Создание  и использование  формы

      Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию  данных в конкретной таблице, можно  создать для нее одну или несколько  форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:

      ·         ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;

      ·         организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;

      ·         открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

      По  структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при  помощи графических объектов, называемых элементами управления (рис. 9).

      Рис. 9. Панель элементов, используемых при  создании формы

      Наиболее  часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (полем ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.

      Сведения  в форме могут быть разбиты  на разделы. Все формы содержат область  данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.

      1.    Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.

      2.    Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.

      3.    Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).

      4.    Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.

      Как и любой объект MS Access, можно создать  форму вручную или воспользоваться  услугами Мастера форм.

      После этого форма будет открыта  в режиме Конструктора. В режиме Конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких, как надписи и поля.

      Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышкой в таблице и оттащить в область данных, как показано на рис. 11.

      Рис. 11. Создание формы в режиме Конструктора

      При выборе любого из компонентов в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры  перемещения для поля и подписи, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. Подпись находится слева от поля и перемещается вместе с ним. Для выделения отдельно подписи или поля нужно взять объект мышкой за левый верхний маркер и оттащить, как показано на рис. 12.

      Создание  и использование  запроса

      Для просмотра, изменения и анализа  данных используются запросы. Запросы  также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов  и страниц доступа к данным. В общем случае запрос - это вопрос о данных. В Microsoft Access есть несколько типов запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL).

      Запрос-выборка  в MS Access. Простейший из запросов — запрос-выборка — это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных базы данных. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно, в режиме конструктора, выбрав таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнив бланк запроса.

      При разработке конкретного запроса  допускается любое сочетание  базовых операций.

      Создание  запроса-выборки. В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL (Structured Query Language — Структурный язык запросов). В предложении этого языка (Select - Выбрать) можно описать все базовые операции: какие поля и откуда выбрать, какие вычислить, как их сгруппировать (просуммировать, пересчитать, найти среднее и т.п.) и при каких условиях включить записи в выборку. Однако в реальности пользоваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи), а для обычных людей разработчики придумали упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example – запрос по образцу). Вам предлагают бланк QBE - некую модель, заготовку запроса, и на этом бланке, пользуясь определенными правилами, вы сообщаете системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения, значения и т.п. На основе заполненного вами бланка система сама создает соответствующее предложение Select и сама выполняет его.

      Рассмотрим  создание простого запроса на выборку с помощью мастера. Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

 

      Создание  и использование  отчета

      Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

      ·         представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

      ·         сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

      ·         включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

      Сведения, отображаемые в отчете:

      ·         заголовок отчета и столбцов;

      ·         данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

      ·         данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

      ·         итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

      Для создания связи между отчетом  и его исходными данными применяются  элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для  заголовков, декоративные линии для  графического оформления отчета.

      Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

      Как в форме, так и в отчете могут  присутствовать следующие разделы:

      ·         заголовок;

      ·         верхний и нижний колонтитулы;

      ·         область данных;

      ·         примечание отчета.

      Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип  фирмы, название отчета.

      Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

      Основной  раздел отчета - область данных, в  котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

      Примечание  отчета выводится один раз в конце  отчета и содержит итоговые данные отчета.

      Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

      Создание  отчета с помощью  мастера. Для создания отчета с помощью мастера выберите в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты.

 

      Аналогично  с использованием мастеров и в  режиме конструктора создаются и  изменяются другие объекты базы данных, состоящей из связанных таблиц.

     Выводы

 

      СУБД Access входит в состав широко распространенного  семейства офисных приложений Microsoft Office. Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых распространенных настольных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально Access имела ряд уникальных возможностей, таких как умение сводить воедино информацию из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных), представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчетов, интеграция с другими компонентами Microsoft Office. Совершенствуясь от версии к версии, Access стала инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения для конкретного предприятия среднего бизнеса.

      В проделанной работе были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

      Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.

      Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается  с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных.

 

      Список  литературы

 
     

1. Бекаревич Ю.. MS Access 2007 за 30 занятий. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2008. – 512 с.
2. Дейт Д. Введение в систему баз данных. - М., СПб.: BHV - Санкт - Петербург 1977.- 312с.
3. Иллюстрированный самоучитель по Access 2002: электронный учебник, 2004.
4. Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin=CL100570041049
5. Пасько В.. Access 2007. – К., Издательская группа BHV, 2007. – 384 с.
6. Праг К. Библия пользователя Access 2000 . - М., СПб., К., Издательский дом «Вильямс», 2001 – 1050с.
7. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.