Понятие электронного документа

1. Электронный документооборот

1.1. Понятие электронного  документа

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня  сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная  почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых  происходит обмен данными в электронном  виде.

В последнее десятилетие  появились и получили распространение  новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном  обеспечении, предназначенном для  обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том  числе и для построения корпоративных  систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации  с момента его создания или  получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение  следующих функций:

регистрация входящих в организацию  документов, исходящих из организации  документов и внутренних документов;

учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

централизованный контроль исполнения документов;

списание документов в  дело;

ведение информационно-справочной работы;

формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что  качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность  потери информации и повышает оперативность  работы за счет сокращения времени  поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном  виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально  новые возможности при ведении  информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование  электронного архива избавляет от необходимости  создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу  в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого  лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому  наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его  законодательная поддержка, суть которой  состоит в придании данным, создаваемым  и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Основной функцией традиционного  документа является удостоверение  некоторой информации. При составлении  и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая  информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно  предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить  на две части. Первая часть - непосредственно  содержание, вторая - вспомогательная  информация, которая дает возможность  установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты  типа исходящего номера, подписей и  печатей.

В состав информации, как  содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления  документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа  оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что  договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в  принципе может быть проверено путем  проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно  наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе  не равносильна продаже копии  ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет  следующие функции:

фиксация некоторой (содержательной) информации;

фиксация лица, подписавшего документ;

фиксация условий составления  документа;

доказательство в судебном разбирательстве;

функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

С точки зрения традиционного  документооборота можно выделить две  основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его  в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти  функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

Документ - письменный акт  установленной или общепринятой формы, составленный определенными  и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а  также гражданами для изложения  сведений о фактах или удостоверения  фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и  обязанностей.

Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию  документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная  на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее  определением ЭДО). Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию  документа (реквизитами формы могут  служить наличие печати и подписи  определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также  требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками  и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает  первые две, придает юридическую  значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный  не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие  печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип  бумаги) принципиально неприемлемы  для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.

Именно физические характеристики электронных документов долгое время  были объектом критики противников  безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее  утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается  в том, что он осязаем (т. е. любой  может физически проверить наличие  документа), каждый грамотный человек  может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.)

И, наконец, пожалуй, самый  существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный  же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это  не снимает проблемы идентификации  электронных документов.

Решить приемлемым образом  данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом изложенного электронный  документ можно определить как набор  данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом.

Необходимость традиционного  документа или акта уполномоченного  органа для признания процедуры  преобразования объясняется тем, что  в противном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания  или непризнания юридической  силы электронного документа будут  решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно  оспорить.

1.2. Системы электронного  документооборота

Рассмотрим такие программные  системы автоматизации делопроизводства как:

Программа Docs Open

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным  созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Documentum

Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для  крупных предприятий и организаций  и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в  распределенном режиме, динамического  управления содержимым корпоративных  интернет-сайтов.