При описании носителя информации, на котором содержатся электронные документы, как правило  указывают: его тип и фирму  изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены на "теле" любого непиратского носителя), емкость носителя. 

Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности  их создания, хранения и использования. Многие архивы электронных данных в  Европе и США придерживаются международного стандарта архивного описания ISAD(g) (NDAD UK, CfER NARA). 

Проблемы  экспертизы ценности электронных документов.

В начале доклада уже упоминалась ФЦП "Электронная  Россия". В разработке этой программы  просматривается желание встать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. Однако разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15–20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров. Иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. 

Кто должен обеспечивать сохранность электронных  документов в долгосрочной перспективе, организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты? Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов в вычислительных центрах министерств и ведомств – тех баз данных, которые создавались в 1970–1980-е гг. в эпоху "АСУчивания" народного хозяйства СССР. Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет. Потому, что у сотрудников ИТ-подразделений совсем другие задачи, совершенно отличные от тех, ради которых создаются архивы. 

Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10–15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами – зависимость первых от изменчивости технологической среды. 

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие  документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться [5]. 

Определенные  нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и  комплектованию ими архивов в  нашей стране существуют уже несколько  лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. "Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994, п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет". "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000, с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000, с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5). 

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез  говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры. Указанное выше исследование ВНИИДАД показало, например, что на федеральном уровне это всего лишь Государственный таможенный комитет РФ, Минимущество России, Минсвязи России и МНС России. 

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета (кроме как добровольной регистрации в НТЦ "Информрегистр"). 

Кое-что  делается в субъектах федерации. Так, например, Закон г. Москвы "Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" (№52 от 24.10.2001 г.) устанавливает, что информационные ресурсы города Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином "Реестре информационных ресурсов и систем города Москвы" (ст. 7). Несмотря на то что в настоящее время в этом Реестре зарегистрировано не так много организаций и их систем, информация о них носит открытый характер [6]. Поэтому появились реальные основания для проведения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственный архив (ЦАДЭНМ).

Заключение.

В заключении следует отметить, что методология  организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций  и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

Список  литературы.

1. Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский  опыт // Отечественные архивы. 2002. N1. С.44-52.

2. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения IX Международной научно-практической конференции, 5-6 декабря 2002 г. М., 2003. С. 37.

3. Современное состояние методологии экспертизы ценности электронных документов, основанное на опыте зарубежных архивов, можно  найти в финальном отчете участников международного проекта InterPARES ("Обеспечение  сохранности аутентичных электронных документов в электронных системах"). См.: InterPARES Project. Appraisal Task Force Final Report. Draft for Comment. October 31, 2001. (www.interpares.org)

4. http://www.stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078