Система электронного документооборота

      Общесистемные словари и справочники

      Предназначены для хранения нормативно-справочной информации.

      Модуль  «Справочник организации»

      Предназначен  для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках  предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также  о сотрудниках организации, в  том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий, и т.п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий, и т.д. Данные из модуля «Справочник организации» используются большинством модулей системы БОСС-Референт.

      Модуль  «Внешние адресаты»

      Предназначен  для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и  их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация — от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя.

      В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где  требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т.д.

      Модуль  «Словари»

      Предназначен  для создания и хранения списков  ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз  данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.

      Общесистемные сервисы

      Это модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.

      Модуль  «Коммутатор»

      Является  центральной базой, с помощью  которой производится настройка  приложения. В ней содержится технологическая  информация о расположении других баз данных системы БОСС-Референт на серверах. База данных «Коммутатор» предназначена для решения следующих задач:

      Навигация пользователей — модуль обеспечивает навигацию по базам данных, выступает  единой точкой входа в систему  для пользователей.

      Коммутация модулей системы — устанавливает связи между базами данных системы и со словарно-справочными модулями.

      Конфигурация  рабочих мест пользователей.

      «Главная  страница» модуля «Коммутатор» является точкой входа пользователей в  систему.

      Относится к группе пользовательских сервисов. Предназначен для информирования пользователей об их задачах: сюда доставляются все служебные сообщения системы БОСС-Референт. База данных доступна всем пользователям, при этом каждый пользователь получает только адресованные ему уведомления. Система позволяет дублировать сообщения, приходящие в «Кабинет», в почтовый ящик пользователя,

      Функциональные  возможности базы данных «Кабинет»:

      Хранение  сообщений со ссылками на документы.

      Отслеживание  текущих задач пользователя.

      Модуль  «Поиск»

      Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов.

      Модуль  «Регистратор»

      Содержит  набор нумераторов (программных  счетчиков), генерирующих регистрационные  номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счетчика», формат может содержать различные параметры, например: ФИО Подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела, и т.п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов.

      Архивные  модули

      Предназначены для хранения архивных документов из модулей «Канцелярия», «Поручения», «Принятие решений», и относящимся к ним модулей «Электронные образы». Для каждого модуля создается отдельная архивная база данных. Документы, передаваемые в архив из модулей «Канцелярия» и «Принятие решений», получают статус «В дело», статус поручений не меняется.

      Модуль  «Настройки Принятия решений»

      Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие  решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов.

      Модуль  «Протокол»

      Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.

      Модуль  «Транспорт»

      Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов.

      Модуль «Шаблоны»

      Хранит  шаблоны типовых документов, стандартных  форм и бланков, типовых резолюций, а также шаблоны промежуточных  форм, создаваемых в Microsoft Word и использующихся для печати документов различных  баз данных.

      Модуль  «Электронные образы»

      Вспомогательный модуль, применяемый для хранения электронных образов документов отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений» и «Поручения», а также их архивов. Для каждого модуля создается отдельная база данных «Электронные образы». 

2.3. Стоимоть системы БОСС-РЕФЕРЕНТ 

      Программное обеспечение, необходимое для создания системы электронного документооборота на базе системы БОСС-Референт, включает:

      - Лицензии на БОСС-Референт: прикладное  программное обеспечение, решающее  конкретные задачи документооборота и делопроизводства

      - Лицензии на Lotus Notes/Domino: системное программное обеспечение для групповой работы 

      СЭД БОСС-Референт лицензируется по количеству пользователей. Скидки возможны от объема закупаемых лицензий.

Прайс на лицензии БОСС-Референт 

Вид лицензии	Количество  лицензий	Стоимость 1 лицензии в «ценах конечного пользователя» (в руб.)
Лицензия  «БОСС-Референт» (включает все модули, входящие в систему «БОСС-Референт»)	от 1 до 49	5900
	от 50 до 199	5200
	от 200	4900

 
 
 
 
 
 

Заключение. 

     Таким образом, система электронного документооборота необходима в офисе при работе с документами. Так как она ускоряет и упрощает работу с документами. СЭД Босс Референт-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации, а именно:

     1. документы не теряются

     2. создается единое хранилище документов 

     3. документы согласуются быстро 

     4. обеспечивается быстрое и гарантированное  ознакомление с документами сотрудников 

     5. соблюдаются сроки исполнения  и рассмотрения документов 

     Технологические особенности СЭД Босс Референт:

     1. Поддержка работы территориально-распределенных  организаций 

     2. Поддержка реальной распределенности 

     3. Оперативность и надежность передачи  данных 

     4. Поддержка сложных организационных  структур 

     5. Работа с версиями и редакциями документов

     6. Гибкость системы 

     7. Отказоустойчивость 

     8. Производительность 

     9. Web доступ

     10. Удобство администрирования 

     11. Средства формирования отчетов  
 
 
 
 

Приложение 
 

      

      Рис. 1 Функциональная структура системы  БОСС-Референт 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Прохоров  А. Я могу работать в современном  офисе. - М.:Интернет-Ун=т Информ.Технологий. – 2005-264с.: ил.
2. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф., Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер – 2005. - 411 с.: ил.
3. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. 2-е изд. – М.: Изд. центр «Академия» – 2004. - 240 с.
4. Интернет – сайты: www.it.ru, www.eos.ru, www.evfrat.ru, www.workpaper.ru, www.doc-online.ru   и др.