Работа в Word и Excell

о выполнении плана  производства (выпуска) продукции за__________2003 г. 
 
 

Таб. I.4.1. Формулы расчета различных позиций

  

Раздел  II. Табличный редактор Excel

II.1. Назначение и общие сведения о табличном редакторе Excel 

     Microsoft Office Excel – редактор электронных таблиц, позволяющий не только вносить данные и сохранять их в носителе в соответствующем формате, но и проводить их обработку. На основании таблиц можно создавать различные документы, графики, диаграммы и т.д.

     Таблица – это совокупность данных, которые  систематизированы и разнесены по графам (по строкам и столбцам). Элемент таблицы, находящийся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой.

     Основное  достоинство электронных таблиц заключается в простоте использования  средств обработки данных. Работа электронными таблицами, не требуя от пользователя специальной подготовки, предоставляет средства анализа данных и создания формул расчета.

     В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

     При запуске редактор Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные. Так, в одной книге можно, например, размесить набор документов, относящихся к одному проекту. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, при пересечении которых расположены ячейки, непосредственно хранящие информацию.

     Кроме операций над собственными данными, Excel позволяет выполнять импорт данных из других приложений и источников (из базы данных Access, текстовых файлов и др.).

     Вводимая  информация может быть обработана с  помощью таких средств:

• форматирования данных, в том числе с использованием различных тем и стилей, а также условного форматирования;
• различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
• получения выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям, посредством сортировки и фильтрации;
• автоматического расчета промежуточных и общих итогов;
• группировки данных, чтобы затем при необходимости эти данные можно было свернуть или развернуть;
• создания сводных таблиц, которые упрощают представление сложных данных;
• построения графиков и диаграмм;
• использования наборов потенциально готовых результатов, которые при работе с документами значительно упрощают работу пользователя.

 

 

II.2. Создание таблицы средствами табличного редактора Excel

 
 

II.3. Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей 

      Создание  таблицы в Excel очень упрощено по сравнению с Word. Необходимо после загрузки рабочей книги сразу приступить к вводу информации. Чтобы ввести в ячейку информацию надо щелкнуть мышью на нужной ячейке и ввести информацию с помощью клавиатуры. Для создания границ таблицы существует несколько способов, например, с помощью значка на стандартной панели.           

 Расчёт показателей:

 
 
 

1. Помещаем  курсор в ячейку С3, печатаем =, затем щелкнем ячейку I3, печатаем *, затем щелкнем ячейку J3, нажимаем Enter;
2. Щелкнем  ячейку С3, курсор мышки наводим в правый нижний угол ячейки до появления  крестика ┼, не отпуская левой кнопки мыши, выделяем ячейки С4, С5, С6. Значения автоматически пересчитываются;
3. Выделяем ячейки С3, С4, С5, С6, затем нажимаем значок ∑. Формула будет выглядеть  =СУММ(C3:C6).

 

Остальные  позиции рассчитываются аналогичным  образом. 

      II.4. Построение диаграммы на основе данных таблицы 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

II.5. Описание операций по построению диаграммы 

      Необходимо  построить диаграмму на основе данных таблицы. Сравним стоимость выпуска продукции по плану и стоимости фактически выпущенной продукции.

Шаг 1. Выберем тип диаграммы с помощью Мастера диаграмм (рис. II.5.1), гистограмма объемная, затем  <Далее>.

Шаг 2. Задаем диапазон данных. В правой части диалога Диапазон есть окно , нажав которую этот диалог сворачивается, и мы можем выбрать необходимые значения, чтобы вновь вернуться в Мастер диаграмм, нажмем значок .

Щелкнув мышью на вкладке Ряд, можно задать адреса ячеек, участвующих в рядах, а также количество самих рядов

       Рис.II.5.1. Мастер диаграмм.             диаграммы  (в данном случае два ряда).                                                           

               

Шаг 3. Задаем параметры диаграммы. На вкладке Заголовки вводятся названия диаграммы, оси X (категорий) и оси Z (значений).

На вкладке  Легенда выбрать размещение внизу. Остальные вкладки можно не изменять.

Шаг 4. Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находится таблица. Нажать <Готово>.

В построенную  диаграмму можно внести любые  изменения, например, изменить направление текста (названия осей), сделав его расположение вертикальным и многое другое для более наглядного вида диаграммы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы 

      У табличного редактора Excel, как и у редактора Word, большие возможности по форматированию текста. Можно задавать размер, начертание, цвет символов, выравнивание текста и многое другое. Можно обрамлять снаружи и расчерчивать создаваемые таблицы изнутри различными линиями. Можно делать скрытыми отдельные строки и столбцы. Табличный редактор Excel незаменим в делопроизводстве и бухгалтерии для создания накладных, счетов, платёжных поручений и другого. Очень удобно в Excel составлять словари иностранных слов. Лёгкость передвижения по столбцам даёт здесь значительное преимущество перед Word. Сравнивая возможность редактора Word и редактора Excel вычислять различные позиции с помощью формул, можно с уверенностью сказать, что табличному редактору Excel нет равных. Простота использования, автоматическая переадресация формул, возможность построения диаграмм на основе данных таблицы – это малая часть преимуществ табличного редактора Excel.

      Самым оптимальным, на мой взгляд, является совместное использование редактора Word и табличного редактора Excel. Таблицу с вычислениями, выполненную в Excel, можно вставить в документ Word, а для того чтобы внести какую-либо корректировку, достаточно щелкнуть мышью по таблице.