Значения  полей “Площадь заним 1 комп” и “Недостающая площадь” здесь вычисляются по формуле, записанной после знака “:” 

 

Запустим  запрос кнопкой на панели инструментов: 

 

 

Вывод сведений о факультетах, которые имеют  аудитории, не соответствующие санитарным нормам.

Зададим условие  отбора для поля “Недостающая площадь” – “>0”

Запуск:

 

 

Подсчет общей  стоимости компьютеров по аудитории, заданной пользователем, с указанием  названия факультета и фамилии  И.О. декана. 

     Здесь мы воспользуемся частным случаем запроса на выборку – параметрическим запросом. Пользователь может вводить значение поля в диалоговом режиме в процессе выполнения запроса.

     Имя параметра может задаваться непосредственно  в поле Условие отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра:

 

Запуск:

  

 
 

 

В задании  нам необходимо обновить поле “Площадь (расчет)”.

Для этого  создадим запрос на обновление.

     При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

     После включения в бланк запроса  полей выбранной таблицы выполняется  команда Запрос ® Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение.

     Площадь аудитории = Длина * Ширина. Укажем это  в строке “Обновление” поля “Площадь (расчет)”:

Сохраним  запрос и запустим его:

Access предупреждает  об обновлении записей таблицы. Нажимаем “Да”.

 

Создание и редактирование форм

 

Формы являются основным средством создания диалогового  интерфейса приложения пользователя. Они служат для ввода данных, а  также для их просмотра в удобном  для пользователя виде. Для создания формы в окне базы данных в области Объекты  выбирается закладка Формы, после этого надо нажать кнопку Создание формы с помощью мастера.

Далее выбираются доступные поля из таблицы и нажимается кнопка Далее

После этого появятся диалоговые окна, в которых можно настроить макет и внешний вид формы, задать ее имя.

 

После нажатия Готово на экране появится форма: 

 

Для редактирования формы надо выбрать ее в окне базы данных и нажать Конструктор. Появится окно, где отразится структура формы: область заголовка, область данных и область примечаний. Также появится панель элементов и список полей – с их помощью на форму можно добавить новые элементы. 

Создание  отчетов

 

Отчеты служат для  форматированного ввода данных на печатные устройства. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне БД. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления. Средства автоматического проектирования реализуются автоматически. Для создания отчета в окне БД надо выполнить команду Создать и в открывшемся окне выбрать из списка нужный тип отчета. Ниже приведен отчет, созданный с помощью мастера. 

Формирование  отчета,  содержащего следующие  данные: номер аудитории, площадь  аудитории, стоимость компьютеров с группировкой по факультетам. 

Отчет создан на основе ранее созданного запроса, запрос в режиме конструктора указан ниже: 

Мастер создания отчетов:

   

 

Отчет: 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     Возможности табличного процессора Excel в создании и редактировании таблиц безграничны. Но использование их не доставляет трудности даже начинающему пользователю. Поэтому Microsoft Excel чаще используют для работ с небольшими базами данных.

     Microsoft Access позволяет выполнять более  сложные задачи. Он используется  для построения баз данных, содержащих большой объем информации. Именно поэтому, для автоматизации многих расчетов в производственной сфере и используется Access. 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. В. Пасько, А. Колесников «Самоучитель работы на персональном компьютере» -К.: Издательская группа BHV,2001.

2. Г.И. Разумовский «MS Office без проблем». – М.: Перспектива, 2001. – 364 с.

3. Абросимов А.В.Система управления базами данных Access. Методические указания.- СПб.: 2002
4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.