lign="justify">

     Рисунок 1. Создание базы данных

     Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:

       

     Создание  таблиц, как и других объектов баз  данных, начинается с активации окна базы данных.   В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

     Выбираем  элемент управления  Создание таблицы  в режиме конструктора (Рисунок 2).

     Рисунок 2. Создание таблицы в режиме конструктора

     Теперь  необходимо заполнить Имена полей  и выбрать Типы данных. По окончании  заполнения через меню Файл→Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 3 можно увидеть таблицы для БД больницы в режиме конструктора.

     Рисунок 3. Таблицы для базы данных больницы

     Разработаем  схему данных, (создание  связей между  таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Персонал и Обследование. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код сотрудника>> в таблице Персонал на поле <<Код сотрудника>> в таблицу Обследование. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

     Рисунок 4. Реляционная структура СУБД Access для информационной системы больницы. 

     В созданной базе данных существует возможность  правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически  изменяться данные в других таблицах.

     Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

     Для создания формы³ нужно открыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

     После этого в появившемся окне следует  выбрать способ создания формы «Мастер  форм» и выбрать таблицу, по которой  необходимо сделать форму, в нашем  случае таблица «Пациенты».

     Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 6). Нажимаем кнопку «Далее»

 
 
 

     Затем нужно выбрать внешний вид  формы, стиль (рисунок 6), задать имя  формы и форма готова (Рисунок 7).

 
 
 
 

      Создание  запросов

     Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

     Создадим  запросы на наличие свободных  мест в палатах.

     Для создания запроса необходимо открыть  вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Палаты», добавляем необходимые поля (Рисунок 8), нажимаем кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос.

     В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие свободных  мест» и отмечаем галочкой пункт  «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие свободных мест» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (Рисунок 14). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие свободных мест» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» - места в наличии, «Ложь» - мест в палате нет. (Рисунок 9).

     При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (Рисунок 10).

     Теперь  созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету  товара.

     Аналогично  создаем запрос «Список пациентов». Запрос будет выдавать сведения о  вновь поступивших пациентов, с  указанием отделений и палат  в которых их разместили. В запрос добавляем все поля из таблицы «Пациенты» и поля «Отделение», «Номер палаты» из таблицы «Палаты». Переходим в режим конструктора.

     Условия отбора задаем согласно рисунку 11.

     Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести дату поступления. В следующем  окне вводим дату (Рисунок 12). Если Вы не помните наименования, при запросе  существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

      

     Для удобства использования запросов, для  них создаются формы.

     Создание  отчетов

     Отчёты  предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре  отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все  данные и в них предусмотрена  возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

     Отчёты, так же как и формы, можно создавать  с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

     Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

     По  каждой из групп при необходимости  можно подводить итоги. Для получения  итоговых значений по числовым полям  необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

     Из  режима просмотра пользователь может  скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

     Для создания отчета следует нужно открыть  вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней  части окна базы данных.

     В появившемся окне «Новый отчет» выбрать  пункт «Мастер отчетов» и указать  источник данных – таблицу или  запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (Рисунок 13).

     Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления  данных (Рисунок 14), нажимаем «Далее».

     Добавляем уровни группировки (Рисунок 15), нажимаем «Далее»

     В следующем окне сортировку по полю ФИО для того, чтобы фамилии в отчете были расположены в алфавитном порядке (рисунок 16).

     Нажимаем  «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя  отчета и нажимаем «Готово» (Рисунок 17)  Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

 

     Теперь  отчет готов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     При подготовке данной курсовой работы мною были получены и углублены знания по технологии создания базы данных с  помощью программы MS Access.