СОДЕРЖАНИЕ 

 

      Введение

 

      Актуальность  курсового проекта состоит в  том, что в настоящее время в связи с развитием компьютерной техники с одной стороны появилась возможность автоматизировать многие процессы, а с другой стороны, в связи со стремительным развитием строительства увеличился объем обрабатываемой информации, и поэтому возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета заказов и поставщиков на строительные материалы.

      Цель  курсового проекта – разработка автоматизированной системы управления проектами на примере строительной компании.

      Для достижения поставленных целей в  проекте были поставлены следующие задачи:

      1. Теоретические основы создания  базы данных.

      2. Проектирование базы данных строительного  предприятия.

      В качестве программного обеспечения  выбор был сделан в пользу продуктов Microsoft, точнее Microsoft Access, так как в Microsoft Access успешно сочетаются возможности хранения и обработки данных с простотой использования, характерной для приложений Windows.

      Специфической особенностью СУБД Access является то, что  вся информация, относящаяся к  одной базе данных, хранится в едином файле.

      Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mdl формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их ее вместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версии Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях боле поздних.

     Глава 1. Теоретические основы создания базы данных

     1.1. Microsoft Access как настольная  СУБД реляционного  типа

      Microsoft Access является настольной СУБД  реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

      В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном  файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько  угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

      Почему  же плохо иметь в таблицах поля с повторяющимися данными? Дело в  том, что это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти. Этот аргумент в последнее время не является таким сильным, как раньше из-за значительного снижения цен па микросхемы памяти. Основная причина — это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно-при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввел лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадет в нужную группу или просто не будет выведена на экран. Именно поэтому при проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.

      Чтобы избежать дублирования данных, рекомендуется  создать две таблицы и затем  связать их. В первую таблицу включить сведения об организации — и это  будет главная таблица. Во вторую (подчиненную) будут внесены участники  семинара и их должности, а вместо полной информации о месте работы — код организации, равный порядковому номеру организации в первой таблице. Далее устанавливаем связь между таблицами по полю "Код организации". В результате главная таблица принимает вид, где реквизиты каждой организации записаны один раз и (под строкой организации) можно раскрыть список всех сотрудников данной организации, посетивших семинар.

      Если  вы правильно определили поля таблиц, то связи между ними Access установит  сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие, имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

      Вы  можете просматривать, изменять и удалять  данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для  этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев вам не нужно изучать язык Access SQL, т. к. вы всегда можете посмотреть тот запрос, который сформирует для вас Access в результате интерактивного процесса конструирования.

      Для того чтобы можно было анализировать  хранящуюся в базе данных Access информацию, вы будете создавать разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web.

      Другим  удобным средством, которым вы можете пользоваться, чтобы публиковать  данные в вашей сети интранет или  Интернет, являются страницы доступа  к данным.

      Они могут содержать не только статическую  информацию для просмотра отчетов, но могут также иметь вид динамических страниц, позволяющих пользователю создавать запросы к базе данных, которые извлекают или изменяют нужные данные.

      Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов, а также избежать рутинных действий, которые присутствуют всегда, даже в такой творческой работе, как разработка приложений в Access.

     1.2. Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

      На  первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия.

      ·  При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные — числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в однин столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.

      ·  Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

      ·  С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

      ·  Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

      ·  В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

      ·  Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

      ·  Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

      ·  Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

      Таким образом, СУБД Access применяется в  тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки  разнородной информации о большом  количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

     1.3. Создание новой базы данных

      Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач  Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access. Эта область появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для работы с каким-либо файлом и после его закрытия не видите в главном окне этой области, вы можете:

      выбрать команду Создать (New) из меню Файл (File);

      нажать  кнопку Создать (New) на панели инструментов.

      Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла (New file).

      Создать новую базу данных можно тремя  способами:

      путем создания новой пустой базы данных;

      созданием копии существующей базы данных;

      с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

 

      Глава 2. Проектирование базы данных строительного предприятия

 

 

     2.1. Создание базы данных

      Для создания новой базы данных выбираем «Новая база данных» и нажимаем «Создать».

      Рис. 1. Окно базы данных 

      2.2. Технология разработки базы данных

      Цель  создания данной базы – проектирование базы данных строительного предприятия. В качестве базового объекта базы данных определим таблицу, в которой будут храниться следующие данные: клиенты, заказы, поставщики, материалы, цены, акции, доставка, состояние заказа, заказы на приобретение..

      Создание  таблицы

      Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме Конструктор», откройте окно таблицы в режиме Конструктор, как показано на рис. 2.

      Рис. 2. Определение параметров поля таблицы  в режиме Конструктор

      В верхней части окна находится  создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием  имени поля, типа данных и описания.

      В столбце Имя поля введите произвольное имя поля, а в следующем столбце укажите тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева - название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.