Создание баз данных

Лабораторная  работа №4-1. Создание баз данных.

1. Введение в ACCESS

       Исходные  данные для выполнения - база данных фирмы “ФРУКТЫ” (файл Фрукты.mdb). Деятельность этой фирмы заключается в том, что различные виды фруктов упаковываются в наборы, которые покупатели могут заказать для себя и для друзей.

Вопросы:

• Какие таблицы, формы, запросы и отчеты входят в состав базы данных;
• Из каких полей состоят  таблицы БД, какие первичные ключи и индексы для них созданы;
• Сколько записей содержит каждая таблица;
• Какие таблицы и по каким полям связаны друг с другом;
• Какие запросы используют для выборки информации несколько таблиц;
• Как добавить новые записи в таблицу, используя форму.
• Как удалить  запись из таблицы, используя форму.

 

       Для правильного ответа на эти вопросы  необходимо уметь загрузить БД, активизировать соответствующую закладку и просмотреть содержимое нужной таблицы (запроса) в режимах “Конструктор” и “Таблица”. Для переключения  режимов используйте соответствующие подменю меню Вид или кнопку панели инструмента с таким же названием. Для добавления  и удаления записей используйте область управления таблицей и область маркировки записей

       .

2. создание базы  данных с помощью  мастера БД

       Используя мастер создания баз данных создать  БД “Адресная книга” состоящую  из одной таблицы с полями:

• Фамилия;
• Имя;
• Дата рождения;
• Индекс;
• Страна;
• Город;
• Адрес;
• Телефон (Дом);
• Электронная почта.

       Для создания той БД воспользуйтесь меню Файл, Создать. Выберите вкладку Базы данных и выберите БД Адресная книга. Управление процессом создания базы данных перейдет к мастеру БД.  В появившемся диалоговом окне, установите флажки для необходимых полей, а также флажок Да, включить образцы данных. Установите фоновый рисунок для окон вашей БД и стиль печати отчетов. Введите имя построенной базы данных и нажмите кнопку “Готово”.

       Когда база данных будет построена, на экране появится форма, называемая Главная кнопочная форма, позволяющая автоматизировать процесс работы с базой данных. Определить какие таблицы и отчеты были созданы. Пользуясь кнопочной формой, измените ее, удалив те отчеты, которые не нужны. По завершению удалите созданную БД.

       Создайте  новую базу данных, основанную на шаблоне  Библиотека. Сколько таблиц содержится в этой базе данных? Добавьте в базу данных литературу по теме занятий:

• C. Бемер, Г.Фратер Access 7.0 для WINDOWS 95-К., Торгово-издательское бюро BHV, 1996г.
• Роберт Шнейдер  Access 7.0 для WINDOWS 95(серия “Без проблем”)-, М., БИНОМ.1996г.
• Джулия Келли  Самоучитель Access 97- СПб., Издательство “Питер”.1999г.

 

3. Ввод и редактирование данных

       Необходимо  расширить ассортимент компании «Фрукты» новым продуктом:

• Название-Набор для отдыха;
• Описание Изысканные экзотические фрукты;
• Вес-2400г.
• Цена-350р.

       Откройте  базу данных «Фрукты», выберите вкладку  “Формы”, дважды щелкните на имени формы Наборы, нажмите кнопку Новая запись: в поле код набора введите значение НДО, нажмите клавишу Tab и введите поочередно значения оставшихся полей. Закройте форму Наборы. Откройте таблицу Наборы. Определите номер добавленной записи. Измените макет таблицы так, чтобы поле Цена располагалось рядом с полем Название набора, и поле Описание было видно целиком. Откройте таблицу Описания наборов и добавьте в нее описание  добавленного набора. Состав фруктов определите самостоятельно. Обратите внимание, что поля Набор и Фрукт являются полями подстановки и их значения задаются с использованием списка. Перейдите в режим конструктора и в окне свойств на вкладке Подстановка изучите способы создания таких полей.

       Редактирование  текста в таблицах Access 97 производится также как в Word и Excel.

4. Импорт данных.

       Предположим, что дополнительный список покупателей  подготовлен в Excel(файл Новый список адресов.xls) и эти сведения необходимо добавить в таблицу Покупатели. Можно импортировать файл в существующую таблицу, если список Excel имеет точно такие же поля и в том порядке что и таблица Access. Мы осуществим импорт в новую таблицу, а затем добавим ее записи к уже существующей таблице.

       Выберите  команды Файл-Внешние-данные-Импорт (или нажмите кнопку Создать и в диалоговом окне установите режим Импорт таблиц). В окне Импорт установите нужную папку и тип файлов Microsoft Excel и нажмите кнопку Импорт.

       Мастер  импорта таблиц начнет работу:

• На шаге 1 установите: флажок Первая строка содержит заголовки столбцов
• На шаге 2 оставьте переключатель В новой таблице в группе Данные необходимо сохранить
• На шаге 3 можно выбрать названия и типы полей, а также индексированные поля. Для нашего примера вам не нужно вносить никаких исправлений.
• На шаге 4 можно указать первичный ключ. Так как мы будем добавлять данные к  другой таблице, то ключ создавать не будем.
• На шаге 5 назовите таблицу Новые покупатели и нажмите кнопку Готово

       Access сообщит, что импорт данных  завершен и добавит новую таблицу  в базу данных. 

5.Копирование,  объединение, удаление и переименование таблиц

       Простейший  способ объединения двух таблиц заключается  в том, чтобы создать третью, после  чего скопировать в нее оба  набора записей.

1. На вкладке Таблицы выберите таблицу Покупатели, но не открывайте её;
2. На панели инструментов нажмите кнопку Копировать;
3. На панели инструментов нажмите кнопку Вставить;
4. В окне Вставка таблицы в поле Имя таблицы введите Объединенная. Убедитесь, что установлен переключатель Структура и данные и нажмите кнопку Ок. Новая таблица будет создана и все записи из таблицы Покупатели будут в неё скопированы.
5. На вкладке Таблицы выберите таблицу Новые покупатели, но не открывайте её;
6. На панели инструментов нажмите кнопку Копировать;
7. На панели инструментов нажмите кнопку Вставить;
8. В окне Вставка таблицы в поле Имя таблицы введите Объединенная. Убедитесь, что установлен переключатель Добавление данных в таблицу и нажмите кнопку Ок. Информация о новых покупателях будет добавлена в таблицу Объединенная.

       Теперь  можно удалить ненужные базы данных. Выделите их имена (Покупатели и Новые покупатели) и нажмите клавишу Delete. Переименуйте таблицу Объединенная в таблицу Покупатели.  

6.Связь  с таблицей другого  файла.

       Если  данные в списке Excel постоянно изменяются, то вместо импорта в Access удобнее  установить связь с этим списком.

       Предположим, что список фирм обеспечивающих транспортировку  наборов подготовлен в Excel(файл Транспортировка.xls) и необходимо установить связь с этим списком.

       Выберите  команды Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (или нажмите кнопку Создать в окне БД, вкладка Таблицы и в диалоговом окне установите режим Связь с таблицами). В окне Связь установите нужную папку и тип файлов Microsoft Excel и нажмите кнопку Связь.

       Мастер  связей таблиц начнет работу:

• На шаге 1 установите: флажок Первая строка содержит заголовки столбцов
• На шаге 2 назовите таблицу Транспортировка и нажмите кнопку Готово

       Access сообщит, что связь установлена  и пометит таблицу специальным  значком, указывающим на связь  с Excel. 
 

7.Экспорт  данных

       Access хорошо подходит для хранения  большого количества записей и таблиц, но при сложной цифровой обработке данных, выполнении условных вычислений лучше применить Excel.

       Для экспорта данных в файл Excel таблицы Наборы:

1. Выберите таблицу Наборы, но не открывайте её;
2. Выберите команды Файл, Сохранить как/Экспорт;

3. В окне Сохранение объекта установите переключатель Во внешнем файле или базе данных  и нажмите кнопку Ок,

4. В окне Сохранение объекта: Таблица Наборы и установите нужную папку и тип файлов Microsoft Excel и нажмите кнопку Экспорт.

 

     Файл  Наборы.xls будет создан в указанной папке. 

8. Сортировка записей.

       Access позволяет сортировать записи  в таблицах и запросах по  различным полям, чтобы упростить  использование информации для  различных целей. Также можно  рассортировать данные в режиме  формы, чтобы они появлялись в форме в соответствующем порядке.

       Для сортировки таблицы Фрукты по полю Категория:

1. Откройте таблицу Фрукты;
2. Щелкните мышью в любой ячейке поля Категория;
3. Выберите команды Записи, Сортировка, Сортировка_по_возрастанию или нажмите кнопку Сортировка_по_возрастанию на панели инструментов.

       Если  необходимо упорядочить таблицу  по нескольким полям, с использованием вышеуказанных команд, то необходимо, чтобы эти поля находились рядом  и их порядок следования соответствовал старшинству сортировки, т. е. первым слева должно быть поле первое по сортировке

       Для сортировки таблицы Покупатели по полям Город и Фамилия:

1. Откройте таблицу Покупатели;
2. Переместите поле Город левее поля Фамилия;
3. Выделите поля Город и Фамилия
4. Выберите команды Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию или нажмите кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

       Выполнить сортировку по любым полям независимо от их местоположения  позволяет  команда Записи, Фильтр, Расширенный фильтр, которая будет рассмотрена позже.

9. Поиск записей.

       Поиск в таблице, форме или запросе  производится одинаково.

         В режиме формы необходимо  найти покупателя, фамилия которого  начинается на “Кле”:

1. Откройте форму Покупатели;
2. Щелкните по полю Фамилия, чтобы переместить туда фокус ввода;
3. Выделите поля Город и Фамилия
4. Выберите команды Правка - Найти или нажмите кнопку Найти на панели инструментов. Появится окно Поиск в поле Фамилия;
5. В поле Образец введите Кле
6. Раскройте список Совпадение и выберите С начала поля;
7. Убедитесь, что переключатель Только в текущем поле установлен и нажмите кнопку Найти. В форме появится информация о покупателе с фамилией Клесевич. Если это не тот покупатель, который нужен, нажмите кнопку Найти далее. Следующий найденный покупатель - Клещевич. Если нажать кнопку Найти далее еще раз -  Access выдаст сообщение о том, что таблица не содержит других фамилий, начинающихся с “Кле”;