а) кошти на автоматизацію вже витрачені;

    б) на визначену дату програмне забезпечення не виконує тих функцій, які, як планувалось, мали бути реалізовані.

    Детальна  класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам’ятати при впровадженні, а саме:

    - загальної організації бізнесу  й обліку;

    - грошових коштів;

    - облікових та технічних кадрів.

    Звичайно, всі ці проблеми взаємопов’язані. Вирішення  хоча б однієї  з них спрощує  вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту.

    Однак дуже часто, навіть витративши значні кошти на автоматизацію обліку, керівники  підприємства здивовані тим, що вони персонально мало відчувають користь від автоматизованої облікової системи. Річ у тім, що традиційна фінансова бухгалтерія і бухгалтери не зорієнтовані на подання необхідної керівництву інформації.

    Однією  з причин  неефективного використання інформаційних систем в обліку є  те, що процес автоматизації облікових  функцій розглядаються окремо від системи управління. У той же час не варто говорити про нівелювання системи обліку під впливом науково-технічного прогресу в контурі управлінського процесу. Облік завжди буде залишатися самодостатньою в організаційному та функціональному плані підсистемою управління, оскільки існує реальна необхідність постійного та своєчасного трансформування методики його здійснення у відповідності до змін навколишнього середовища, в якому функціонує підприємство. Використання інформаційних технологій поступово зменшує кількість людей-посередників від моменту збору інформації до прийняття на її основі управлінських рішень, а значить, не тільки полегшує виконання трудомістких ділянок облікової роботи, а й поступово звільняє від не інтелектуальної діяльності [7].

    У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі [8]:

    1) використання різноманітних програмних  засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;

    2) усунення окремих недоліків різноманітних  програмних засобів може перейти  в повсякденну проблему, що потребує  створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

    3) відсутність нормативної бази  для регулювання автоматизованої  форми обліку на вітчизняному рівні.

    Сьогодні  багатьох керівників не задовольняє  рівень автоматизації на підприємстві. Фізично і морально застарілі інформаційні системи, різноманітний набір програм та окремих автоматизованих робочих місць не в змозі забезпечити керівників оперативною і достовірною інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень [9].

    Недосконалість  системи управління призводить до зниження прибутковості діяльності підприємства, нестійкого становища на ринку товарів і послуг. Витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка замовлених інформаційних бухгалтерських систем досить дорога і займає багато часу при відсутності гарантії очікуваного результату.

    Тому  досить актуальною залишається проблема дослідження можливостей програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку і прийняття на їх підставі ефективних управлінських рішень. Перед науковцями стоїть завдання розробки та вдосконалення бухгалтерського обліку на підприємствах, галузях народного господарства як основного джерела інформаційного забезпечення користувачів усіх рівнів в умовах використання інформаційних технологій.

    Крім  функціональних можливостей, комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній прийнятій методологічній основі сучасного бухгалтерського обліку та забезпечувати:

    1) ведення бухгалтерського обліку  на основі принципів подвійного  запису;

    2) взаємозв'язок даних аналітичного  і синтетичного обліку;

    3) суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

    4) зменшення ручної, монотонної праці; 

    5) контроль за достовірністю введених даних, цілісністю господарських операцій;

    6) формування довільних зведень,  бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

    Щодо  особливостей сучасного стану автоматизації  обліку є те, що [2]:

    - автоматизація обліку здійснюється  локально і як складова інтегрованих  систем автоматизації управління  підприємствами;

    - рівень автоматизації обробки  облікової інформації найвищий  порівняно з рівнем автоматизації обробки інформації інших функцій управління;

    - успішність впровадження значно вища порівняно з іншими підсистемами управління.

    Основним  посередником при автоматизованій  системі обліку виступає бухгалтер. Наявність облікового працівника дозволяє віднести облік до повністю автоматизованих систем, а не до автоматичних, які здатні до самоорганізації та самовдосконалення. Адже усі економічно-соціальні системи, в тому числі й облікова потребують обґрунтування, організації, моніторингу, удосконалення й контролю роботи з боку людини. Основним завданням бухгалтерів стає постановка завдання перед розробниками інформаційних технологій, визначення напрямів облікової роботи, вміле управління та актуалізація системи обліку у відповідності до змін законодавства, здійснення контролю за ефективністю автоматизованого обліку [7].

    Значна  частина робочого часу бухгалтера витрачається на відповіді, які надходять від  персоналу підприємства. Ефективним засобом зменшення таких витрат, як показує практика успішних підприємств, є створення і використання системи автоматизованого самообслуговування. Цей досвід необхідно використовувати в подальшому. Автоматизовані робочі місця самообслуговування у великих підрозділах підприємства в умовах використання інтегрованої інформаційної системи доцільно було б використовувати також для реєстрації обсягів виконаних робіт їх виконавцями.

    Екологічна  ефективність автоматизованих систем може бути забезпечена впровадженням безпаперової технології. Слід також використовувати всі можливі заходи щодо економії паперу, зокрема впровадженням двостороннього автоматизованого заповнення документів, наприклад, розрахункових листків заробітної плати.

    3. Проблеми впровадження системи "1С:Підприємство"

    При впровадженні системи "1С:Підприємство" зазвичай виникають труднощі як організаційного, так і принципового характеру, що випливають зі структури "1С", а накладаються також обмеженнями стандартної конфігурації, такі як:

    1. Введення великого  обсягу початкових  даних при обмежених  ресурсах займе  чимало часу

    Коли  ще не працює система їх автоматичного  відновлення, це призводить до застарівання початкових даних. На практиці доводиться застосовувати цілу низку ітераційних кроків, поки вдається вийти на рівень поточного відновлення всієї необхідної інформації.

    Тільки  досвід тих, хто професійно займається впровадженням, допоможе уникнути значних втрат часу і ресурсів.

    2. Наявність у "1С"  двох різних систем  обліку, що працюють  незалежно, - бухгалтерські рахунки і регістри для оперативного обліку

    Наявність на підприємстві фінансового й управлінського обліку - очевидна і геть необхідна умова успішної діяльності підприємства. Структура "1С" добре відповідає цій вимозі. Але слід пам’ятати, що який би вид обліку ми не використовували, він повинен описувати той самий об’єкт - підприємство, яке реально працює. Природно, нікому не сподобається одержувати дані, які зовсім не збігаються, наприклад, про вартість активів, виходячи з різних видів обліку.

    У результаті при використанні стандартної  конфігурації через розходження при введенні початкових даних і несинхронізації обліку за партіями можуть виникнути необоротні розбіжності між бухгалтерським і оперативним обліком.

    Тільки  вжиття спеціальних  заходів дозволить  уникнути цього.

    3. Облік сторнувальних операцій при поверненні або зміні ціни відпущеної продукції

    Це  завдання створює особливі труднощі при впровадженні "1С".

    Облік у "1С" побудований на ланцюжку, першою ланкою в якому є "Заказ", тому в системі передбачено сторнування тільки тих подій, які вже мають "Заказ". На практиці ж виникає потреба сторнувати події, що сталися до початку введення "1С" у дію.

    Для вирішення цієї проблеми потрібні спеціальні додатки, яких нема у стандартній конфігурації.

    Варіанти  рішення

    Звичайно, ніхто не збирається змінювати структуру 1С, але вирішити такі проблеми можна.

    1. Часто при роботі з довідником виникає потреба використовувати набір елементів довідника, що будується за визначеними правилами або взагалі погано піддається формалізації.

    Можна створити проміжний об’єкт, у якому  сам користувач за широким набором  параметрів може відібрати інші об’єкти. При цьому не створюється новий  довідник, а отже, система не буде безконтрольно збільшувати свій обсяг. Користуватися ж цим об’єктом можна, як і звичайним довідником у будь-якому місці системи. Застосування таких рішень значно збільшує гнучкість системи без значних витрат.

    Прикладом такого об’єкта може бути вибірка  з довідника "Номенклатура ТМЦ" за широким набором умов. Використовувати цю вибірку можна у всіх звітах з ТМЦ, при підборі залишків, при підготовці прайс-листа, тобто скрізь, де потрібна інформація тільки за конкретною групою ТМЦ. Набори умов можуть бути такими:

• ручний підбір ТМЦ - якщо умову не можна формалізувати;
• вибрати ТМЦ за найменуванням (частиною найменування), за артикулом (частиною артикула), за штрихкодом, ціною, за залишками на складі й ін.

    2. Ще одна досить важлива і принципова проблема полягає в тому, що "1С" враховує господарські операції, багато з яких розтягнуті в часі і мають найчастіше кілька етапів, як єдину, одномоментну подію. Наприклад, відвантаження товару насправді складаються з одержання заявки складом, відбору, збереження відібраного, відвантаження, доставки і приймання клієнтом. У стандартній же конфігурації це тільки один документ, що має на осі часу єдину точку обліку. Вирішенням цієї проблеми може бути додавання нового документа, що виписується на підставі документа відвантаження. Таких документів може бути кілька - по одному на різні групи товарів, за які відповідають різні відповідальні особи. Такий підхід вирішує питання швидкості відбору - кожен відповідальний відбирає тільки свою групу товарів, не відшукуючи її у величезному списку регламентованого документа відвантаження; група товарів також може розташовуватися в документі за місцем розташування на складі. Цей документ може використовуватися й експедитором і містити додаткову інформацію про клієнта, яку не можна внести в строго регламентовану форму документа відвантаження (фактичні адреси торгових точок, контактні особи, час приймання й ін.).