Система электронного документооборота

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКАЯ  МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

ВОЛЖСКО-КАМСКИЙ  ФИЛИАЛ 

РЕФЕРАТ

по  дисциплине «Автоматизированные  системы управления и офисные технологии»

на  тему:

«СЭД «БОСС-Референт» (АйТи)» 

Выполнила:

студентка очного отделения

                                                                      Проверил:  

Дата:______________

Оценка:____________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Набережные Челны

2010 год

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Тема  работы является актуальной в настоящее  время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и  результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, система электронного документооборота (СЭД) занимает особое место.

      Найти необходимый документ буквально за считанные минуты,  отправить документ в удаленное подразделение на согласование и получить резолюцию в течение часа. Знать, какие поручения выполнены, а какие просрочены. Реализовать это и многое другое в организации позволит система электронного документооборота.

      Цель  моего реферата: рассмотреть преимущества СЭД, а именно БОСС-Референт, понять назначение этой системы, движение каких документов происходит в этой системе, как происходит это движение и зачем это вообще нужно, а также рассмотреть условия приобретения системы БОСС-Референт, и узнать ее ценовую политику. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. СЭД. Характеристика и назначение.

1.1 Общая характеристика систем электронного документооборота

     Система электронного документооборота (СЭД) — это комплекс программных и аппаратных средств, обеспечивающих автоматизацию работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, хранение, согласование и пр.) и процессов информационного взаимодействия сотрудников различных подразделений организации.

      Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает:

      1. повышение управляемости организации

      2. повышение скорости принятия  решений и их качества

      3. формирование единого информационного  пространства организации

      4. повышение эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом

      5. повышение исполнительской дисциплины

      возможность реализации юридически значимого электронного документооборота 

      Компания  АйТи является одним из лидеров на российском рынке в сфере построения систем электронного документооборота и систем управления документами. Компанией реализован самый масштабный проект по созданию СЭД в России – система электронного документооборота в органах Федеральной налоговой службы РФ (на базе программного продукта БОСС-Референт), где общее количество пользователей в настоящее время превышает 55 тысяч. 

      Что такое система электронного документооборота?

      Из  самого названия вроде понятно —  это система, в которой происходит движение документов. Но сразу хочется  спросить: каких документов, как  это происходит, и зачем это  нужно.

      Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:

      1. документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

      2. создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;

      3. документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

      4. обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;

      5. соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию. 
 
 
 

1.2.Назначение системы БОСС-Референт

      Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

      Внедрение системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на базе программного пакета БОСС-Референт обеспечивает решение следующих  задач:

      Автоматизация процессов документационного обеспечения управления, включая реализацию согласованной работы нескольких канцелярий, обработку входящей и исходящей корреспонденции, управление прохождением внутренних распорядительных, организационных и информационно-справочных документов, а также управление процессами ознакомления с документами.

      Формирование  плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством  и документооборотом.

      Возможность управлять в рамках всей организации  процессами согласования документов, формирования поручений на выполнение тех или иных заданий, предоставления информации различным службам и подразделениям, регистрации документов, обращений различных типов (потенциальных клиентов партнеров, поставщиков, соисполнителей, граждан).

      Возможность автоматизировать такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

      Создание единого информационного пространства организации, что особенно актуально для крупных территориально распределенных организаций и предприятий.

      Создание  основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации, в которых  накапливается связанная между собой информация и данные, представленные в виде текстов, графической информации, форм и таблиц, видео и аудио данных. Создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, имеющей отношение к работе с конкретным заказчиком, направлению и проектам.

      Эффективный обмен знаниями и информацией  внутри рабочих групп, комитетов, между  центральным офисом организации  и ее подчиненными структурами, а  также напрямую между подчиненными структурами, в том числе находящимися на разных территориях.

      Система обеспечивает поддержку следующих  бизнес-процессов:

      Работа  с внутренними документами организации

      Подготовка  проекта документа, его согласование и визирование в электронном  виде

      Формирование  поручений по документам

      Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

      Контроль  прохождения документов; регистрация  документов

      Контроль  ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.

      Управление  доступом к документу

      Быстрый поиск нужного документа

      Создание и хранения шаблонов документов

      Обработка входящих и исходящих документов

      Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей  корреспонденции

      Наложение резолюций 

      Пересылка документов внутри организации по настраиваемым  маршрутам 

      Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

      Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

      Формирование  истории переписки по вопросу 

      Формирование  поручений по документам

      Контроль  исполнения документов

      Статистика, отчеты

      Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой  дел 

      Управление  доступом к документу

      Управление  внешними контактами

      Регистрация различных видов контактов 

      Планирование  контактов со сторонними организациями 

      Ведение истории контактов

      Подписка  на информацию о контактах в разных разрезах

      Формирование  отчетов по контактам 

      Быстрый поиск истории контактов с  конкретной организацией

      Работа  с договорами организации

      Работа  с проектом договора

      Создание  и хранение шаблонов договоров 

      Согласование  договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий

      Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам 

      Планирование  платежей, сроков поставок и работ 

      Контроль  исполнения договоров 

      Формирование  отчетности

      Хранение  и быстрый поиск договоров 

      Организация новостных каналов и конференций

      Информирование  сотрудников о внутренних новостях организации 

      Создание  библиотеки документов по областям знаний

      "Доска  объявлений"

      Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы

      Создание  иерархии замечаний 

      Предоставление  внешней информации с разделением  по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы 

      Ведение справочника организации в электронном  виде

      Соответствие  справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия

      Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий

      Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д.

      Ведение справочника внешних организаций

      Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных  объектов организации

      Ведение реестра объектов инженерного хозяйства 

      Обработка в электронном виде заявок сотрудников  на сервисное обслуживание и поставку оборудования

      Проведение  инвентаризации

      Организация и планирование мероприятий

      Оповещение  и напоминания о мероприятиях

      Проведение  электронных конференций, совещаний