Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

- форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

- форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);

- проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; изящные приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы.

Основной недостаток MS Word - низкая производительность при наборе чернового текста, так это слишком универсальная программа и высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений, химических формул.

К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.

1.3.Настольные издательские системы.

Настольные  издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного  набора, верстки и издания текстовых  и иллюстративных материалов.

Системы этого  класса предназначены не столько  для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программы НИС позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида, как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и  граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2

Пакет прикладных программ Microsoft Office.

 

2.1.Прикладные программы, входящие в Microsoft Office.

Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются "де факто" стандартом для офисной работы. Сложно найти  учреждение, предприятие, фирму, в офисе  которой не стояли бы компьютеры с  операционной системой Windows и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета – текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. Популярный пакет программ - Microsoft Office 2007, включающий в себя в стандартном наборе Word 2007, Excel 2007. комплект в качестве бесплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 - набор программ для работы в Internet. Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. Основная идея пакета программ – работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office.

Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows. Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2007 Multi-Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и проверять правописание. Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы.

Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.

Еще одна важная особенность  пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрированность, возможность  работы в связке. Это означает, что  можно выделять объекты или части  текста в одной программе, а потом  переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word. Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии, электронные словари, переводчик), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.

 

2.2.Текстовый процессор Microsoft Word.

Из предложенной классификации  систем подготовки текстовых документов, можно видеть, что современный рынок программного обеспечения предлагает множество различных продуктов, предназначенных для создания и обработки текстовых документов. В делопроизводстве, где требуется ежедневно подготавливать большое количество различных документов должны использоваться системы, отличающиеся надежностью, высокой производительностью, гибкостью к любого рода изменениям в предъявляемых ей требованиям. Всеми этими качествами обладает текстовый процессор общего назначения Microsoft Word, который предоставляет пользователю непревзойденное количество и разнообразие возможностей. Диапазон задач, решаемых с помощью этой программы, простирается от создания простейших документов типа докладных записок до подготовки готовых оригинал-макетов профессионально оформленных бюллетеней и книг. При этом Word сравнительно прост в обращении, так как не требуют запоминания многочисленных сочетаний клавиш при подготовке документа. Кроме того, в комплект поставки Word входят многочисленные встроенные шаблоны и стили для создания документов, с которыми можно быстро и эффективно работать. Наконец, Word полностью автоматизирует многие важные задачи, среди которых: создание и форматирование новых документов, исправление текста. При работе с Word можно не только контролировать все параметры создаваемых документов с помощью «автоматических» и «ручных» средств управления, но и настраивать саму среду Word - меню, панели инструментов, сочетания клавиш и режим просмотра документа.

Наиболее актуальным при  описании принципов работы с системой подготовки тестовых документов является понятие интерфейса пользователя, к которому относятся внешний вид окна программы и язык общения с текстовым процессором. Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом, поэтому наиболее привлекательными для пользователя выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности.

При запуске программы Word автоматически открывается новый, пустой документ. Структура и внешний вид окна программы Word в значительной мере определяются пользователем (рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно программы Microsoft Word

Строка заголовка

Строка меню

Кнопки Свернуть Распахнуть Закрыть

Окно документа

Панели инструментов

Полосы прокрутки

Координатные линейки

Строка состояния

Окно программы Word состоит из следующих частей:

1.Строка заголовка находится в верхней части экрана и отображает пиктограмму системного меню программы, название программы и имя файла, открытого в данный момент документа.

2.Кнопки управления окном программы Word, расположенные в правой части Строки заголовка, позволяют определить размер и положение окна программы.

3.Строка меню находится под строкой заголовка и содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt]. Для выбранного в строке меню элемента или команды меню в строке состояния выводится краткое пояснение. При необходимости структура строки меню может быть изменена.

4.Окно документа - область, в которой вводится и/или редактируется текст документа. Каждый документ располагается в собственном окне. Число одновременно открытых окон документов не может превышать 64. Окна документов в свою очередь могут быть разбиты на панели.

5.Кнопки управления окном документа, позволяющие определить размер и положение окна документа и окончить работу с документом.

6.Панели инструментов, содержащие кнопки со значками, соответствующие определенным командам или макросам.

7.Координатные вертикальная и горизонтальная линейки, которые появляются на экране только в режиме предварительного просмотра или разметки страницы.

8.Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, предназначенные для удобства просмотра документа.

9.Строка состояния, расположенная у нижней кромки окна программы Word и содержащая различную информацию о текущем состоянии документа.

Если какие-либо из изображенных на рисунке 1 компонентов отсутствуют, их можно легко вывести на экран. Настроить окно программы позволяют команды меню Сервис и Вид.

Например, чтобы отобразить (или скрыть) горизонтальную и вертикальную линейки достаточно воспользоваться  командой Вид/Линейка. Кроме того, можно временно отобразить линейку, помещая указатель мыши над горизонтальной серой полосой в верхней части документа.

Для отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, а также строки состояния, служит команда Сервис/Параметры, которая выводит на экран одноименное диалоговое окно, и пользователь по своему усмотрению может установить или сбросить соответствующие флажки на вкладке Вид этого окна диалога.

В программе Word предусмотрен достаточно полный набор встроенных инструментальных панелей. Любая из панелей этого набора может быть выведена на экран или спрятана по желанию пользователя и в зависимости от рабочей ситуации (в том числе и автоматически). Показ или сокрытие панелей инструментов выполняются посредством команды меню Вид/Панели инструментов или через контекстное меню произвольной панели инструментов.

С помощью кнопок и полей  панелей инструментов легко вызывается большинство команд, наиболее часто используемых при работе с Word. Каждая кнопка панели инструментов вызывает либо команду меню, либо макрокоманду. Если поместить на такую кнопку указатель мыши и задержать его на пару секунд, на экран выводится краткое описание (подсказка) кнопки.

Размещение кнопок в панели инструментов и позиция видимых  панелей инструментов определяются пользователем произвольно, допускается также изменение их размера.

При необходимости в любую  из панелей инструментов можно добавить встроенные инструментальные кнопки, предусмотренных для Word-команд. Для этого нужно вывести на экран изменяемую панель инструментов, в контекстном меню панели выбрать Настройка или в меню Вид выполнить команду Панели инструментов и нажать кнопку Настройка или выбрать команду меню Сервис/Настройка. Далее в диалоговом окне Настройка раскрыть вкладку Панели инструментов, в поле Категории выбрать нужную категорию операций (каждая категория объединяет близкие по назначению команды, макрокоманды, опции и т.п.), а затем выбрать вставляемую кнопку и перетащить ее из окна в настраиваемую панель инструментов.

Если пользователю не хватает  доступных инструментальных кнопок, он может создать собственные  и добавить их в какую-либо из панелей  инструментов. Такие кнопки обычно служат для вызова макрокоманд. Впоследствии кнопку (значок), назначенную макрокоманде можно изменить.

Для удаления кнопки из панели инструментов надо поместить указатель  мыши на удаляемую кнопку, нажать клавишу [Alt] и левую кнопку мыши и, удерживая их нажатыми, вытащить удаляемую кнопку из панели.

Стандартные параметры встроенных панелей инструментов можно восстановить, воспользовавшись в диалоговом окне Панели инструментов кнопкой Сброс. Операцию восстановления стандартных параметров можно выполнить как для всех, так и только для определенных шаблонов документов.

Для удобства работы над  документом в программе Word предусмотрен достаточно полный набор режимов представления обрабатываемого документа. Режимом называется тот или иной способ просмотра документа и работы с ним.