Понятие электронного документа

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации  различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном  окружении - поддержка различных  операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

StaffWare

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Особенностями являются:

- поддержка коллективной  работы с множеством заданий  большого числа исполнителей;

- динамическое управление  и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными  приложениями под Windows и Unix;

- использование различных  платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может  быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между  документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с  другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию  управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров  с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный пользовательский  интерфейс для обращения ко  всем другим пользователям, сетевым  ресурсам и информации.

2.Гибкость при обработке  сложных документов, содержащих  данные различного рода от  таких источников, как компьютерные  приложения, сканированные изображения  и структурированные реляционные  системы.

3. Среда быстрой разработки  прикладных программ для рабочих  групп.

4. Развитая система защиты  доступом к информации на всех  уровнях, вплоть до уровня отдельного  документа.

5. Применение тиражирования  для предоставления всем пользователям  доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении  предприятия, в его филиалах, у  удаленных пользователей, а также  у заказчиков и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся  в поддержке множества сетевых  и компьютерных операционных  систем, компьютерных приложений, внешних  источников данных, систем передачи  сообщений и прикладных программных  интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность  поддерживать организации любого  размера, от рабочей группы  из двух пользователей до корпоративной  сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция набора  разнообразных элементов клиентских  и серверных программных модулей  (среда пользователя, распределенная  обработка документов, передача  сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии  бизнес процесса заказчика на  множестве платформ.

Рабочее пространство системы  Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Евфрат-Документооборот

Евфрат - для малых и  средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную  работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так  и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный  архив документов различных типов.

Евфрат- это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности.

- Показ папок и картотек  в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования  ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

- Печать или запись  в файл отчетов по документам  в папке или при разметке  по картотеке

- Совместная работа с  другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов

- Новый единый Диалог  создания и корректировки документов  из различных источников

- Предварительный просмотр  файлов перед внесением в систему

- Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю  варианты создания новых документов  в системе

- Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает  все изменения, происходящие с  документами в указанных директориях  на локальных и сетевых дисках.

- Загрузка Интернет документов  с показом WWW-сервера в виде  дерева.

Новый вид документов, создаваемых  на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей  формы.

Евфрат также позволяет  производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я  выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот».

Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами.

Технология фирмы ЗАО  “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Функции и основные особенности  электронного архива “Евфрат”

- сочетает в себе надежность  и скорость традиционной базы  данных с простотой и гибкостью  офисного программного обеспечения;

- является универсальной  и доступной для пользователя  системой, использующей весьма эффективные  методы регистрации, классификации  и поиска произвольных объектов;

- ориентированна на российском документообороте;

- может функционировать  как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по  сети;

- имеет дружественный  интерфейс пользователя: рабочий  стол, пиктограммы документов, иерархические  папки, регистрационные картотеки,  панели быстрого доступа;

- полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию

- возможность автоматического  контроля исполнения документов;

-отслеживание изменений  местоположения файлов без ручного  вмешательства.

Заключение

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет  увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет  необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря  чему САДД плавно переориентировались  на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные  бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование  корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением  их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны  и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям  и корпоративной информации. КИП  является еще одной технологией  консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы позволяют  организовать доступ к корпоративным  ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

 

. Автоматизированные информационные  технологии в экономике. Под  ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.

2. Банк В.Р., Зверев В.С.  Информационные системы в экономике:  Учебник, 2003

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.

4. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С.49.

5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208с.

6. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000

7. http://www.evfrat.ru

8. http://www.oldi.ru