Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Команды выбора режима представления  собраны в меню Вид и, кроме того, выбрать режим можно посредством кнопок размещенных в левой части строки состояния или с помощью сочетаний клавиш. В таблице 1 перечислены режимы просмотра документа, которые можно установить в программе Word и приведено их описание.

Таблица 1 - Режимы просмотра  документа

Режим	Описание
Обычный	Режим общего назначения для  быстрого редактирования и форматирования, устанавливается по умолчанию. Не показывает поля, верхние и нижние колонтитулы, сноски, номера страниц.
Режим разметки	Символы и текст показаны так, как они будут выглядеть на печатной странице, включая поля, верхние и нижние колонтитулы, сноски. Работают все команды редактирования и форматирования, однако несколько медленнее, чем в Обычном режиме.
Режим электронного документа (Web-документ)	Отображает документ в  формате, с которым удобно работать на экране. Текст не содержит разрывов страниц, мелкий шрифт увеличивается, а окно можно украсить фоновым изображением.
Предварительный просмотр	Показываются одна или  несколько печатных страниц; есть возможность настройки параметров страницы; подгонки страниц (автоматического сжатия документа). Не отображаются непечатаемые знаки.
Режим структуры	Служит для просмотра  общей структуры документа. Позволяет  видеть документ с разной степенью детализации и быстро перемещать фрагменты текста.
Режим главного документа	Структурный режим главного документа, включает средства работы с  вложенными документами. Главным называется документ, созданный вставкой других (вложенных) документов в режиме, похожем на режим структуры. Такой режим удобен при работе с большими документами - например, книгами.

Кроме выбора одного из вышеперечисленных  режимов представления документа на экране, пользователь также может изменять разнообразные параметры, влияющие на отображение документа в текущем режиме. Например, можно изменить размеры текста или графики на экране с помощью списка Масштаб на стандартной панели инструментов, или командой Вид/Масштаб. В любом случае, пользователь указывает желаемый размер символов в процентах от нормального. Масштабирование работает во всех режимах и не изменяет реальных размеров текста или графики, которые хранятся в документе или выводятся на печать; оно относится только к увеличению, с которым документ отображается в рабочем окне программы.

Команда Вид/Во весь экран расширяет рабочую область так, чтобы она заполнила весь экран и скрыла все меню, панели инструментов и прочие вспомогательные средства (тем не менее, главное меню временно появляется на экране, если подвести указатель мыши к его верхнему краю). Эта команда, как и масштабирование, работает во всех режимах. Чтобы восстановить нормальный вид окна Word, нужно нажать клавишу [Escape] или кнопку Вернуть обычный режим, расположенную на небольшой панели инструментов в правом нижнем углу экрана.

Достаточно полный набор  разнообразных режимов представления  в программе Word позволяет оптимально организовать работу пользователей по созданию, редактированию и форматированию документов, отличающихся большим объемом и высокой степенью сложности.

Познакомившись с основными  принципами работы с текстовым процессором Word, перейдем к вопросу создания документов в среде этой программы. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

- ввод текста с клавиатуры;

- редактирование введенной информации;

- форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

- печать документа;

- сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с  текстом обычно происходит многократное чередование операций различных  этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному  этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа  редактирования. Операции оформления возможны как при этапах набора и  редактирования, так и при собственно форматировании.

1. Ввод текста

Ввод текста осуществляется при помощи клавиатуры ПК. Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана монитора — текстовом окне или рабочей области. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, отмечается специальным знаком - текстовым курсором. В строке состояния всегда помещена информация о текущем положении курсора. При вводе текста с клавиатуры новый абзац всегда начинается с нажатия клавиши [Enter].

2. Редактирование текста

После ввода текста пользователю иногда необходимо внести какие-либо корректировки в документ или исправить ошибки, допущенные при наборе. Этот процесс называется редактированием. Первым шагом в редактировании документа является перемещение курсора в то место документа, куда необходимо внести изменения. Word предоставляет пользователю многочисленные способы для эффективного перемещения по документу. Самый простой способ перевести курсор в то место документа, которое в данный момент видно на экране - просто щелкнуть в этом месте левой кнопкой мыши:

Для перемещения курсора  в любое место документа можно  воспользоваться сочетаниями клавиш, приведенными в таблице 2.

Таблица 2 - Сочетания клавиш для перемещения курсора

Клавиша или сочетание  клавиш	Перемещение
¬	К предыдущему символу
®	К следующему символу
­	На одну строку вверх
¯	На одну строку вниз
Ctrl+¬	На одно слово назад
Ctrl+®	На одно слово вперед
Ctrl+­	На один абзац назад
Ctrl+¯	На один абзац вперед
Home	К началу строки
End	К концу строки
Ctrl+Home	К началу документа
Ctrl+End	К концу документа
Page Up	На одно окно вверх (то есть на расстояние, равное    высоте окна)
Page Down	На одно окно вниз

Для временного просмотра  другой части документа можно  пользоваться вертикальной полосой  прокрутки. Чтобы быстро вернуться  в прежнее положение, нужно просто нажать любую клавишу со стрелкой. Word автоматически возвращается на место, где находится курсор.

При быстром наборе текста часто возникают опечатки или  грамматические ошибки. С помощью аппарата проверки правописания программа находит и устраняет их в тексте документов. Существует три способа исправления орфографических ошибок и опечаток:

- посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;

- с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;

- применением команды Сервис/Правописание к готовому тексту.

Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов в стандартную  поставку программы включены соответствующие  словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента. Состав словарей определяет язык фрагмента текста.

Помимо редактирования с  помощью встроенных средств программы, можно вносить изменения в  текст документа путем выполнения следующих операций: - добавление фрагмента текста; - удаление фрагмента текста; - перемещение фрагмента текста; - копирование фрагмента текста; - поиск и контекстная замена фрагмента текста.

3. Форматирование текста

После того, как документ набран и отредактирован, можно перейти  к этапу форматирования документа. Средства форматирования, встроенные в программу Word позволяют оформлять документы в соответствии с потребностями пользователя. При форматировании можно изменять оформление как всего документа, так и отдельных его разделов, страниц, абзацев и символов. Различают:

- автоматическое форматирование документов, когда на абзацы документа через команду Автоформат накладывается специальный набор атрибутов формата, что улучшает внешний вид документа и сохраняет единство стиля;

- переменные форматы, когда абзацы или символы, отформатированные с помощью стилей имеют переменный формат, который может быть изменен посредством изменения параметров стиля;

- фиксированные форматы, когда форматирование абзацев или символов выполняется с помощью кнопок панели Форматирование или непосредственно через меню Формат присваивается форматируемым объектам фиксированный формат. В зависимости от объекта форматирования различают:

• формат раздела, в который входят параметры, определяющие формат страницы;
• формат абзаца, определяющий его позицию, выравнивание, отступы, межстрочные интервалы и другие атрибуты;
• формат символов, определяющий внешний вид отдельных символов или фрагментов текста.

4. Сохранение документа

Важным этапом при создании новых документов и внесении изменений  в уже существующие документы  является этап сохранения информации. Word всегда сохраняет документы в папке, предлагаемой по умолчанию, если явным образом не задана другая папка. При повторном сохранении загруженного файла, программа использует для этого папку, из которой файл был загружен. В диалоговом окне команды Сервис/Параметры на вкладке Сохранение устанавливаются параметры, определяющие, каким образом выполняется сохранение (рисунок 2).

Рисунок 2 – Установка параметров сохранения документа

К основным параметрам сохранения документов можно отнести следующие:

- всегда создавать резервную копию задает режим сохранения предыдущей версии документа под тем же именем, но с расширением ВАК на случай, если по какой-либо причине оригинальный файл окажется утраченным или поврежденным;

- разрешить быстрое сохранение устанавливает режим сохранения в файле только изменений документа;

- предлагать заполнение свойств документа определяет, будет ли открываться при каждом сохранении нового файла или файла под другим именем диалоговое окно свойств документа;

- запрос на сохранение шаблона «Обычный»;

- автосохранение каждые Х минут устанавливает Х как интервал, по истечении которого Word автоматически сохраняет содержимое документа в специальном резервном файле, из которого при отказе системы можно будет восстановить документ.

5. Печать документа

Заключительным этапом создания документа является печать. Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати.

Для получения распечатки всего документа в Word предусмотрена специальная команда Печать и одноименная кнопка на панели инструментов. Для печати отдельных частей документа в диалоговом окне Печать, которое вызывается на экран из меню Файл нужно сделать соответствующие установки (рисунок 3)

Рисунок 3 – Диалоговое окно «Печать»

В комбинированном списке Напечатать выбрать то, что должно быть распечатано:

- Документ (по умолчанию) распечатывает текущий текст;

- Сведения распечатывает только сведения о документе;

- Примечания распечатывает только примечания;

- Стили распечатывает описание используемых в шаблоне документа стилей;

- Элементы Автотекста распечатывает элементы автотекста всех связанных с документом шаблонов;

- Сочетания клавиш распечатывает отличные от стандартных сочетания клавиш.

В поле Страницы выбрать распечатываемую область (можно распечатать все страницы документа, текущую страницу или задать диапазон страниц).

Через командную кнопку Параметры можно определить информацию, которая должна быть выведена на печать: сведения; коды полей; примечания; скрытый текст; графические объекты.

В поле Копии можно задать число копий распечатываемого документа.

При работе над текстом  документа иногда возникает необходимость  в сопоставлении и выводе определенных закономерностей. В этом случае удобно оформлять текст документа в виде таблиц. Табличные документы в отличие от простых текстовых документов, обладают ярко выраженной внутренней структурой, которая способствует их широкому распространению в качестве средства передачи структурированной информации в системах управления.