  или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать  один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

     Создание  запроса на выборку с помощью  Конструктора

 

     С помощью конструктора можно создать  следующие виды запросов:

     1.Простой

     2.По условию

     3.Параметрические

     4.Итоговые

     5.С вычисляемыми полями

     Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В  окне база данных необходимо выбрать  вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: на выборку».

     В окне Добавление таблицы следует  выбрать таблицу – источник или  несколько таблиц из представленного  списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет неактивным.

     Окно  Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней  части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

     В нижней части окна находится Бланк  построения запроса QBE (Query by Example), в  котором каждая строка выполняет  определенную функцию: 

     1.Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

     2.Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

     3.Сортировка – указывает тип сортировки

     4.Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

     5.Условия отбора  - задаются критерии поиска

     6.Или – задаются дополнительные критерии отбора

     

     Рис. 2.2. Запрос на выборку 

     В окне  «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем запрос:

     1.Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

     2.Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

     3.Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

     4.В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

     5.В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести  - "отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.

     6.После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

     

     Рис. 2.3. Запрос на выборку

     Чтобы открыть запрос из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса  и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем. 

     

     Рис. 2.4 Запрос на выборку

     Чтобы внести изменения в запросе его  необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

     Параметрические запросы - запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменятся по заказу пользователя.

     Последовательность  создания параметрического запроса:

     1.Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

     2.В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

     3.Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен.

     4.Выполнить запрос, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

 

      Тема 3.Создание форм

     Проектирование  форм и работа с ними

 

     Access предоставляет возможность вводить  данные как непосредственно в  таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

     Внешний вид формы выбирается в зависимости  от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

     Форма предоставляет возможности для:

     1. Ввода и просмотра информации базы данных

     2. Изменения данных

     3. Печати

     4. Создание сообщений 

     Способы создания форм: 

     1.Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

     2.Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

     3.Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

     4.Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

     5.Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

     6.Автоформа: сводная таблица

     7.Автоформа: сводная диаграмма

     8.Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

     9.Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы в Excel)

      
Алгоритм создания форм следующий:

     1.Открыть окно БД

     2.В окне БД выбрать вкладку Формы

     3.Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

     4.В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

     5. Щелкнуть на кнопке ОК

     

     Рис. 3.1. Создание форм с помощью конструктора

     Создание  формы с помощью Мастера

 

     Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

     

     Рис. 3.2 создание форм

     В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или  запросов). Для этого надо открыть  список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>.

     

     Рис. 3.3. Создание форм

     Например, выберем источник – таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. 

     

     Рис. 3.4. Внешний вид формы

     В этом окне надо выбрать внешний вид  формы, например в один столбец и  щелкнуть Далее. 

     

     Рис. 3.5. Выбор стиля

     После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. 
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.