Современные средства оргтехники

              Введение

Перемены нашего времени обусловили возрастающий интерес разного рода коммерческих и некоммерческих организаций к применению компьютерной техники для обеспечения информационной поддержки своего бизнеса. Это является следствием относительной стабилизации экономики, прекращения падения производства, а в некоторых областях и заметного его роста; что позволяет успешным организациям инвестировать определенные средства в облегчение каждодневной рутинной работы по сбору и обработке информации, обеспечивающей бизнес-процесс.

Информационная система - это организованные человеком системы сбора, хранения, обработки и выдачи информации, необходимой для эффективного функционирования субъектов и объектов управления. Данные системы являются средством удовлетворения потребностей управления в информации, которое заключается в том, чтобы в нужный момент из соответствующих источников получать информацию, причем такую, которая должна быть предварительно систематизирована и определенным образом обработана.

Автоматизация информационных процессов является актуальной задачей в проблематике совершенствования социального управления.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Цель работы - рассмотреть основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения.

Современные средства офисной оргтехники и их применение

Оргтехника, оргатехника, организационная техника, комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Необходимость ускоренной разработки и внедрения средств оргтехники обусловлена высокими темпами технического прогресса, увеличением масштабов общественного производства, усложнением управления им, возросшим объёмом обрабатываемой информации, а также потребностью ограничения растущей численности работников, занятых в сфере управления. Вплоть до середины ХХ в. механизация и автоматизация инженерно-управленческих работ значительно отставали от общих темпов развития производства: в течение последних 100 лет производительность труда в промышленности увеличилась почти в 15 раз, а в сфере управления лишь в 2 раза.

Применение средств оргтехники способствует росту производительности управленческого труда и повышению эффективности управления. Значение оргтехники особенно возрастает в период научно-технической революции, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором развития народного хозяйства. При системном использовании средств оргтехники, для которого решающее значение имеет комплексное организационное проектирование (оргпроектирование), производительность управленческого труда повышается в среднем на 10—15%, а для отдельных категорий работников на 80—100%.

Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации, основным носителем которой в сфере управления является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов — составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска документов —даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют электрифицированные пишущие машины, пишущие автоматы, диктофоны. Средства копирования документов включают обширную группу устройств и аппаратов для факсимильного изготовления от одной до нескольких десятков копий. При размножении документации тиражом от сотен до десятков тыс. экземпляров пользуются средствами оперативной полиграфии. В повышении производительности труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации. Вычислительная техника, включающая аналоговые и цифровые ЭВМ, счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины, дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации, обеспечивающим оперативность, точность и надёжность управления сложными системами. Во многих системах управления у специалистов возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода 30—40% рабочего времени.

Сократить затраты времени на информационный поиск помогают обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные картотеки, автономные запоминающие устройства и информационно-поисковые системы на базе ЭВМ. Эффективность этих средств характеризуется следующими цифрами: простейший селектор для поиска информации на перфокартах позволяет просмотреть не более нескольких карт в сек, а электронные машины ведут поиск информации, "просматривая" за 1 сек свыше 3000 документов. Быстрое увеличение количества различного рода печатных, графических и рукописных документов, в частности деловой корреспонденции, технической документации и информационных материалов, обусловило необходимость разработки методов и средств, сокращающих объём хранимой документации. Одним из таких методов стало микрофильмирование (микрофотокопирование). В технологическом процессе микрофильмирования используются съёмочные, копировальные и просмотрово-копировальные аппараты, оборудование для проявления, последующей обработки и хранения микрофильмов (микрофотокопий).

Принцип переноса изображения методом копирования изобретен специалистами английской фирмы XEROX, поэтому часто копировальные аппараты называют ксероксами, хотя такое определение, естественно, подходит только к устройствам, выпускаемым данной фирмой. Остальные должны называться просто «копировальные аппараты», а сама работа – «копирование».

В общих чертах процесс копирования состоит из следующей последовательности действий. Считывание информации с оригинала, перенос информации об оригинале на копию в виде придания различного электростатического заряда на поверхности листа копии, распределение тонера на листе копии в соответствии с распределением зарядов, закрепление изображения копии высокотемпературным валиком. На выходе получается копия. Для считывания информации используется сочетание галогеновой лампы холодного свечения и датчика. В зависимости от размеров аппарата либо движется крышка аппарата с оригиналом, а лампа неподвижна, либо лампа движется, а оригинал остается неподвижным.

Копировальные аппараты делятся на несколько категорий в зависимости от принципов их работы и областей применения. Первое деление можно провести по размеру устройств и их производительности. Так, копировальные аппараты бывают портативные, или малые, средние и большие. Только у портативных аппаратов встречаются модели, в которых лампа холодного свечения остается неподвижной, а двигается крышка аппарата с оригиналом. Деление по размеру основано на производительности. Для портативных аппаратов она составляет до 8 копий в минуту. Для среднего класса производительность колеблется в интервале 8-20 копий в минуту. Аппараты, дающие больше 20 копий в минуту относятся к классу больших. Обычно их производительность составляет 30-45 копий в минуту, хотя есть образцы и с 60 копий в минуту.

Второе деление основано на принципе сохранения и переноса информации с оригинала на копию. Здесь машины делятся на аналоговые и цифровые. Отличие между ними огромно. Если аналоговые машины требуют считывания информации об оригинале при создании каждой копии, то цифровой аппарат сохраняет эту информацию в своей памяти и позволяет после однократного считывания выдать необходимое число копий, не повторяя прохода считывающим датчиком. Отличие этих машин проявляется и в работе с обработкой оригинала. Главное из которых – это возможность различного масштабирования по различным сторонам. Для аналоговых машин возможно только пропорциональное изменение размеров копии с оригинала. Более того, цифровые аппараты позволяют проводить некоторое редактирование оригинала, например, изменение яркости отдельных об­ластей, а не всего оригинала в целом. Понятно, что аппараты такого класса не бывают малопроизводительными и поэтому всегда относятся к большим.

Кроме того копировальные аппараты различаются по встроенным сервисным возможностям. Если портативные аппараты могут только переносить изображение с оригинала с изменением его яркости (которое изменяется регулированием электростатического заряда, образующегося при создании копии), то аппараты среднего класса могут это изображение масштабировать. Как правило, масштабирование изображения оригинала состоит в увеличении его на 200% (в три раза) или сжатии до 50% от исходного. Следующим удобным сервисом, присущим аппаратам среднего и большого класса, является двустороннее копирование. В этом случае аппарат комплектуется специальным устройством, позволяющим выполнить двустороннее копирование оригинала без постороннего вмешательства. Надо еще отметить устройство, позволяющее копировать многостраничный документ без постороннего вмешательства. И наконец, существуют различные сортеры и степлеры, характерные для аппаратов высокого класса, которые позволяют не только сортировать многостраничный документ по лоткам, но и выполнять скрепление этих листов либо в углу, либо с боковой стороны.

Для работы необходимо использовать материалы, рекомендованные изготовителем. К ним относится бумага определенного качества и плотности и прозрачные термостойкие пленки. Бумага должна иметь однородную структуру. Ее плотность определяется весом одного кв.метра. Чаще всего это 80-90 г/кв.м. Минимальное значение – 60 г/кв.м, а максимальное зависит от типа копировального аппарата и колеблется в пределах от 120 до 200 г/кв.м. На упаковках термостойких пленок всегда указываются копировальные аппараты, которые могут с ней работать.

По размерам используемой бумаги можно сказать, что аппараты нижнего уровня работают только с листами формата А4. Копировальные аппараты среднего и высокого класса максимальным размером имеют формат А3.

Расход тонера, используемого в копировальных аппаратах, зависит от класса аппарата и насыщенности копий. Стандартной считается 5%-заполненность текстом листа бумаги. В этом случае одного картриджа хватает на 1 000 копий для портативных аппаратов до 10 – 15 тысяч для аппаратов высокого класса. В портативных аппаратах тонер поставляется вместе с картриджем, включающий фотовал для переноса изображения на копию. Использованный картридж лучше выбрасывать, но возможна и 2 – 3 разовая его заправка. Дальнейшие заправки только увеличивают изношенность фотовала, что ведет к снижению качества получаемых копий (пятна, полосы, серость). В аппаратах классом повыше тонер поставляется в тубах. После использования одной тубы, она легко удаляется и на ее место вставляется новая.

              Копировальные аппараты могут быть как черно-белые, так и полноцветные. Отличие в их работе состоит в необходимости вставлять не одну тубу с черным тонером, а несколько туб с порошками разного цвета. Поскольку заполненность цветных оригиналов, как правило, превышает 5%, то это ведет к повышенному расходу тонера и, как следствие, к большей себестоимости цветных копировальных работ по сравнению с черно-белыми.

Еще одним устройством, предназначенным для работы с текстовым документом, является сканер. Сканер служит для считывания текстовой или графической (рисунок, фотография) информации с оригинала и ввод её в компьютер.

Принцип действия сканера состоит в следующем. Лампа холодного свечения (как в копировальных аппаратах) создает световой поток, который отражается от оригинала и считывается датчиком. Считанная и оцифрованная информация посылается в компьютер.

Основные характеристики сканеров определяется разрешением, с которым возможна оцифровка оригинала, и глубиной воспринимаемого цвета. Стандартным разрешением для офисного сканера можно считать 300-600 точек на дюйм. Это так называемое оптическое разрешение, т.е. разрешение, которое способен дать непосредственно датчик сканера. Существуют программы, которые путем интерполяции увеличивают разрешение. Такое программное разрешение не сильно влияет на качество получаемого изображения и используется только для определенных случаев работы с графикой. Глубина цвета определяется битностью информации о цвете в одной точке. Если сказано в характеристике сканера, что глубина его цветопередачи 30 бит, то это означает следующее: в одной точке хранится информация о 230=16,7 млн. цветов.

После оцифровки текста он представляется в виде изображения и необходимо провести его распознание. Для этого применяются несколько программ распознавания оптических образов. С русским текстом могут работать программы FineReader и Cunie.

Таким образом, при работе с текстом будет следующая последовательность действий: помещение оригинала на стекло сканера, запуск программы сканирования, получение изображения, распознавание текста из изображения, помещение распознанного текста в текстовой редактор и его редактирование, если это необходимо.

Если необходимо отсканировать рисунок, то изображение помещается на стекло сканера, сканируется и записывается в графическом файле или обрабатывается в графическом редакторе.

При отсутствии факсового аппарата, но при наличии факс-модемной платы в компьютере возможна посылка факсовых сообщений, используя возможности сканера как считывающего

Печатные машинки явились первыми устройствами представления информации не в рукописном виде. Принцип их работы очень прост. При нажатии на соответствующую клавишу буква или знак с помощью литеры через ленту наносились на бумагу. Литеры закреплялись или на отдельных стойках, или на шароподобном устройстве, называемом «ромашка».

Пишущие машинки прошли некоторый эволюционный путь. Если они долгое время использовали только энергию удара пальца по клавише, то позднее появились электромеханические машинки, в которых электромотор создавал дополнительный момент силы, поэтому не требовалось ударять по клавишам с большой силой, чтобы получить хороший оттиск. Последнее усовершенствование печатных машинок прошло, когда их сделали электронными.