Федеральное агентство железнодорожного транспорта РоСсийской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ  СООБЩЕНИЯ»

Кафедра «ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

Дисциплина: «Информатика» 
 

УДК 681.3.06 
 
 
 
 
 
 
 

Пояснительная записка

к курсовой работе

на тему:

«СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ»

Вариант № 10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил студент

факультета ЭСУ

группы 10-МНк-210    ___________/Хазанов.П.А./

                      ^{подпись,   дата} 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011 
СОДЕРЖАНИЕ 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Информатика — это техническая наука, изучающая приёмы регистрации данных, их хранения, воспроизведения, передачи средствами вычислительной техники, а также приёмы работы с этой техникой и принципы её построения.

     Сегодня количество компьютеров в мире превышает 500 миллионов единиц, при этом каждая компьютерная система по-своему уникальна. Крайне сложно найти две идентичные системы, область применения автоматизированных систем с использованием вычислительной техники необычайно широка, поэтому от современного специалиста требуется высокий уровень подготовки и широкая эрудиция. Вместе с тем, темпы численного роста вычислительных систем значительно опережают темпы подготовки специалистов, умеющих эффективно работать с вычислительными системами. При этом каждые полтора — два года технические параметры аппаратного обеспечения удваиваются, обновляется программное обеспечение. Таким образом, информатика, связанная со столь динамично развивающейся областью техники, необычайно быстро развивается.

     Широчайший  класс офисных задач, решаемых в современной жизни, решается с помощью пакета офисных программ Microsoft Office. Поэтому современный пользователь обязан владеть основами работы с этим пакетом.

Одними из составляющих этого офисного пакета являются приложения MS Excel, позволяющие  в электронных таблицах обрабатывать различные виды информации  и системы управления базами данных MS Access.    

 

1. ПОСТАНОВКА  ЗАДАЧИ

Задание на курсовую работу

 

      В соответствии с индивидуальным заданием в курсовой работе необходимо:

Спроектировать  базу данных.

  Для Excel:

• подготовить таблицу и заполнить ее данными с использованием стандартной формы по тематике задания (не менее 10 строк в таблице);
• выполнить необходимые вычисления, фильтрацию и сортировку данных, подведение итогов.

     Для Access:

• разработать связанные таблицы;
• в соответствии с заданием сформировать и выполнить запросы;
• подготовить требуемые отчеты.

     По  результатам выполнения задания  оформить пояснительную записку к  Курсовой работе. 

Вариант 10. Оснащение компьютерных классов

      База  данных должна содержать следующие элементы:

• наименование факультета (фамилия И.О. декана, № аудитории деканата);
• номер аудитории, в которой расположен компьютерный класс;
• длина аудитории;
• ширина аудитории;
• площадь аудитории (расчет);
• количество компьютеров, находящихся в аудитории;
• стоимость одного компьютера (в рублях).

 

Функции, выполняемые  информационной технологией:

1. Заполнение  и редактирование таблиц базы  данных.

2. Вычисление  площади, занимаемой одним компьютером  и формирование списка аудиторий  с  указанием  недостающей площади (санитарная норма 6 м² на 1 компьютер).

3. Вывод сведений  о факультетах, которые имеют  аудитории, не соответствующие санитарным нормам.

4. Подсчет  общей стоимости компьютеров  по аудитории, заданной пользователем,  с указанием названия факультета и фамилии  И.О. декана.

5. Формирование  отчета,  содержащего следующие  данные: номер аудитории, площадь  аудитории, стоимость компьютеров с группировкой по факультетам. 
 

 

2. ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL

Основные  положения

 

     Excel позволяет пересчитывать значение элементов таблицы, строить различные графики по данным таблицы, создавать простейшие базы данных.

К главным  функциям Excel можно отнести:

• Построение таблиц.

В Excel таблицы  создаются на рабочем столе. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки могут содержать самую разную информацию. Над ними можно производить различные действия (выделение, удаление, копирование и т. д.).

• Вычисление.

В Excel можно  применять различные формулы, при  помощи которых просчитываются значения ячеек на основе данных, введенных в других ячейках. Эти формулы можно копировать в другие ячейки.

В Excel широко используются ряды данных. Здесь сочетается функция автозаполнения и функция  вычисления. Эта функция может  быть прогрессией разного рода (арифметической, геометрической и т. д.). Также в Excel используются ссылки на другие рабочие листы, книгу.

• Форматирование данных.

Эту функцию  можно выполнить при помощи команды  ФОРМАТ – АВТОФОРМАТ, выбрав нужный внешний вид таблицы.

Построение  диаграмм.

При помощи команды ВСТАВКА – ДИАГРАММА можно создать диаграмму, вид которой будет зависеть от введенных в соответствующую таблицу данных.

• Работа со списками.

Данные в  таблице Excel могут храниться виде списков. Заголовки столбцов определяют поля, а строки содержат записи определенного типа, а запись состоит из описания элемента списка. 

 

Создание  базы данных

Задание имен полей базы данных

 

     В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

     Excel располагает набором функций,  предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

     В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк  и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

     Информация  в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

     Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого  в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro. 

     В ячейки электронной таблицы вводятся наименования столбцов таблицы:

 

Далее, выделив заполненные  ячейки, используем команду Формат à Ячейки, где, перейдя на вкладку Выравнивание, выберем следующий тип выравнивания: 

• По горизонтали  – по центру
• По вертикали – по центру
• Включение функции – Перенос по словам

 

Так как некоторые  из ячеек содержат длинные названия, то используя мышь, было произведено  растягивание границ ячеек до необходимого размера.

Заполнение  базы данных с помощью  функции Форма

 

Выполняем команду  «Данные» - «Форма» и заполняем появившееся окно данными. 

 

Переход от одного поля к другому осуществляется либо с помощью  кнопки

Tab либо с  помощью мыши (клавишу Enter нажимать  нельзя).

Заполнив  первую запись списка щелкнуть на кнопку ДОБАВИТЬ.

Заполнив  всю таблицу  щелкнуть по кнопке ЗАКРЫТЬ.

Для того чтобы  добавить, удалить или исправить  запись надо выполнить команду: ДАННЫЕ – ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, в появившейся форме можно добавлять, удалять или исправлять запись. 

Готовая таблица  с данными: 

Использование формул

 

Для вычислений в Excel используются формулы. Формулы  представляют собой выражения, по которым  выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). 

Расчет площади  аудиторий:

 

Чтобы не вводить  подобные формулы для каждого  элемента поля используем возможность  копирования формулы с перераспределением адресов ячеек. Для этого достаточно выделить первую ячейку, где, посредством  формулы, было получено искомое значение, а затем мышью протянуть эту ячейку до необходимой позиции: 

 

Вычисление площади, занимаемой одним компьютером и  формирование списка аудиторий с  указанием  недостающей площади (санитарная норма 6 м² на 1 компьютер). 

Использование функций для упрощения  поиска по базе данных

Использование сортировки

 

Иногда таблицы  могут содержать довольно большое  количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень  помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация.  

Для простой сортировки по возрастанию или убыванию можно воспользоваться кнопками на панели инструментов:  

Если же нужно  отсортировать диапазон значений, то для этого можно воспользоваться  функцией Данные à Сортировка диапазона, предварительно выделив одну из ячеек базы данных. 

 

Результат: 

Использование автофильтра

 

Щелкните  ячейку в данных, которые требуется  отфильтровать. В меню Данные наведите указатель на команду Фильтр и выберите команду Автофильтр. Справа от заголовка каждого столбца появятся стрелки автофильтра. 

 

При нажатии  на появившийся в углу ячейки значок  стрелки появится меню посредством  которого можно произвести сортировку, выделить определенный параметр фильтра (Все, Первые 10, Условие), назначить определенное значение для данного столбца.