Создание базы данных компьютерного салона

     Основные  функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

     База  данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким  образом, чтобы обеспечить удобное  представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

     Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

     -        добавить в таблицу одну или несколько записей;

• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

 

      Глава 2 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА.

     Описание  своего программного продукта лучше начать со схемы данных, показывающей связи между таблицами, составляющими основу программного продукта.

 

      2.1. Таблицы

     Как видно из схемы данных, всего в  данном программном продукте 5 таблиц, которые условно подразделяются на 2 вида: справочники и рабочие таблицы.

     Справочники. Таблицами-справочниками в этой базе данных являются таблицы Поставщики, Товары и Сотрудники. Разберемся с каждой из них.

     Таблица Поставщики содержит в себе перечень фирм-поставщиков товаров для  нашего компьютерного салона. Она нужна, чтобы при поставке товаров не вводить фирму-поставщика каждый раз заново. В силу особенностей деятельности компьютерного салона, количество и состав его поставщиков редко изменяется, так как рынок сбыта компьютеров и комплектующих в нашем городе не требует слишком разнообразного ассортимента.

Как видно  из предыдущего рисунка, в таблице  Поставщики 5 столбцов:

     А) Код – этот столбец нужен для  связи между таблицами и  для поиска  поставщика (в частности, этот столбец может быть изпользован для вычисления давности сотрудничества с данным поставщиком, так как у наиболее давнего поставщика код будет наименьшим).

     Б) Поставщик – этот столбец включает наименования фирм-поставщиков и  нужен для хранения их названий.

     В) Телефон – этот столбец содержит телефоны фирм-поставщиков для связи с ними и оформления заказов.

     Г) Email – данный столбец содержит Email–адреса поставщиков для быстрой связи с ними. В связи с развитием информационных технологий, это наиболее предпочтительный способ оформления заказов на поставку, так как он позволяет быстро, точно и дешево оформить заказ.

     Д) Адрес – содержит адрес фирмы-поставщика на случай, если понадобится приехать к поставщику за товаром (кроме того, адрес играет немаловажную роль: столбец «Телефон» не содержит ни код страны, ни код города, поэтому для звонка какому-либо поставщику чаще всего придется сначала найти код страны и города в справочнике).

     Для обеспечения удобного занесения  данных в таблицу, была создана форма  с аналогичным названием Поставщики.

     Как легко заметить, форма содержит всего 4 поля, отвечающих за ввод данных в таблицу. Это обусловлено тем, что столбец Код сам изменяет своё значение, так как он является столбцом-счетчиком. Также на форме легко заметить 3 кнопки: кнопка Поиск записи, на которой изображен бинокль, кнопка Закрыть форму, на которой изображен знак STOP и кнопка Выйти из приложения, на которой изображена дверь со стрелкой.

     Таблица Товары – фактически самая важная таблица в данной базе данных, ведь именно с ней будет происходить  большая часть работы при реализации товара. Эта таблица содержит наименования товара, имеющегося на складе, и служит для более простого отбора и сортировки этого товара.

В таблице  Товары всего 3 столбца: Код, Наименование товар и Технические характеристики.

      А) Код – нужен для связи с  таблицами и для определения товара.

      Б) Наименование товара – столбец содержит все наименования товаров, хранящихся на складе.

      В) Технические характеристики – содержит данные о товаре, а конкретно его  технические характеристики

Для более  удобного ввода данных в таблицу, была создана форма Товары.

Форма содержит всего 2 поля: Наименование товара и Технические характеристики. Значение этих полей указано выше. Поле Код  не вставляется в форму по уже  указанным причинам. Также эта  форма включает уже упоминаемые выше кнопки Поиск записи, Закрыть форму и Выйти из приложения.

     Третья  таблица–справочник – Сотрудники. В ней хранятся данные о сотрудниках  компьютерного салона.

Данная  таблица состоит из 7 стоблцов: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Возраст и Должность. Теперь о каждом по порядку.

      А) Код – ключевое поле, используется для связи с другими таблицами  и для возможности сортировки по порядку.

      Б) Фамилия – содержит все фамилии  сотрудников компьютерного салона

      В) Имя – содержит все имена сотрудников компьютерного салона

      Г) Отчество – содержит все отчества сотрудников компьютерного салона

      Д) Телефон – содержит все номера мобильных телефонов сотрудников, чтобы с ними можно было связаться  в любой момент.

      Е) Возраст – этот столбец содержит возраст сотрудников.

      Ж) Должность – каждому сотруднику соответствует занимаемая им должность, хранящаяся в этом столбце.

     Эта таблица не имеет конкретного  отношения к реализации продукции  компьютерного салона и не влияет на зарплату сотрудников, так как в связи с различными обстоятельствами продукцию может отпускать как директор, так и специалист по ремонту. Единственная причина внесения данных о сотруднках в базу данных реализации продукции – попытка облегчить контроль над продажами, чтобы управляющий компьютерного салона (в данном случае директор) всегда знал, кто из работников продал товар. Также эта таблица содержит личные данные сотрудников, необходимые для связи с ними и идентификации их личности.

     Естественно, была создана соответствующая форма:

     

      В эти три таблицы и вносится вся начальная информация, поэтому  они называются справочниками.

Кроме таблиц-справочников, есть рабочие  таблицы, данные в которые мы вносятся уже в процессе работы базы данных. В данном программном продукте их 2: Поставки и Продажи.

      Таблица Поставки – рабочая таблица, в которой отражаются все поступления товара на склад. Эта таблица имеет связи с таблицей Поставщики и с таблицей Товары.

     С данной таблицей все просто: также  столбцы Код, Поставщик, Наименование товара, Кол-во товара и Дата поставки. Следует обратить внимание, что данные в столбцы Поставщик и Наименование товара не вводятся вручную, а выбирается один из нескольких вариантов.

Следует обратить внимание, что из-за этого  мы не сможем просто ввести в этой таблице новый товар, если ранее он не поставлялся, для этого надо будет сначала ввести наименование товара и его технические характеристики в таблице Товары.

      Столбцы в таблице Поставки:

      А) Код – в дальнейшем этот столбец  не будет описываться, так как  уже совершенно понятно, что он служит для связи между таблицами.

      Б) Поставщик  - поле подстановки, в  котором происходит выбор, от какого поставщика поступил товар.

      В) Наименование товара – здесь выбирается поступивший товар.

      Г) Кол-во товара – как понятно из названия столбца, в нем хранится количество поступившего товара.

      Д) Дата поступления – указывает  дату поступления товара.

Для обеспечения  легкого ввода данных в таблицу, была создана одноименная форма, содержащая 4 поля и 3 кнопки, о которых  уже упоминалось ранее.

Таблица Продажи во многом напоминает таблицу  Поставки, но имеет некоторые отличия. Таблица Товары служит для учета  проданных товаров и связана с таблицами Товары и Сотрудники.  

В таблице 6 столбцов Код (скрыт), Проданный товар, Цена продажи, Дата продажи, Продано сотрудником и Кол-во.

      А) Следует обратить внимание, что столбец  Код в данной таблице скрыт, но он все равно присутствует для обеспечения связи с другими таблицами.

      Б) Проданный товар – в этот столбец  подставляются значения из столбца Наименование товара таблицы Товары. Этот столбец показывает, какой именно товар был продан.

      В) Цена продажи – столбец содержит цены, по которым были проданы товары.

      Г) Дата продажи – указывает, какого числа был продан каждый товар.

      Д) Продано сотрудником – в этот столбец подставляются значения из столбца Фамилия таблицы Сотрудники. Столбец нужен для контроля продаж, чтобы директор знал, кто отпустил какой товар.

      Е) Кол-во – указывает количество проданного товара.

К этой таблице также прилагается форма:

     Форма имеет 5 заполняемых полей и 3 кнопки и нужна для ввода данных в  таблицу.

     Следующий пункт данной курсовой работы –  запросы. В базе данных их несколько:

  
 
 
 

     2.2. Запросы

     Одной из важнейших особенностей базы данных является возможность создавать и выполнять запросы. Запросы позволяют выбрать нужную информацию, отсортировать данные либо создавать и удалять записи в таблицах. В данном курсовом проекте 6 запросов, из них 4 на выборку и 2 на удаление. Разберемся с каждым.

1. Запрос продаж по дате – запрос отбирает данные из таблицы Продажи, используя в качестве условия вводимые с клавиатуры даты.
2. Запрос продажи товара – запрос проверяет, были ли продажи данного товара. Наименование товара вводится с клавиатуры. Обязательно точно вводить название.
3. Запрос сотрудника по фамилии – этот запрос позволяет получить все данные о сотруднике, зная лишь его фамилию.
4. Запрос товара на складе по наименованию – как следует из названия запроса, он ищет в таблице Товары продукцию с наименованием, введенным с клавиатуры.
5. Очистка таблицы продаж – запрос полностью очищает таблицу Продажи. Рассчитан на использование в конце каждого отчетного периода.
6. Удаление товара – запрос позволяет с легкостью удалить товар, введя его название с клавиатуры.