Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

  При таком  типе связи каждой записи в одной  таблице соответствует несколько  записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". 

  Связь типа  “много-ко-многим” (М:М)

  При таком  типе связи множеству записей  в одной таблице соответствует  множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают  такой тип связи .  Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

  

   8. Создание форм

 

  Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

  С помощью  форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

  Формы можно создавать в режиме Конструктор  или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм, а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

  Автоформы бывают трех видов: «в столбец», ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц. Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

  Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.

  Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника  данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса >. Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка >>.

  Создавая  форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы. 

Форма в конструкторе                                               Исходный вид формы

           

           

  9. Запросы 

  Запрос  на выборку 

  Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в  удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как  отбор данных, сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных  по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

  Основной  принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос.

  Для создания запроса необходимо выбрать в окне базы данных «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора» Эти действия вызовут открытие окна «Запрос на выборку».

  Одновременно  с бланком запроса по образцу  открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, требуется щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

  В тех  случаях, когда запрос формируется  на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке «Добавить», а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке «Закрыть».

  Нижняя  часть бланка запроса разбита  на столбцы, причем каждому столбцу  соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»),  тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу.

  В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Если на экран требуется вывести не все поля, то в этом случае флажок сбрасывается щелчком по значку Ú .

  Критерии  поиска задаются в строке «Условие отбора». Если необходимо вывести несколько условий, то в строке «Условие отбора» указывается одно значение поля а в строке или – другое значение этого поля. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке «Условие отбора», введя в ячейку поля выражение с союзом, в котором ключевое слово or  указывает на использование в выражении логической операции  ИЛИ.

  Заполнив  бланк запроса, можно просмотреть  результирующую таблицу, щелкнув на кнопке  ! («Запуск»), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду «Запрос» ® «Запуск».

  При закрытии диалогового окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды «Файл» ® «Сохранить».

  Для просмотра  результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют  в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть».  Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

     Для внесения необходимых изменений  в запрос любого вида его имя следует  маркировать в окне базы данных и  щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который  можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      9.1 Запрос: Перечня дворцов.

      Результат запроса

        
 

        
 
 

      9.2 Запрос: Списка архитекторов построивших здания в указанный период времени.

        Результат запроса

 
 
 
 
 

      9.3 Запрос: Характеристики построенных зданий.

      Результат запроса

      

   10. Создание отчета

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. 

При печати таблиц и  запросов информация выдается практически  в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид  и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. 

   Основное  назначение отчётов – это вывод  данных в виде выходного печатного  документа. Отчёт так же, как и формы, можно создавать с помощью «Конструктора» или «Мастера отчётов». Используется также автоматическое создание отчётов.

   Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью «Мастера» такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. «Access» автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

   По  каждой из групп при необходимости  можно подводить итоги. Для получения  итоговых значений по числовым полям  необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «Создание отчётов» щелкнуть на кнопке «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции «Sum» (суммы) для какого-либо поля, «Access» автоматически подсчитает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

   Из  режима просмотра пользователь может  скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора «Word»¹ или электронной таблицы «Excel»². Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office, расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр.

      Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц. Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда «Вставка» ® «Номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони. Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «Конструктора». Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке «Конструктора». Приёмы редактирования отчёта и форматирование элементов управления те же, что и для форм. 
 
 
 
 

    
 

 

 
 

   11. Заключение

 

  В ходе выполнения задания изучил приложение Microsoft Access. Используя базу данных при работе упрощается обработка информации. Необходимые данные всегда можно вызвать используя отчёты, запросы или кнопочные формы. При создании сравнительно небольших баз данных приложение Microsoft Access очень удобно.

Несмотря  на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   12. Список использованной литературы

 
  

1. Информатика. Базовый  курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: – 640 с.
2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, – 288 с.
3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с.
4. http://subscribe.ru/archive/comp.soft.db.compsoftdba2003/
5. http://www.taurion.ru/access/2/3
6. Методическое пособие MS Access
7. Конспекты лекций